Đơn vị quản lý nghĩa trang số hoá hồ sơ cần lưu ý những gì?

Số hoá nghĩa trang giúp thân nhân tra cứu nhưng cũng tạo dữ liệu về quan hệ gia đình. Bài viết chỉ ra các ranh giới cần giữ.

Nhiều nghĩa trang, công viên nghĩa trang đã số hoá: bản đồ vị trí phần mộ, tra cứu trực tuyến, đặt lịch viếng, thanh toán phí chăm sóc, thậm chí dựng không gian tưởng niệm điện tử. Đây là lĩnh vực mà công nghệ mang lại tiện ích thật, nhưng cũng đụng chạm tới những điều riêng tư nhất của các gia đình.

Dữ liệu trong hệ thống

Ba nhóm:

Thông tin người đã mất — họ tên, ngày sinh, ngày mất, ảnh, đôi khi cả nguyên nhân mất và tiểu sử.

Thông tin thân nhân — người đứng tên hợp đồng, liên hệ, quan hệ gia đình. Từ dữ liệu này dựng được cả cây phả hệ.

Dữ liệu hoạt động — ai đến viếng khi nào, ai trả phí, lịch sử giao dịch.

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Tra cứu trực tuyến — cần cân bằng

Chức năng tra cứu vị trí phần mộ giúp ích thật, đặc biệt với nghĩa trang lớn và người ở xa. Nhưng công khai toàn bộ dữ liệu tạo ra rủi ro.

Bảy nguyên tắc:

Hỏi ý kiến gia đình về mức độ công khai;
Cho phép chọn không hiển thị công khai;
Không hiển thị thông tin thân nhân trên trang tra cứu công khai;
Không hiển thị nguyên nhân mất;
Chống bóc tách dữ liệu hàng loạt;
Không cho tải toàn bộ danh sách;
Xác thực cho các chức năng sâu hơn tra cứu vị trí.

Điểm thứ năm và thứ sáu quan trọng hơn người ta tưởng: một cơ sở dữ liệu đầy đủ về người đã mất kèm thông tin gia đình là công cụ cho các thủ đoạn lừa đảo nhắm vào người đang chịu tang — hình thức đã xuất hiện ở nhiều nơi.

Điểm thứ tư là yêu cầu tối thiểu về sự tôn trọng và cũng là bảo vệ quyền riêng tư của gia đình.

Ranh giới với hoạt động thương mại

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Năm tình huống cần tránh dứt khoát:

Bán danh sách thân nhân cho đơn vị dịch vụ tang lễ, bán đồ thờ cúng.

Chia sẻ thông tin cho đơn vị bán bảo hiểm nhân thọ.

Gọi điện chào bán dịch vụ vào các dịp giỗ dựa trên dữ liệu hệ thống.

Cung cấp dữ liệu cho đơn vị làm dịch vụ phả hệ, tìm kiếm người thân.

Dùng dữ liệu để tiếp thị nâng cấp vị trí, dịch vụ chăm sóc.

Tình huống thứ ba đặc biệt phản cảm và cũng phổ biến: gia đình nhận cuộc gọi chào bán dịch vụ đúng ngày giỗ người thân, và họ hiểu ngay thông tin đến từ đâu.

Việc chào bán dịch vụ chăm sóc phần mộ là hoạt động kinh doanh bình thường — nhưng phải dựa trên sự đồng ý nhận thông tin, không phải dựa trên việc khai thác dữ liệu về ngày mất.

Hình ảnh và không gian tưởng niệm điện tử

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Bảy nguyên tắc:

Chỉ đăng ảnh khi gia đình đồng ý và cung cấp;
Gia đình kiểm soát nội dung trang tưởng niệm;
Cho phép gỡ bỏ bất cứ lúc nào;
Kiểm duyệt bình luận, ngăn nội dung xúc phạm;
Không quảng cáo trên trang tưởng niệm;
Xác minh quyền của người yêu cầu tạo hoặc sửa trang;
Cam kết duy trì dữ liệu, có phương án khi ngừng dịch vụ.

Điểm thứ năm là ranh giới về sự tôn trọng cần giữ tuyệt đối.

Điểm thứ sáu tránh tình huống đau lòng: người không có quan hệ hoặc có mâu thuẫn với gia đình tạo trang tưởng niệm và đăng nội dung mà gia đình không mong muốn.

Điểm thứ bảy là cam kết dài hạn đặc thù của lĩnh vực này: gia đình gửi gắm ảnh và ký ức, và họ cần biết dữ liệu sẽ ra sao sau nhiều chục năm.

Camera và ghi hình

Năm nguyên tắc: camera phục vụ an ninh, có biển báo; không phát trực tiếp hình ảnh khu vực phần mộ ra ngoài; không ghi hình các nghi lễ riêng tư của gia đình; thời hạn lưu hợp lý; và quy trình trích xuất có phê duyệt.

Nếu có dịch vụ viếng từ xa qua hình ảnh, cần sự đồng ý của gia đình và chỉ mở cho người được gia đình cho phép.

Quản lý hợp đồng và thanh toán

Sáu nguyên tắc: hợp đồng rõ ràng về thời hạn, quyền và phí; nhắc phí một cách tôn trọng, không tạo áp lực; không đe dọa di dời phần mộ để thúc ép; minh bạch cách tính phí; biên nhận điện tử đầy đủ; và quy trình xử lý khi mất liên lạc với thân nhân.

Điểm cuối cần được thiết kế cẩn trọng: nhiều gia đình mất liên lạc vì lý do khách quan, và quy trình xử lý phải bảo đảm nỗ lực tìm kiếm thực sự trước khi có bất kỳ quyết định nào.

An ninh hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Năm biện pháp: phân quyền theo vai trò; ghi nhật ký truy cập; kiểm soát chức năng xuất tệp; sao lưu có kiểm tra khôi phục; và cam kết lưu trữ lâu dài, gồm cả kế hoạch khi doanh nghiệp chuyển giao hoặc ngừng hoạt động.

Xác minh quan hệ thân nhân

Đây là khâu tế nhị và dễ phát sinh xung đột nhất trong quản lý nghĩa trang. Sáu nguyên tắc:

Xác minh quan hệ trước khi cho phép thay đổi thông tin hoặc chuyển quyền;
Ghi rõ trong hợp đồng ai là người có quyền quyết định;
Quy trình xử lý khi các thành viên gia đình có ý kiến khác nhau;
Không đứng về một bên trong tranh chấp gia đình;
Giữ nguyên hiện trạng khi chưa giải quyết được tranh chấp;
Bảo mật thông tin liên hệ giữa các thành viên khi có mâu thuẫn.

Điểm thứ sáu là chi tiết cần lưu tâm: trong gia đình có mâu thuẫn, việc đơn vị quản lý cung cấp địa chỉ, số điện thoại của thành viên này cho thành viên kia có thể gây hậu quả nghiêm trọng, kể cả trong các trường hợp liên quan tới bạo lực gia đình.

Nhân sự và ứng xử

Lĩnh vực này có yêu cầu về ứng xử cao hơn thông thường vì tiếp xúc với người đang trong hoàn cảnh đau buồn. Năm việc:

Đào tạo về bảo mật và ứng xử;
Không thảo luận về gia đình cụ thể ngoài phạm vi công việc;
Không chụp ảnh phần mộ, tang lễ bằng thiết bị cá nhân;
Không đăng gì lên mạng xã hội liên quan tới người đã mất hoặc gia đình;
Thu hồi quyền ngay khi nhân sự nghỉ.

Điểm thứ ba và thứ tư là vi phạm đã xảy ra và gây tổn thương lớn: một bức ảnh tang lễ hoặc phần mộ của người nổi tiếng đăng lên mạng bởi nhân viên là hành vi xâm phạm nghiêm trọng tới nỗi đau của gia đình.

Danh sách kiểm tra

Gia đình có chọn được mức công khai thông tin không?
Trang tra cứu có hiển thị thông tin thân nhân không?
Có chống bóc tách dữ liệu hàng loạt không?
Có chào bán dịch vụ dựa trên ngày giỗ không?
Có bán, chia sẻ danh sách thân nhân không?
Có quảng cáo trên trang tưởng niệm không?
Có cam kết lưu trữ dài hạn và phương án khi ngừng dịch vụ không?

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 148/2025/QH15 Điều 27
Luật 116/2025/QH15 Điều 15
Luật 148/2025/QH15 Điều 5
Luật 116/2025/QH15 Điều 26

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Theo Luật Chuyển đổi số 2025, đơn vị quản lý nghĩa trang số hoá hồ sơ cần lưu ý những gì?