Theo Luật Chuyển đổi số 2025, phòng khám nha khoa số hoá hồ sơ bệnh nhân cần lưu ý những gì?

Nha khoa lưu ảnh chụp mặt, phim X-quang, hình ảnh trước-sau. Bài viết bàn về ranh giới sử dụng hình ảnh cho quảng cáo và bảo mật hồ sơ.

Phòng khám nha khoa hiện đại lưu giữ khối dữ liệu hình ảnh lớn hơn nhiều so với trước: ảnh chụp mặt, ảnh trong miệng, phim X-quang số, ảnh quét ba chiều, hình ảnh mô phỏng kết quả điều trị. Đây đều là dữ liệu sức khỏe và hình ảnh cá nhân.

Lưu ý trước: hoạt động khám chữa bệnh chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về khám bệnh, chữa bệnh, trong đó có quy định riêng về hồ sơ bệnh án và bảo mật thông tin người bệnh. Bài viết bàn về khía cạnh dữ liệu số.

Ảnh trước — sau: ranh giới quảng cáo

Đây là vấn đề đặc trưng nhất của ngành nha khoa, nơi hình ảnh kết quả là công cụ tiếp thị mạnh nhất.

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Tám nguyên tắc:

• Sự đồng ý riêng cho việc dùng ảnh quảng cáo, tách khỏi phiếu đồng ý điều trị;
• Ghi rõ phạm vi — đăng ở đâu, trong bao lâu, có kèm thông tin gì;
• Bằng văn bản hoặc hình thức lưu được;
• Cho phép rút lại và gỡ ảnh trong thời hạn hợp lý;
• Không đăng ảnh nhận diện được nếu chỉ có sự đồng ý cho ảnh cắt vùng miệng;
• Không kèm tên, tuổi, nghề nghiệp khi chưa được đồng ý riêng;
• Không chỉnh sửa làm sai lệch kết quả thực tế;
• Không dùng ảnh của người này mô tả kết quả cho dịch vụ khác.

Điểm thứ nhất là vi phạm phổ biến nhất: phiếu đồng ý điều trị có một dòng nhỏ cho phép sử dụng hình ảnh, và bệnh nhân ký mà không nhận ra.

Điểm thứ tư là quyền quan trọng thường bị bỏ qua: người từng đồng ý có thể đổi ý, và phòng khám cần có quy trình gỡ ảnh thực sự hoạt động — kể cả trên các trang mạng xã hội và tài liệu đã in.

Điểm thứ bảy vừa là vấn đề dữ liệu vừa là vấn đề quảng cáo trung thực.

Bảo mật hồ sơ và hình ảnh

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Tám biện pháp:

• Tài khoản riêng cho từng nhân sự, không dùng chung;
• Phân quyền — lễ tân xem lịch hẹn và thông tin liên hệ, không xem toàn bộ hồ sơ điều trị;
• Ghi nhật ký truy cập hồ sơ;
• Màn hình không hướng ra khu vực chờ;
• Tự động khóa khi rời máy;
• Mã hóa dữ liệu lưu trữ;
• Sao lưu có kiểm tra khôi phục;
• Không lưu ảnh bệnh nhân trên điện thoại cá nhân của bác sĩ.

Điểm cuối là vi phạm phổ biến nhất trong thực tế: bác sĩ chụp ảnh bằng điện thoại riêng cho tiện, ảnh tự đồng bộ lên dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân, và tồn tại ở đó vô thời hạn.

Điểm thứ tư cũng thực tế: quầy lễ tân thường có màn hình quay ra ngoài, hiển thị danh sách bệnh nhân và nội dung điều trị cho người đang ngồi chờ.

Trao đổi qua tin nhắn

Phòng khám thường trao đổi với bệnh nhân qua ứng dụng nhắn tin. Năm nguyên tắc:

• Không gửi phim X-quang, ảnh điều trị qua nhóm chat có nhiều người;
• Xác minh đúng người nhận trước khi gửi;
• Không dùng tài khoản cá nhân của nhân viên;
• Không lưu lịch sử trao đổi trên thiết bị cá nhân;
• Nhắc lịch hẹn không ghi rõ nội dung điều trị.

Điểm thứ năm nghe nhỏ nhưng có ý nghĩa: tin nhắn hiển thị trên màn hình khóa ghi rõ tên thủ thuật là tiết lộ thông tin sức khỏe cho bất kỳ ai nhìn thấy điện thoại.

Không mua bán dữ liệu bệnh nhân

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Bốn tình huống: bán danh sách bệnh nhân cho phòng khám khác; chia sẻ cho đơn vị bán thiết bị, sản phẩm chăm sóc răng miệng; cung cấp cho công ty tài chính tiếp thị trả góp; và nhân viên mang danh sách khách khi chuyển việc.

Tình huống thứ ba khá phổ biến trong ngành có chi phí điều trị cao và cần biện pháp kiểm soát rõ: nếu phòng khám giới thiệu phương án trả góp, chỉ chuyển thông tin khi bệnh nhân đồng ý cho từng lần cụ thể.

Camera trong phòng khám

Bốn nguyên tắc: biển báo rõ; tuyệt đối không lắp trong phòng điều trị theo cách ghi hình bệnh nhân đang được thăm khám nếu không có cơ sở và sự đồng ý; thời hạn lưu hợp lý; và quy trình trích xuất có phê duyệt.

Điểm thứ hai cần cân nhắc kỹ: nhu cầu giám sát chất lượng và an ninh là chính đáng, nhưng phòng điều trị là nơi bệnh nhân ở trạng thái dễ tổn thương.

An ninh và sự cố

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Bốn việc: cập nhật phần mềm quản lý phòng khám; chống mã độc tống tiền — sao lưu ngoại tuyến là biện pháp then chốt; kế hoạch xử lý khi mất dữ liệu; và quy trình thông báo khi có sự cố lộ dữ liệu.

Bệnh nhân chưa thành niên

Nha khoa có tỷ lệ bệnh nhân trẻ em cao. Sáu nguyên tắc:

• Sự đồng ý từ cha mẹ hoặc người giám hộ cho mọi việc xử lý dữ liệu;
• Đặc biệt thận trọng với ảnh trẻ em — đây là nhóm cần mức bảo vệ cao hơn;
• Không đăng ảnh trẻ lên mạng xã hội để quảng cáo dù cha mẹ đã đồng ý miệng;
• Khi trẻ đủ lớn, cân nhắc hỏi ý kiến chính trẻ về việc tiếp tục sử dụng hình ảnh;
• Xác minh quan hệ giám hộ khi có yêu cầu cung cấp hồ sơ;
• Thận trọng khi cha mẹ ly hôn — có tranh chấp về quyền tiếp cận thông tin con.

Điểm thứ tư là vấn đề dài hạn ít được nghĩ tới: ảnh một đứa trẻ tám tuổi đăng lên trang phòng khám vẫn còn ở đó khi em đã trưởng thành.

Chuyển hồ sơ và lưu trữ

Năm nguyên tắc:

• Bệnh nhân có quyền yêu cầu bản sao hồ sơ của mình, gồm cả phim và ảnh;
• Không giữ hồ sơ làm điều kiện ép thanh toán hoặc giữ chân bệnh nhân;
• Chuyển hồ sơ cho cơ sở khác khi bệnh nhân yêu cầu, ở định dạng dùng được;
• Lưu theo thời hạn quy định về hồ sơ bệnh án;
• Xử lý hồ sơ khi phòng khám đóng cửa — có phương án bàn giao, thông báo cho bệnh nhân, không bỏ mặc.

Điểm thứ hai là hành vi cần tránh dứt khoát: hồ sơ y tế không phải công cụ thương lượng. Điểm thứ năm hay bị bỏ quên và là lúc rủi ro lộ dữ liệu cao nhất — máy tính cũ chứa hồ sơ bệnh nhân bị thanh lý mà chưa xóa dữ liệu đúng cách.

Danh sách kiểm tra

• Sự đồng ý dùng ảnh quảng cáo có tách riêng khỏi phiếu điều trị không?
• Có quy trình gỡ ảnh khi bệnh nhân rút lại đồng ý không?
• Bác sĩ có chụp ảnh bằng điện thoại cá nhân không?
• Màn hình lễ tân có quay ra khu vực chờ không?
• Có dùng tài khoản chung không?
• Có sao lưu ngoại tuyến chống mã độc tống tiền không?
• Có chuyển thông tin bệnh nhân cho công ty tài chính không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Công ty bảo hiểm được dùng dữ liệu sức khỏe thế nào?
• Doanh nghiệp bảo hiểm dùng AI thẩm định hồ sơ cần bảo đảm gì?
• Phòng tập và spa lưu dữ liệu sức khỏe hội viên cần lưu ý gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.