Theo Luật Chuyển đổi số 2025, phòng tập và spa lưu dữ liệu sức khỏe hội viên cần lưu ý gì?

Chỉ số cơ thể, ảnh so sánh trước sau, bệnh nền khai báo khi đăng ký — ba nhóm dữ liệu nhạy cảm mà ngành làm đẹp và thể hình xử lý hằng ngày.

Phòng tập yêu cầu hội viên khai bệnh nền, đo chỉ số cơ thể định kỳ, chụp ảnh so sánh trước và sau. Spa lưu hồ sơ da, dị ứng, các liệu trình đã làm. Đây đều là dữ liệu về sức khỏe và ngoại hình — nhóm nhạy cảm mà nhiều cơ sở xử lý khá tùy tiện.

Ba nhóm dữ liệu và mức nhạy cảm

Nhóm một — thông tin sức khỏe khai báo. Bệnh tim mạch, huyết áp, chấn thương cũ, đang mang thai, dị ứng. Cơ sở cần biết để bảo đảm an toàn cho hội viên, nên việc thu thập có cơ sở chính đáng. Nhưng đây là dữ liệu sức khỏe đúng nghĩa và cần bảo vệ ở mức cao.

Nhóm hai — chỉ số cơ thể. Cân nặng, tỷ lệ mỡ, số đo vòng. Với nhiều người, đây là thông tin riêng tư không kém gì hồ sơ bệnh án.

Nhóm ba — hình ảnh. Ảnh so sánh trước và sau, ảnh chụp vùng da điều trị. Đây là nhóm rủi ro nhất vì hình ảnh vừa nhận dạng được người vừa có thể gây tổn thương nếu lộ ra.

Nghĩa vụ bảo vệ tương xứng

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Cụm "phù hợp với tính chất" đòi hỏi mức bảo vệ cao hơn cho ba nhóm dữ liệu nêu trên. Sáu biện pháp cụ thể:

• Hồ sơ hội viên không để trên máy tính quầy lễ tân — nơi ai đi qua cũng nhìn được màn hình;
• Ảnh không lưu trên điện thoại cá nhân của huấn luyện viên hoặc kỹ thuật viên — đây là vi phạm phổ biến nhất trong ngành;
• Phân quyền theo vai trò — lễ tân xem lịch tập, huấn luyện viên xem hồ sơ hội viên mình phụ trách, quản lý xem toàn bộ;
• Ghi nhật ký truy cập hồ sơ hội viên;
• Giới hạn thời gian lưu — hội viên đã ngừng tập hai năm thì hồ sơ sức khỏe của họ để làm gì;
• Có kênh để hội viên yêu cầu xem, sửa, xóa dữ liệu.

Điểm thứ hai đáng nhấn mạnh. Rất nhiều huấn luyện viên và kỹ thuật viên chụp ảnh hội viên bằng điện thoại riêng, ảnh nằm lại trong thư viện ảnh cá nhân, tự động đồng bộ lên dịch vụ đám mây cá nhân, và ở lại đó sau khi họ đã nghỉ việc.

Ảnh trước và sau — vùng rủi ro cao nhất

Ảnh so sánh vừa là công cụ chuyên môn vừa là công cụ tiếp thị. Chính vì hai mục đích khác nhau này mà cần tách bạch rõ.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử.

Áp dụng cụ thể:

• Tách hai sự đồng ý — đồng ý chụp ảnh để theo dõi tiến độ là một chuyện; đồng ý cho cơ sở dùng ảnh đó để quảng cáo là chuyện hoàn toàn khác;
• Không gộp vào hợp đồng chung — đồng ý dùng ảnh quảng cáo nên là văn bản riêng, ký riêng;
• Không bắt buộc — hội viên từ chối cho dùng ảnh quảng cáo vẫn được phục vụ như bình thường;
• Cho phép rút lại — hội viên đổi ý thì cơ sở gỡ ảnh xuống;
• Nêu rõ phạm vi — đăng ở đâu, trong bao lâu, có che mặt không.

Điểm cuối quan trọng. "Đồng ý cho sử dụng hình ảnh" chung chung khác hẳn với "đồng ý đăng ảnh có che mặt trên trang mạng xã hội của cơ sở trong 12 tháng".

Ranh giới về quyền riêng tư

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng. Với phòng tập và spa, ba điểm cần đặc biệt lưu ý:

Camera trong phòng thay đồ, phòng tắm, phòng trị liệu. Đây là vùng tuyệt đối không được lắp camera, bất kể lý do an ninh.

Camera trong khu vực tập. Có thể chấp nhận vì mục đích an toàn, nhưng cần biển thông báo và không được dùng hình ảnh cho mục đích khác.

Ghi âm. Nhiều camera có micro. Cuộc trao đổi giữa hội viên và huấn luyện viên thường có nội dung sức khỏe riêng tư. Nên tắt micro.

Không chia sẻ, mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Ba tình huống thường gặp trong ngành:

Chia sẻ danh sách hội viên với đối tác — phòng tập và hãng thực phẩm bổ sung, spa và hãng mỹ phẩm. Cần có cơ sở rõ ràng, không thể mặc định.

Huấn luyện viên mang danh sách khách sang cơ sở mới. Đây là vấn đề phổ biến trong ngành và cần được xử lý bằng cả biện pháp kỹ thuật (phân quyền, giới hạn xuất dữ liệu) lẫn hợp đồng lao động.

Mua danh sách để chạy quảng cáo — không có cơ sở hợp pháp.

Nhóm hội viên đặc biệt

Hội viên chưa thành niên — cần sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, và cần thận trọng hơn nhiều với hình ảnh.

Hội viên đang mang thai hoặc có bệnh lý — thông tin này cần được giữ trong phạm vi hẹp nhất có thể, chỉ người trực tiếp hướng dẫn được biết.

Hội viên là người nổi tiếng — cần quy trình chặt hơn về việc ai xem được hồ sơ, và tuyệt đối không chia sẻ thông tin về lịch tập.

Danh sách kiểm tra

• Nhân viên có chụp ảnh hội viên bằng điện thoại cá nhân không? Nếu có, dừng ngay và chuyển sang thiết bị của cơ sở;
• Màn hình quầy lễ tân có hiển thị hồ sơ sức khỏe cho người xung quanh nhìn thấy không?
• Đồng ý dùng ảnh quảng cáo đã tách riêng khỏi hợp đồng dịch vụ chưa?
• Camera có ở khu vực riêng tư nào không?
• Micro trên camera đã tắt chưa?
• Quy trình khi huấn luyện viên nghỉ việc — thu hồi quyền, xóa dữ liệu trên thiết bị cá nhân;
• Hồ sơ của hội viên đã ngừng tập lưu bao lâu?

Câu thứ nhất và câu thứ sáu giải quyết được phần lớn rủi ro thực tế của ngành này.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp bảo hiểm dùng AI thẩm định hồ sơ cần bảo đảm gì?
• Phòng khám y học cổ truyền số hóa hồ sơ bệnh nhân cần lưu ý gì?
• Đơn vị giám định bảo hiểm xử lý hồ sơ vụ việc thế nào cho đúng?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.