Theo Luật Chuyển đổi số 2025, đơn vị tổ chức sự kiện thu thập thông tin người tham dự thế nào cho đúng?

Chia sẻ danh sách người tham dự cho nhà tài trợ là thông lệ của ngành sự kiện, nhưng cần làm đúng cách. Bài viết đưa ra mô hình minh bạch mà vẫn giữ được giá trị cho nhà tài trợ.

Tổ chức một hội thảo, người tham dự đăng ký để lại tên, chức danh, công ty, thư điện tử, số điện thoại. Nhà tài trợ trả tiền và muốn danh sách này. Đây là mô hình kinh doanh phổ biến của ngành sự kiện, và cũng là nơi hay xảy ra vấn đề.

Vấn đề trung tâm — chia sẻ danh sách cho nhà tài trợ

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Việc chuyển danh sách người tham dự cho nhà tài trợ là hành vi chia sẻ dữ liệu. Nó không đương nhiên bị cấm, nhưng cần có cơ sở — và cơ sở đó là sự minh bạch với chính người tham dự.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Cách làm sai

Biểu mẫu đăng ký chỉ có các trường thông tin và nút "Đăng ký", không nói gì về việc chia sẻ. Sau sự kiện, danh sách được gửi cho toàn bộ nhà tài trợ, và người tham dự bắt đầu nhận cuộc gọi chào bán từ những công ty họ chưa từng nghe tên.

Đây là chia sẻ dữ liệu ngoài phạm vi người tham dự hình dung, và là nguồn khiếu nại chính của ngành.

Cách làm đúng

Bốn nguyên tắc:

• Nêu tên nhà tài trợ cụ thể ngay trên biểu mẫu đăng ký, không viết chung chung "các đối tác của chúng tôi";
• Tách ô đồng ý chia sẻ khỏi việc đăng ký tham dự — người không đồng ý vẫn được tham dự;
• Không tích sẵn ô đồng ý;
• Nêu rõ nhà tài trợ sẽ liên hệ về việc gì và bằng cách nào.

Nhiều đơn vị tổ chức lo rằng làm vậy sẽ ít người đồng ý và nhà tài trợ không hài lòng. Thực tế, tỷ lệ đồng ý thường vào khoảng một phần ba tới một nửa — nhưng đó là những người thực sự quan tâm, và tỷ lệ chuyển đổi cao hơn hẳn so với danh sách đầy đủ mà đa số không muốn bị liên hệ.

Đây là lập luận nên đưa ra khi làm việc với nhà tài trợ: 500 người đồng ý nhận liên hệ có giá trị hơn 1.500 người không muốn bị làm phiền.

Chụp ảnh và ghi hình sự kiện

Đây là nhóm vấn đề thứ hai, và ngành sự kiện xử lý khá tùy tiện.

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng. Với sự kiện, cần phân biệt:

Ảnh toàn cảnh hội trường — người tham dự xuất hiện như một phần của đám đông. Mức rủi ro thấp, và việc tham dự một sự kiện công khai hàm ý chấp nhận điều này ở mức độ nhất định.

Ảnh chân dung cận cảnh — nhận diện rõ một cá nhân cụ thể. Cần thận trọng hơn, đặc biệt khi dùng cho quảng bá.

Ảnh trong tình huống riêng tư — người tham dự đang ăn, đang ngủ gật, đang trò chuyện riêng. Không nên chụp và tuyệt đối không đăng.

Thực hành nên áp dụng:

• Thông báo trên biểu mẫu đăng ký và tại lối vào rằng sự kiện có chụp ảnh, ghi hình để đưa tin;
• Có khu vực không chụp ảnh hoặc dấu hiệu để người không muốn xuất hiện đeo — nhiều sự kiện quốc tế dùng dây đeo thẻ màu khác;
• Xin phép riêng cho ảnh chân dung dùng trong quảng bá;
• Có kênh yêu cầu gỡ ảnh và xử lý nhanh.

Bảo vệ dữ liệu đã thu thập

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Ngành sự kiện có đặc thù là dùng nhiều nhân sự thời vụ — tình nguyện viên, nhân viên đón tiếp, đội hậu cần. Những người này thường được cấp quyền truy cập danh sách người tham dự và biến mất sau sự kiện.

Năm biện pháp:

• Nhân sự thời vụ ký cam kết bảo mật, dù chỉ làm một ngày;
• Cấp tài khoản riêng, thu hồi ngay sau sự kiện;
• Ứng dụng đón tiếp chỉ hiển thị thông tin cần — quét mã và xác nhận, không hiển thị toàn bộ danh sách;
• Không in danh sách đầy đủ để trên bàn đón tiếp; nếu phải in thì thu hồi và hủy sau sự kiện;
• Xóa dữ liệu sau khi hết mục đích — danh sách người tham dự một sự kiện năm năm trước không còn cơ sở để giữ.

Điểm thứ tư là vi phạm phổ biến nhất và dễ khắc phục nhất. Danh sách in ra để trên bàn đón tiếp, ai đi qua cũng đọc được tên và công ty của tất cả người tham dự.

Sự kiện trực tuyến

Hội thảo trực tuyến có thêm mấy điểm cần lưu ý:

• Ghi hình phiên họp — thông báo trước khi bắt đầu ghi, và nêu rõ bản ghi sẽ dùng làm gì;
• Danh sách người tham dự hiển thị — cân nhắc ẩn danh sách nếu người tham dự không muốn công khai việc mình dự;
• Nội dung hỏi đáp — câu hỏi có thể chứa thông tin về doanh nghiệp của người hỏi;
• Dữ liệu từ nền tảng — nền tảng hội nghị trực tuyến thu thập gì, lưu ở đâu.

Hợp đồng với nhà tài trợ nên ghi gì

Khi đã thống nhất mô hình chia sẻ minh bạch, hợp đồng tài trợ cần phản ánh đúng thực tế, tránh việc cam kết những thứ không thực hiện được.

Bốn nội dung nên có:

• Mô tả đúng thứ được cung cấp — "danh sách người tham dự đã đồng ý nhận liên hệ từ nhà tài trợ", không phải "toàn bộ danh sách người tham dự";
• Không cam kết số lượng cứng — hoặc nếu có thì phải là con số thực tế đạt được, không phải tổng số người đăng ký;
• Giới hạn phạm vi sử dụng — nhà tài trợ dùng danh sách cho mục đích gì, trong bao lâu, có được chuyển cho bên khác không;
• Nghĩa vụ của nhà tài trợ — tôn trọng yêu cầu ngừng liên hệ, bảo mật danh sách, xóa sau thời hạn.

Điểm thứ ba quan trọng. Danh sách chuyển cho nhà tài trợ rồi lại được nhà tài trợ chia sẻ tiếp cho đối tác của họ là tình huống người tham dự hoàn toàn không hình dung được, và đơn vị tổ chức sẽ là bên bị khiếu nại đầu tiên.

Danh sách kiểm tra trước mỗi sự kiện

• Biểu mẫu đăng ký có nêu tên nhà tài trợ cụ thể không?
• Ô đồng ý chia sẻ có tách riêng và không tích sẵn không?
• Có thông báo về chụp ảnh, ghi hình không?
• Nhân sự thời vụ đã ký cam kết bảo mật chưa?
• Danh sách in ra có kế hoạch thu hồi, hủy chưa?
• Sau sự kiện, tài khoản của nhân sự thời vụ có được thu hồi không?
• Dữ liệu sự kiện cũ có lịch xóa không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh số hóa cần lưu ý gì?
• Doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện tử được ưu đãi và phải đáp ứng gì?
• Trung tâm đào tạo dùng nền tảng học trực tuyến cần lưu ý gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.