Theo Luật Chuyển đổi số 2025, đơn vị giám định bảo hiểm xử lý hồ sơ vụ việc thế nào cho đúng?

Hồ sơ giám định chứa ảnh hiện trường, hồ sơ y tế, thông tin tài sản. Bài viết chỉ ra nghĩa vụ bảo mật và cách xử lý ảnh nhạy cảm.

Một vụ tai nạn giao thông, một vụ cháy nhà, một ca điều trị y tế được bảo hiểm chi trả — mỗi vụ việc tạo ra một bộ hồ sơ giám định gồm ảnh hiện trường, biên bản, hồ sơ y tế, giấy tờ tài sản, đôi khi cả ảnh thương tích. Đây là nhóm dữ liệu vừa nhạy cảm vừa dễ bị lạm dụng.

Lưu ý trước: hoạt động giám định và kinh doanh bảo hiểm chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về kinh doanh bảo hiểm. Bài viết này bàn về khía cạnh dữ liệu.

Bốn nhóm dữ liệu trong hồ sơ giám định

Thông tin định danh — họ tên, căn cước, địa chỉ, số điện thoại của người được bảo hiểm và các bên liên quan.

Hồ sơ y tế — với bảo hiểm sức khỏe, tai nạn. Đây là dữ liệu sức khỏe, nhóm nhạy cảm nhất.

Ảnh hiện trường và thương tích — nhóm gây tổn thương nhất nếu bị lộ.

Thông tin tài sản — với bảo hiểm tài sản, hồ sơ cho biết trong nhà có gì, giá trị bao nhiêu, hệ thống an ninh ra sao.

Nhóm thứ tư ít được nghĩ tới nhưng có rủi ro thật: hồ sơ giám định cháy nhà chứa danh sách tài sản và ảnh bên trong nhà.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Tám biện pháp:

• Giám định viên không chụp ảnh bằng điện thoại cá nhân — dùng thiết bị của đơn vị, tải thẳng lên hệ thống;
• Phân quyền theo vụ việc — người không tham gia vụ việc không xem được hồ sơ;
• Ghi nhật ký mọi lần truy cập, đặc biệt với hồ sơ có ảnh thương tích;
• Mã hóa dữ liệu lưu trữ và khi truyền;
• Không gửi hồ sơ qua ứng dụng nhắn tin cá nhân;
• Thời hạn lưu theo quy định, xóa sau đó;
• Cam kết bảo mật với mọi người tiếp cận hồ sơ, gồm cả cộng tác viên;
• Kiểm soát bản in — thu hồi và hủy sau khi kết thúc vụ việc.

Điểm thứ nhất là vi phạm phổ biến nhất trong ngành. Giám định viên ra hiện trường, chụp bằng điện thoại riêng vì tiện, ảnh nằm lại trong thư viện ảnh cá nhân và đồng bộ lên dịch vụ đám mây.

Với ảnh thương tích, ảnh tử vong, ảnh hiện trường tai nạn nghiêm trọng, đây là rủi ro rất lớn cả về pháp lý lẫn đạo đức nghề nghiệp.

Ảnh nhạy cảm — quy trình riêng

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Năm nguyên tắc với ảnh thương tích và hiện trường:

• Chỉ chụp phần cần thiết cho việc giám định, không chụp toàn cảnh gây thêm tổn thương;
• Xin phép khi chụp người, giải thích mục đích;
• Lưu ở khu vực riêng trong hệ thống, quyền truy cập hẹp hơn hồ sơ thông thường;
• Tuyệt đối không chia sẻ ra ngoài phạm vi vụ việc — kể cả trong nhóm trò chuyện nội bộ;
• Xóa dứt điểm sau khi hết thời hạn lưu, gồm cả bản sao trên thiết bị.

Điểm thứ tư đáng nhấn mạnh: việc chuyển ảnh hiện trường tai nạn vào nhóm trò chuyện của đồng nghiệp, dù với mục đích trao đổi chuyên môn, là hành vi cần chấm dứt.

Hồ sơ y tế

Với bảo hiểm sức khỏe, giám định viên tiếp cận bệnh án, kết quả xét nghiệm, chẩn đoán. Đây là dữ liệu sức khỏe cần mức bảo vệ cao nhất.

Bốn nguyên tắc:

• Chỉ lấy phần liên quan tới sự kiện được bảo hiểm, không lấy toàn bộ bệnh án;
• Không thảo luận tình trạng bệnh của người được bảo hiểm ngoài phạm vi công việc;
• Không dùng thông tin bệnh phát hiện trong quá trình giám định cho việc khác — chẳng hạn đánh giá lại hợp đồng bảo hiểm hiện có;
• Giới hạn số người tiếp cận ở mức tối thiểu.

Điểm thứ ba là ranh giới đạo đức nghề nghiệp quan trọng và cũng là điểm gây tranh chấp thực tế.

Chứng từ điện tử trong hồ sơ

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Nghĩa là biên bản giám định, ảnh, báo cáo dạng điện tử đều hợp lệ về hình thức. Ba yêu cầu thực tế:

• Không sửa được sau khi lập, hoặc mọi thay đổi để lại dấu vết — đây là điều kiện để hồ sơ có giá trị chứng minh;
• Ghi nhận thời điểm chụp ảnh, lập biên bản;
• Truy xuất được theo vụ việc, kể cả nhiều năm sau.

Điểm thứ nhất quan trọng nhất. Một bộ ảnh mà ai cũng sửa được, không có mốc thời gian, sẽ bị bên đối phương phản bác trong tranh chấp.

Không chia sẻ trái quy định

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Ba tình huống trong ngành:

Chia sẻ hồ sơ vụ việc cho bên thứ ba ngoài các bên trong quan hệ bảo hiểm. Cần căn cứ rõ ràng.

Lập và trao đổi danh sách khách hàng có nhiều lần yêu cầu bồi thường. Danh sách này ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng mua bảo hiểm của một người, và họ thường không biết để phản đối.

Cung cấp thông tin cho bên đòi bồi thường hộ. Cần có ủy quyền hợp lệ của chính người được bảo hiểm.

Làm việc tại hiện trường

Giám định viên tới nhà, tới nơi xảy ra sự việc, tiếp xúc với người đang trong hoàn cảnh khó khăn. Bốn nguyên tắc ứng xử:

• Xưng danh rõ ràng, xuất trình giấy tờ;
• Giải thích mục đích và phạm vi công việc;
• Xin phép trước khi chụp ảnh trong nhà, và chỉ chụp phần liên quan;
• Không hỏi thông tin ngoài phạm vi cần cho giám định.

Cộng tác viên và đơn vị thuê ngoài

Nhiều đơn vị giám định dùng mạng lưới cộng tác viên tại các địa phương. Bốn việc cần làm:

• Cam kết bảo mật bằng văn bản với từng người;
• Cấp quyền truy cập theo vụ việc, có thời hạn;
• Yêu cầu tải ảnh lên hệ thống rồi xóa khỏi thiết bị, có xác nhận;
• Thu hồi quyền ngay khi kết thúc hợp tác.

Danh sách kiểm tra

• Giám định viên có chụp ảnh bằng điện thoại cá nhân không?
• Ảnh có được xóa khỏi thiết bị sau khi tải lên hệ thống không?
• Ảnh thương tích có khu vực lưu riêng với quyền hẹp hơn không?
• Có chuyển ảnh hiện trường vào nhóm trò chuyện nội bộ không?
• Hồ sơ có sửa được sau khi lập không?
• Cộng tác viên đã ký cam kết bảo mật chưa?
• Bản in hồ sơ có được thu hồi, hủy không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Phòng khám y học cổ truyền số hóa hồ sơ bệnh nhân cần lưu ý gì?
• Đơn vị khám sức khỏe doanh nghiệp xử lý kết quả thế nào cho đúng?
• Phòng khám nha khoa số hoá hồ sơ bệnh nhân cần lưu ý những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.