Theo Luật An ninh mạng 2025, ban quản lý tòa nhà dùng nhận diện khuôn mặt ra vào có được không?

Nhà ở có mức kỳ vọng riêng tư cao nhất. Bài viết phân tích ranh giới giữa an ninh tòa nhà và giám sát cư dân, kèm những gì ban quản lý phải bảo đảm.

Nhiều chung cư và tòa nhà văn phòng đã thay thẻ từ bằng nhận diện khuôn mặt. Cư dân không cần mang thẻ, không lo mất thẻ, ban quản lý kiểm soát tốt hơn. Nhưng nhà ở là nơi mức kỳ vọng riêng tư cao nhất, và hệ thống này đặt ra những câu hỏi cần trả lời cẩn thận.

Dữ liệu tòa nhà nói lên điều gì

Một hệ thống kiểm soát ra vào bằng khuôn mặt, sau vài tháng, có thể cho biết về mỗi cư dân:

• Giờ đi làm, giờ về hằng ngày;
• Có ngủ ở nhà đêm qua không;
• Ai đến thăm, bao lâu, tần suất thế nào;
• Đi vắng bao nhiêu ngày, từ khi nào;
• Nếu kết hợp camera thang máy: lên tầng nào, ở lại bao lâu.

Đây là mức thông tin về đời sống riêng tư mà không cơ quan nào có được nếu không có quyết định theo trình tự pháp luật. Việc một ban quản lý tòa nhà nắm được là điều cần cân nhắc rất kỹ.

Ranh giới pháp lý

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng. Với ban quản lý tòa nhà, ba giới hạn rõ ràng:

Không lắp camera ở khu vực riêng tư. Hành lang chung có thể chấp nhận được, nhưng camera hướng vào cửa căn hộ cụ thể là chuyện khác. Camera trong nhà vệ sinh công cộng, phòng thay đồ hồ bơi thì tuyệt đối không.

Không ghi âm. Điểm đ khoản 1 Điều 15 nêu hành vi cố ý nghe, ghi âm, ghi hình trái phép các cuộc đàm thoại. Nhiều camera hiện đại có micro và mặc định bật — cần kiểm tra và tắt.

Không dùng dữ liệu ngoài mục đích an ninh. Chẳng hạn dùng dữ liệu ra vào để xác định căn hộ nào cho thuê ngắn hạn, hoặc cung cấp thông tin đi lại của cư dân cho bên thứ ba.

Nguyên tắc không áp đặt điều kiện bất hợp lý

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Câu hỏi trực tiếp: có được buộc toàn bộ cư dân đăng ký khuôn mặt để vào nhà mình không?

Đây là tình huống khác với nơi làm việc hay cửa hàng. Cư dân không thể "chọn không dùng dịch vụ" vì đó là nhà của họ. Việc buộc cung cấp dữ liệu sinh trắc học như điều kiện để vào nhà mình là điều kiện rất khó biện minh.

Cách làm hợp lý: luôn duy trì phương án thay thế — thẻ từ, mã số, hoặc chìa khóa. Cư dân chọn phương án nào là quyền của họ, và không bị bất lợi vì lựa chọn đó.

Điều này cũng có lý do thực tế: hệ thống nhận diện có thể lỗi, mất điện, hoặc không nhận ra người đeo khẩu trang. Một tòa nhà chỉ có một cách vào là tòa nhà có điểm hỏng duy nhất.

Khách đến thăm và người giúp việc

Đây là nhóm bị bỏ quên trong phần lớn thiết kế hệ thống.

Khách đến thăm không có quan hệ hợp đồng với ban quản lý, không đọc quy chế tòa nhà, nhưng bị chụp ảnh và lưu dữ liệu khi vào. Người giúp việc, nhân viên giao hàng cũng vậy — họ đi lại nhiều tòa nhà mỗi ngày và tích lũy dữ liệu ở khắp nơi.

Nguyên tắc nên áp dụng:

• Có biển thông báo rõ ràng ở lối vào về việc có hệ thống nhận diện, thu thập gì, lưu bao lâu;
• Không đăng ký khuôn mặt khách vãng lai — chỉ ghi nhận ra vào bằng phương thức nhẹ hơn như đăng ký tên, thời gian;
• Xóa nhanh dữ liệu của khách sau khi họ rời đi và hết thời hạn cần thiết;
• Không tạo hồ sơ theo dõi nhân viên giao hàng qua nhiều lần vào tòa nhà.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Với ban quản lý tòa nhà, đây là những câu phải trả lời được:

• Nhân viên bảo vệ xem được gì? Bảo vệ cần biết người này có quyền vào không, không cần xem lịch sử ra vào của cư dân;
• Ai xem được lịch sử? Nên giới hạn ở trưởng ban quản lý, và mỗi lần truy cập đều ghi nhật ký;
• Trích xuất dữ liệu theo yêu cầu của ai? Cần có quy trình — yêu cầu bằng văn bản, có căn cứ, được ghi nhận. Không cung cấp theo lời nói;
• Dữ liệu lưu ở đâu? Nhiều hệ thống đồng bộ lên máy chủ của nhà cung cấp thiết bị, đôi khi ở nước ngoài;
• Lưu bao lâu? Dữ liệu ra vào phục vụ mục đích an ninh thường chỉ cần giữ trong thời gian ngắn.

Câu thứ ba là câu quan trọng nhất trong thực tế. Ban quản lý thường xuyên nhận yêu cầu trích xuất dữ liệu từ cư dân — muốn biết vợ chồng người kia đi đâu, ai đến thăm căn hộ nào. Cần có nguyên tắc dứt khoát: chỉ cung cấp theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền, hoặc cho chính người có dữ liệu đó.

An ninh của chính hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Hệ thống kiểm soát ra vào là mục tiêu hấp dẫn: xâm nhập được nghĩa là biết ai vắng nhà.

Bốn biện pháp cơ bản:

• Đổi mật khẩu mặc định của thiết bị — đây là nguyên nhân hàng đầu của các vụ camera bị truy cập trái phép;
• Không mở hệ thống ra internet nếu không thực sự cần; nếu cần thì qua kênh có kiểm soát;
• Cập nhật phần mềm thiết bị định kỳ;
• Tách mạng camera khỏi mạng wifi cho cư dân và khách.

Vai trò của hội nghị cư dân

Với chung cư, việc triển khai hệ thống nhận diện khuôn mặt nên được đưa ra hội nghị cư dân, không phải quyết định đơn phương của ban quản lý hay chủ đầu tư.

Nội dung nên đưa ra thảo luận và ghi vào nghị quyết: có triển khai không; dữ liệu nào được thu; lưu bao lâu; ai được xem; quy trình khi có yêu cầu trích xuất; phương án thay thế cho người không đăng ký; và cách xử lý khi có sự cố.

Việc này vừa bảo đảm minh bạch vừa bảo vệ chính ban quản lý — khi có tranh chấp, nghị quyết hội nghị cư dân là căn cứ cho thấy việc triển khai có sự đồng thuận.

Danh sách kiểm tra

• Có phương án thay thế cho cư dân không muốn đăng ký khuôn mặt chưa?
• Có biển thông báo ở lối vào chưa?
• Camera có bật micro không?
• Có camera nào hướng vào cửa căn hộ cụ thể không?
• Dữ liệu lưu ở đâu, có đồng bộ ra ngoài không?
• Đã đổi mật khẩu mặc định thiết bị chưa?
• Có quy trình bằng văn bản cho việc trích xuất dữ liệu chưa?
• Có ghi nhật ký mỗi lần truy cập lịch sử ra vào không?
• Việc triển khai đã qua hội nghị cư dân chưa?

Câu thứ bảy là câu tạo ra khác biệt lớn nhất giữa một ban quản lý chuyên nghiệp và một ban quản lý dễ gặp rắc rối.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp nước ngoài cung cấp AI tại Việt Nam có chịu điều chỉnh?
• Vì sao thuật ngữ "an toàn thông tin mạng" được thay bằng "an ninh mạng"?
• Tổ chức chứng thực chữ ký điện tử nước ngoài được công nhận khi nào?

Căn cứ pháp lý

• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.