Theo Luật Giao dịch điện tử, đơn vị kiểm định chất lượng công trình số hoá hồ sơ ra sao?

Kết quả kiểm định là chứng cứ về an toàn công trình. Bài viết bàn về tính toàn vẹn dữ liệu thí nghiệm và cơ chế chống can thiệp.

Đơn vị kiểm định chất lượng công trình tạo ra loại dữ liệu mà hậu quả của việc làm sai lệch là sập đổ công trình và thiệt hại tính mạng. Đây là lĩnh vực mà yêu cầu về tính toàn vẹn dữ liệu cao nhất, và cũng là lĩnh vực chịu áp lực can thiệp lớn.

Lưu ý trước: hoạt động thí nghiệm, kiểm định chất lượng công trình chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về xây dựng, gồm điều kiện năng lực và quy chuẩn kỹ thuật. Bài viết bàn về khía cạnh dữ liệu và chứng cứ điện tử.

Tính toàn vẹn của kết quả thí nghiệm

Khoản 1 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định:

Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Mười yêu cầu kỹ thuật:

• Kết quả lấy trực tiếp từ thiết bị thí nghiệm, không nhập tay;
• Lưu nguyên trạng dữ liệu thô, tách biệt với kết quả xử lý;
• Không sửa được kết quả đã ghi;
• Mọi hiệu chỉnh lập bản ghi mới, giữ nguyên bản cũ, có lý do và phê duyệt;
• Nhật ký không sửa được, kể cả bởi quản trị viên;
• Gắn định danh người thí nghiệm và người kiểm tra;
• Ghi nhận mã mẫu liên kết với vị trí lấy mẫu trên công trình;
• Ảnh mẫu và hiện trường có dấu thời gian, vị trí;
• Thiết bị được hiệu chuẩn theo quy định, có ghi nhận trong hồ sơ;
• Ghi nhận đầy đủ cả kết quả không đạt, không được bỏ đi.

Điểm thứ mười là điểm quyết định về đạo đức nghề nghiệp và cũng là nơi hệ thống số có thể ngăn chặn thực chất: nếu hệ thống ghi nhận mọi lần chạy thí nghiệm và không cho xóa, thì việc thí nghiệm lại tới khi có kết quả đẹp sẽ để lại dấu vết rõ ràng.

Điểm thứ nhất chống lại điểm can thiệp dễ nhất: kết quả nhập tay từ một tờ giấy nháp không có giá trị chứng minh nào.

Chống can thiệp và áp lực

Đơn vị kiểm định thường được chủ đầu tư hoặc nhà thầu trả tiền, tạo ra xung đột lợi ích nội tại. Bảy biện pháp:

• Phân tách nhiệm vụ — người thí nghiệm không phải người ký kết quả;
• Không một cá nhân nào có đủ quyền tự thay đổi kết quả;
• Cảnh báo thống kê — tỷ lệ đạt quá cao, số lần thí nghiệm lại nhiều bất thường;
• Đối chiếu chéo giữa các đợt, các hạng mục;
• Kênh báo cáo an toàn khi nhân viên bị gây áp lực;
• Ghi nhận mọi yêu cầu điều chỉnh kết quả từ bên ngoài;
• Bảo vệ người báo cáo tiêu cực.

Điểm thứ năm và thứ bảy là biện pháp thực chất nhất: kỹ thuật viên trẻ bị yêu cầu sửa một con số cần biết mình có nơi để báo cáo và sẽ không bị trù dập.

Điểm thứ ba là công cụ mà số hoá mang lại: một đơn vị có tỷ lệ mẫu đạt gần trăm phần trăm trong khi mặt bằng ngành thấp hơn nhiều là dấu hiệu cần xem xét.

Giá trị pháp lý của báo cáo điện tử

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Sáu yêu cầu: ký số cho báo cáo phát hành; ghi nhận chính xác thời điểm; cơ chế xác minh tính hợp lệ cho bên tiếp nhận; cơ chế thu hồi khi phát hiện sai sót, có hiệu lực trên hệ thống tra cứu; không phát hành hai bản khác nhau cho cùng một đợt kiểm định; và lưu trữ lâu dài theo tuổi thọ công trình.

Điểm thứ năm là hành vi cần chặn bằng kỹ thuật: phát hành bản kết quả khác nhau cho chủ đầu tư và cho cơ quan quản lý là gian lận nghiêm trọng.

Điểm thứ sáu đáng lưu ý: hồ sơ kiểm định cần đọc được khi công trình được kiểm tra sau hai ba mươi năm.

Bảo mật thông tin công trình

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Sáu nguyên tắc: bảo mật kết quả cho tới khi phát hành chính thức; không tiết lộ kết quả cho bên thứ ba; bảo mật thông tin kỹ thuật công trình; không dùng dữ liệu của dự án này cho dự án khác; cam kết bảo mật với nhân sự; và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định.

Cần phân biệt rõ: bảo mật thương mại không đồng nghĩa với che giấu thông tin về nguy cơ mất an toàn. Khi phát hiện vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng an toàn, nghĩa vụ báo cáo theo quy định là ưu tiên trên hết.

Quan trắc công trình dài hạn

Nhiều công trình có hệ thống quan trắc liên tục — lún, nghiêng, chuyển vị, ứng suất. Bảy yêu cầu:

• Dữ liệu ghi tự động, không sửa được;
• Cảnh báo khi vượt ngưỡng thiết kế, gửi tới nhiều người;
• Cảnh báo khi cảm biến ngừng gửi dữ liệu;
• Không có chức năng tắt cảnh báo không để lại dấu vết;
• Đối chiếu với đo đạc thủ công định kỳ;
• Bảo vệ cảm biến khỏi can thiệp vật lý;
• Lưu trữ liên tục suốt vòng đời công trình.

Điểm thứ tư quan trọng: cảnh báo lún vượt ngưỡng bị tắt vì "chắc cảm biến lỗi" là tình huống dẫn tới hậu quả nghiêm trọng đã xảy ra trong thực tế.

An ninh hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Sáu biện pháp: xác thực nhiều lớp cho tài khoản có quyền phê duyệt; tài khoản riêng cho từng người, không dùng chung; giám sát hành vi của tài khoản quản trị bởi bộ phận độc lập; sao lưu ở nhiều nơi; kiểm thử bảo mật định kỳ; và quy trình xử lý khi phát hiện can thiệp.

Danh sách kiểm tra

• Kết quả có lấy trực tiếp từ thiết bị không?
• Kết quả không đạt có được ghi nhận đầy đủ không?
• Nhật ký có sửa được bởi quản trị viên không?
• Có phân tách người thí nghiệm và người ký kết quả không?
• Có kênh báo cáo an toàn khi bị gây áp lực không?
• Có phát hành hai bản kết quả khác nhau không?
• Có cảnh báo khi cảm biến quan trắc ngừng gửi không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Cửa hàng điện máy bán trả góp xử lý hồ sơ khách thế nào?
• Trung tâm dạy nghề số hóa hồ sơ học viên cần lưu ý gì?
• Công ty dịch vụ kế toán giữ hồ sơ của nhiều khách cần bảo đảm gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 19
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.