Theo Luật Giao dịch điện tử, ký hợp đồng và lưu hồ sơ nhân sự điện tử cần điều kiện gì?

Chữ ký phải đạt mức tương đương chữ ký tay theo khoản 2 Điều 23; hồ sơ lưu trữ phải đáp ứng ba yêu cầu tại khoản 1 Điều 13, trong đó có yêu cầu về siêu dữ liệu.

Số hóa hồ sơ nhân sự là một trong những bước chuyển đổi số cho hiệu quả rõ nhất — giảm không gian lưu trữ, tra cứu nhanh, và giảm rủi ro mất mát. Bài viết tổng hợp các điều kiện pháp lý cần đáp ứng.

Điều kiện về chữ ký

Khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 quy định: chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Chỉ hai loại này đạt mức tương đương chữ ký tay. Các hình thức xác nhận khác — bấm nút đồng ý, nhập mã xác thực một lần — theo khoản 4 Điều 22 không phải là chữ ký điện tử và thực hiện theo quy định khác của pháp luật.

Với hợp đồng lao động và các văn bản nhân sự quan trọng, nên dùng chữ ký số để có căn cứ vững chắc nhất.

Yêu cầu với chữ ký số

Khoản 3 Điều 22 quy định sáu yêu cầu, trong đó đáng chú ý:

• Điểm c — dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Điểm d — mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
• Điểm đ — phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
• Điểm e — phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký.

Điểm c có hàm ý quản trị rõ ràng: không giao thiết bị ký của một người cho người khác sử dụng. Nếu cần ủy quyền ký, dùng cơ chế ủy quyền chính thức và cấp chữ ký riêng cho người được ủy quyền.

Khoản 6 Điều 6 Luật 20/2023/QH15 nghiêm cấm gian lận, giả mạo, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái pháp luật tài khoản giao dịch điện tử, chứng thư điện tử, chứng thư chữ ký điện tử, chữ ký điện tử.

Chữ ký của tổ chức

Khoản 3 Điều 23 quy định: trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Nghĩa là chữ ký số của tổ chức thay được cho việc đóng dấu.

Điều kiện về lưu trữ

Khoản 1 Điều 13 Luật 20/2023/QH15 quy định: trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ:

• Điểm a — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Điểm b — thông tin được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;
• Điểm c — được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận.

Điểm c là yêu cầu về siêu dữ liệu, và là điểm nhiều tổ chức bỏ sót. Lưu tệp thôi chưa đủ — phải lưu kèm thông tin về nguồn gốc và các mốc thời gian.

Khoản 2 Điều 13 trao quyền lựa chọn: trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các yêu cầu tại khoản 1.

Khoản 3 Điều 13 khẳng định: việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy. Nội dung và thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và quy định khác có liên quan.

Với hồ sơ nhân sự, cần đối chiếu thời hạn lưu trữ theo pháp luật chuyên ngành trước khi tiêu hủy bản giấy.

Chuyển hồ sơ giấy sang điện tử

Với hồ sơ đã có sẵn dưới dạng giấy, khoản 1 Điều 12 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ:

• Điểm a — thông tin được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Điểm b — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
• Điểm d — trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì ngoài ba điểm trên còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi.

Điểm c là yêu cầu hay bị bỏ sót nhất. Nhiều tổ chức quét tài liệu rồi lưu tệp mà không gắn ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi và thông tin đơn vị thực hiện — bản quét như vậy chưa đáp ứng khoản 1 Điều 12.

Điểm d đáng chú ý với hồ sơ nhân sự: bằng cấp, chứng chỉ hành nghề do cơ quan có thẩm quyền cấp thuộc nhóm này, nên khi số hóa cần có chữ ký số của đơn vị thực hiện chuyển đổi.

Giá trị chứng cứ

Khoản 2 Điều 11 Luật 20/2023/QH15 quy định giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào:

• Độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ;
• Cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn;
• Cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận;
• Và các yếu tố phù hợp khác.

Ba yếu tố đầu đều nói về cách thức — tức quy trình và biện pháp kỹ thuật của hệ thống lưu trữ. Một hồ sơ có nội dung đúng nhưng nằm trong hệ thống ai cũng sửa được, không có nhật ký, sẽ có giá trị chứng cứ thấp khi tranh chấp.

Đây là lý do hệ thống lưu hồ sơ nhân sự nên có: phân quyền truy cập, nhật ký thao tác, và cơ chế không cho sửa trực tiếp tài liệu đã ký.

Thông báo và hiệu lực

Điều 38 Luật 20/2023/QH15 quy định: trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Với quan hệ lao động, các thông báo có mốc thời hạn cần được xử lý cẩn thận. Nên vận dụng khoản 2 Điều 36 về quyền thỏa thuận yêu cầu kỹ thuật để quy định rõ trong hợp đồng: địa chỉ nhận thông báo chính thức của mỗi bên, và cách xác định thời điểm thông báo có hiệu lực.

Về thời điểm nhận, khoản 1 Điều 17 quy định: nếu người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thì thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống được chỉ định và có thể truy cập được.

Chú ý: thời điểm nhận không phụ thuộc việc người nhận có thực sự đọc hay không.

Bảo vệ dữ liệu nhân sự

Hồ sơ nhân sự chứa nhiều dữ liệu cá nhân, trong đó có thể có dữ liệu thuộc nhóm nhạy cảm — thông tin sức khỏe, lý lịch tư pháp. Việc số hóa làm dữ liệu dễ sao chép và phát tán hơn, nên cần biện pháp kiểm soát tương ứng.

Điểm d khoản 2 Điều 26 Luật An ninh mạng 116/2025/QH15 nêu triển khai cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhân sự trực tiếp tham gia xử lý dữ liệu là một nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu; điểm c nêu sử dụng mật mã cơ yếu, mật mã dân sự.

Điểm a khoản 1 Điều 15 Luật 116/2025/QH15 cũng liệt kê hành vi chiếm đoạt, mua bán, thu giữ, cố ý làm lộ thông tin thuộc bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư gây ảnh hưởng đến danh dự, uy tín, nhân phẩm, quyền và lợi ích hợp pháp.

Danh mục triển khai

• Xác định loại chữ ký sử dụng cho từng nhóm văn bản;
• Cấp chữ ký số cho những người có thẩm quyền ký, không dùng chung thiết bị;
• Ban hành quy định nội bộ về thẩm quyền ký số và quy trình ủy quyền;
• Thiết kế trường siêu dữ liệu bắt buộc theo điểm c khoản 1 Điều 13;
• Chọn định dạng lưu trữ ổn định, mở, đọc được lâu dài;
• Gắn ký hiệu xác nhận chuyển đổi trên mọi tài liệu số hóa từ giấy;
• Dùng chữ ký số của tổ chức khi chuyển đổi bằng cấp, chứng chỉ theo điểm d khoản 1 Điều 12;
• Phân quyền truy cập và bật nhật ký thao tác;
• Đối chiếu thời hạn lưu trữ theo pháp luật chuyên ngành trước khi tiêu hủy bản giấy;
• Thỏa thuận rõ với người lao động về kênh nhận thông báo điện tử.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ tuân thủ gồm những gì?
• Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu gồm những gì?
• Báo cáo đánh giá tác động phải có nội dung gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 23
• Luật 20/2023/QH15 Điều 13
• Luật 20/2023/QH15 Điều 12

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.