Theo Luật Chuyển đổi số 2025, doanh nghiệp logistics số hóa vận đơn cần lưu ý những gì?

Vận đơn là loại giấy tờ có thể chuyển giao quyền sở hữu — nhóm được Luật Giao dịch điện tử quy định riêng với điều kiện chặt hơn giấy tờ thông thường.

Ngành logistics là nơi giấy tờ chồng chất nhất: vận đơn, phiếu giao nhận, biên bản bàn giao, chứng từ hải quan. Số hóa được các loại giấy này tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí. Nhưng vận đơn có một đặc điểm pháp lý khiến nó không thể xử lý như một tệp PDF thông thường.

Vì sao vận đơn khác các giấy tờ khác

Vận đơn không chỉ ghi nhận thông tin — trong nhiều trường hợp nó gắn với quyền định đoạt lô hàng. Ai giữ vận đơn gốc thì có quyền nhận hàng. Chính vì thế, bản gốc chỉ được tồn tại một bản, và việc chuyển giao phải kiểm soát chặt.

Luật Giao dịch điện tử xử lý nhóm giấy tờ này tại Điều 20 — chuyển giao chứng thư điện tử.

Bốn điều kiện tại khoản 1 Điều 20

Khoản 1 Điều 20 Luật 20/2023/QH15 quy định: Trường hợp pháp luật cho phép chuyển giao quyền sở hữu đối với chứng thư điện tử, việc chuyển giao phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

• Điểm a — Chứng thư điện tử khẳng định được chủ thể sở hữu và chỉ chủ thể này đang kiểm soát chứng thư điện tử đó;
• Điểm b — Yêu cầu quy định tại Điều 10 của Luật này;
• Điểm c — Hệ thống thông tin phục vụ việc chuyển giao chứng thư điện tử phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng;
• Điểm d — Yêu cầu khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Điểm a — nguyên tắc một chủ sở hữu duy nhất

Đây là điều kiện khó nhất về mặt kỹ thuật. Một tệp điện tử thông thường có thể sao chép vô hạn mà không phân biệt được bản nào là gốc. Hệ thống vận đơn điện tử phải bảo đảm tại mỗi thời điểm chỉ có một chủ thể kiểm soát — nghĩa là khi chuyển giao, bên chuyển phải mất quyền kiểm soát đồng thời với việc bên nhận có được quyền đó.

Doanh nghiệp logistics không tự dựng hệ thống này mà thường tham gia một nền tảng đã có. Khi chọn nền tảng, đây là câu hỏi phải đặt ra và yêu cầu giải thích bằng tài liệu kỹ thuật.

Điểm c — an toàn thông tin cấp độ 3

Yêu cầu này có chi phí thật. Cấp độ 3 kéo theo một bộ nghĩa vụ về quản lý, kỹ thuật và con người theo pháp luật an toàn thông tin mạng. Doanh nghiệp tự vận hành hệ thống chuyển giao vận đơn điện tử cần đánh giá năng lực trước khi triển khai.

Chuyển đổi giấy sang điện tử và ngược lại

Khoản 2 Điều 20 quy định: Trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc cho phép chuyển đổi hình thức từ văn bản giấy sang chứng thư điện tử đối với các loại giấy tờ mà pháp luật cho phép chuyển giao quyền sở hữu và chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất thì văn bản giấy không còn giá trị pháp lý ngay khi việc chuyển đổi được hoàn thành và đáp ứng yêu cầu quy định tại điểm d khoản 1 Điều 12 của Luật này.

Khoản 3 quy định chiều ngược lại: chứng thư điện tử không còn giá trị pháp lý ngay khi chuyển đổi sang văn bản giấy hoàn thành và đáp ứng yêu cầu tại điểm d khoản 2 Điều 12.

Hàm ý vận hành rất rõ: không được để tồn tại song song hai bản. Sau khi số hóa vận đơn giấy, bản giấy phải được xử lý dứt điểm — không thể vừa giữ bản giấy vừa dùng bản điện tử, vì sẽ dẫn tới hai bên cùng cho rằng mình có quyền nhận hàng.

Thực hành nên áp dụng: có quy trình rõ về việc hủy hoặc đóng dấu vô hiệu bản giấy sau khi chuyển đổi, kèm biên bản.

Các giấy tờ khác trong chuỗi logistics

Không phải mọi giấy tờ đều là chứng thư điện tử chuyển giao được. Phiếu giao nhận, biên bản bàn giao, xác nhận tình trạng hàng hóa thường chỉ là thông điệp dữ liệu thông thường, chịu điều kiện nhẹ hơn nhiều tại Điều 9.

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Doanh nghiệp nên phân loại rõ hai nhóm: nhóm chuyển giao quyền sở hữu (điều kiện chặt, Điều 20) và nhóm còn lại (điều kiện nhẹ, Điều 9). Áp dụng nhầm theo hướng chặt cho mọi thứ sẽ khiến chi phí số hóa tăng vô ích.

Dữ liệu hành trình và dữ liệu khách hàng

Logistics hiện đại thu thập rất nhiều dữ liệu: vị trí xe theo thời gian thực, hành trình tài xế, ảnh chứng minh giao hàng, chữ ký người nhận, số điện thoại và địa chỉ của người nhận.

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Ba nhóm dữ liệu cần đặc biệt lưu ý:

• Vị trí tài xế — đây là dữ liệu về người lao động, cần có cơ sở rõ ràng và thông báo minh bạch, không giám sát ngoài phạm vi công việc;
• Ảnh chứng minh giao hàng — thường vô tình chụp cả nhà cửa, người thân của khách; nên giới hạn góc chụp và thời gian lưu;
• Địa chỉ và số điện thoại người nhận — đây là dữ liệu của bên thứ ba do người gửi cung cấp; doanh nghiệp cần rõ mục đích sử dụng và không dùng cho việc tiếp thị nếu không có cơ sở.

An ninh hệ thống điều vận

Hệ thống điều vận là thứ dừng lại thì cả doanh nghiệp dừng theo. Điểm c khoản 1 Điều 16 Luật 116/2025/QH15 quy định về nghĩa vụ bảo vệ hệ thống thông tin trong hoạt động bảo vệ an ninh mạng.

Ba biện pháp cơ bản mà doanh nghiệp logistics nên có:

• Sao lưu tách biệt — bản sao lưu không nằm cùng hệ thống chính, và được kiểm tra khôi phục định kỳ;
• Phân quyền theo vai trò — nhân viên kho không cần truy cập dữ liệu tài chính, điều phối viên không cần sửa vận đơn đã chốt;
• Phương án vận hành thủ công khi hệ thống sự cố — in sẵn quy trình dự phòng, không để nhân viên tự xoay xở.

Việc cần làm theo thứ tự

• Phân loại giấy tờ thành nhóm chuyển giao quyền sở hữu và nhóm thông thường;
• Với nhóm chuyển giao, kiểm tra nền tảng đang dùng có đáp ứng điểm a và điểm c khoản 1 Điều 20 không;
• Lập quy trình xử lý bản giấy sau khi chuyển đổi, tránh tồn tại song song;
• Rà soát dữ liệu đang thu thập — mỗi trường dữ liệu gắn với mục đích gì, lưu bao lâu;
• Kiểm tra khả năng khôi phục hệ thống điều vận bằng một lần diễn tập thật.

Việc cuối cùng thường bị hoãn vô thời hạn. Nhưng một bản sao lưu chưa từng được khôi phục thử thì chưa phải là bản sao lưu.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Khung đạo đức trí tuệ nhân tạo quốc gia gồm những nguyên tắc nào?
• Người quản trị hệ thống cấp độ 3 trở lên có phải tập huấn bắt buộc?
• Nhà nước làm gì để nâng cao tự chủ về an ninh mạng?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 20
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 16

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.