Giao dịch điện tử

Theo Luật Giao dịch điện tử, file điện tử có thay được bản gốc giấy không?

01/08/2026
1 lượt xem
0 bình luận

Có, khi đáp ứng hai điều kiện tại Điều 10: thông tin được bảo đảm toàn vẹn từ khi khởi tạo, và truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Doanh nghiệp muốn bỏ lưu trữ giấy thường vướng một câu hỏi: bản điện tử có được coi là bản gốc không. Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 trả lời rõ ràng ở Điều 10, và bổ sung các quy định về chuyển đổi và lưu trữ ở Điều 12, Điều 13.

Hai điều kiện để có giá trị như bản gốc

Điều 10 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được sử dụng và có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ:

Khoản 1 — tính toàn vẹn

Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Điều luật giải thích ngay tiêu chí: thông tin được xem là toàn vẹn khi chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.

Mệnh đề loại trừ này rất thực tế. Một tệp khi truyền qua hệ thống có thể bị đổi định dạng hiển thị, đổi mã hóa ký tự, hoặc được nén — những thay đổi hình thức đó không phá vỡ tính toàn vẹn. Cái bị cấm là thay đổi nội dung thông tin.

Cụm "kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên" đặt mốc tính: tính toàn vẹn được đo từ thời điểm bản điện tử ra đời, không phải từ thời điểm bắt đầu lưu trữ.

Khoản 2 — khả năng truy cập và sử dụng

Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Yêu cầu này nghe đơn giản nhưng gây khó trong dài hạn: định dạng tệp lỗi thời, phần mềm đọc không còn được hỗ trợ, khóa mã hóa bị mất — tất cả đều làm thông tin không còn truy cập được.

Với hồ sơ cần lưu nhiều năm, việc chọn định dạng mở, phổ biến và ổn định là quyết định kỹ thuật có hệ quả pháp lý.

Giá trị làm chứng cứ — Điều 11

Khoản 1 Điều 11 quy định thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo quy định của Luật này và pháp luật về tố tụng.

Khoản 2 Điều 11 nêu các căn cứ xác định giá trị chứng cứ:

Độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông điệp dữ liệu;
Cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn;
Cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận thông điệp dữ liệu;
Và các yếu tố phù hợp khác.

Đây là danh sách đáng ghi nhớ khi thiết kế hệ thống lưu trữ. Ba yếu tố đầu đều nói về cách thức — tức quy trình và biện pháp kỹ thuật, không phải bản thân dữ liệu. Một tệp có nội dung đúng nhưng nằm trong hệ thống ai cũng sửa được, không có nhật ký, không xác định được người tạo, sẽ có giá trị chứng cứ thấp.

Chuyển đổi giữa giấy và điện tử — Điều 12

Từ giấy sang điện tử — khoản 1

Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ:

Điểm a — thông tin được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
Điểm b — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
Điểm d — trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì ngoài ba điểm trên còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

Điểm c là yêu cầu hay bị bỏ sót trong thực tế. Nhiều tổ chức số hóa hồ sơ bằng cách quét tài liệu rồi lưu tệp, nhưng không gắn ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi và thông tin đơn vị thực hiện. Bản quét như vậy chưa đáp ứng khoản 1 Điều 12.

Điểm d phân biệt hai nhóm tài liệu. Với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền phát hành, yêu cầu cao hơn hẳn — phải có chữ ký số của đơn vị chuyển đổi.

Từ điện tử sang giấy — khoản 2

Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng:

Điểm a — thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
Điểm b — có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Điểm b là yêu cầu đặc thù của chiều này: bản giấy phải cho biết tra cứu bản gốc điện tử ở đâu. Đây là cơ chế đối chiếu khi có nghi ngờ.

Lưu trữ dưới dạng điện tử — Điều 13

Khoản 1 Điều 13 quy định: trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì các đối tượng đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ:

Điểm a — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
Điểm b — thông tin được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;
Điểm c — được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận.

Điểm c là yêu cầu về siêu dữ liệu. Lưu tệp không chưa đủ — phải lưu kèm thông tin về nguồn gốc và các mốc thời gian.

Khoản 2 Điều 13 trao quyền lựa chọn: trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các yêu cầu tại khoản 1.

Khoản 3 Điều 13 khẳng định: việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy. Nội dung và thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và quy định khác có liên quan.

Việc cần làm khi chuyển sang lưu trữ điện tử

Chọn định dạng ổn định, mở để bảo đảm khả năng truy cập lâu dài theo điểm a khoản 1 Điều 13;
Thiết kế trường siêu dữ liệu bắt buộc — nguồn gốc, người gửi, người nhận, thời gian — theo điểm c khoản 1 Điều 13;
Gắn ký hiệu xác nhận chuyển đổi và thông tin đơn vị thực hiện trên mọi tài liệu số hóa, theo điểm c khoản 1 Điều 12;
Dùng chữ ký số của tổ chức khi chuyển đổi giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ theo điểm d khoản 1 Điều 12;
Bảo vệ nhật ký hệ thống — đây là bằng chứng về độ tin cậy của cách thức lưu trữ theo khoản 2 Điều 11;
Đối chiếu quy định chuyên ngành về thời hạn lưu trữ trước khi tiêu hủy bản giấy.