Theo Luật Chuyển đổi số 2025, công ty tổ chức hội chợ triển lãm xử lý dữ liệu khách tham quan ra sao?

Danh sách khách tham quan hội chợ chuyên ngành là tài sản mà nhiều bên muốn có. Bài viết vạch rõ ranh giới chia sẻ với đơn vị trưng bày.

Một hội chợ chuyên ngành thu hút hàng chục nghìn khách tham quan, phần lớn là người có nhu cầu mua hàng thật trong lĩnh vực đó. Danh sách này có giá trị thương mại rất cao, và ranh giới về việc chia sẻ nó thường bị bỏ ngỏ.

Dữ liệu thu thập tại hội chợ

Ba nhóm:

Đăng ký tham quan — họ tên, đơn vị công tác, chức vụ, lĩnh vực quan tâm, liên hệ. Thông tin về chức vụ và đơn vị làm cho danh sách này đặc biệt giá trị vì nó chỉ ra ai là người ra quyết định mua hàng.

Dữ liệu quét thẻ tại gian hàng — khách ghé gian nào, ở lại bao lâu, quan tâm sản phẩm gì.

Hình ảnh, video ghi lại trong sự kiện.

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Chia sẻ cho đơn vị trưng bày — vấn đề cốt lõi

Đơn vị trưng bày trả tiền thuê gian hàng và kỳ vọng nhận được danh sách khách. Ban tổ chức cần vạch rõ ranh giới.

Bảy nguyên tắc:

• Chỉ chia sẻ thông tin khách đã chủ động quét thẻ tại gian hàng đó — hành động quét là biểu hiện của sự đồng ý;
• Thông báo rõ cho khách ngay khi quét: thông tin của bạn sẽ được chuyển cho gian hàng này;
• Không chia sẻ toàn bộ danh sách khách tham quan cho mọi đơn vị trưng bày;
• Không bán danh sách như một sản phẩm phụ của hội chợ;
• Ràng buộc đơn vị trưng bày chỉ dùng cho liên hệ sau sự kiện, có thời hạn;
• Cơ chế cho khách từ chối chia sẻ ngay tại chỗ;
• Cam kết bảo mật trong hợp đồng thuê gian hàng.

Điểm thứ nhất và thứ ba là ranh giới quan trọng nhất: khách đến hội chợ để xem, không phải để trở thành danh sách bán cho tất cả người tham gia. Việc quét thẻ tại một gian hàng cụ thể là hành động có chủ đích và chỉ nên tạo ra quan hệ với gian hàng đó.

Điểm thứ hai là yêu cầu minh bạch dễ thực hiện: một dòng thông báo trên màn hình máy quét đủ để khách biết mình đang làm gì.

Đăng ký tham quan

Sáu nguyên tắc:

• Chỉ thu thập thông tin cần cho việc vào cửa và thống kê;
• Tách bạch sự đồng ý nhận quảng cáo khỏi việc đăng ký;
• Không bắt buộc cung cấp thông tin ngoài phạm vi cần thiết để vào cửa;
• Giải thích rõ dữ liệu dùng vào việc gì;
• Cơ chế hủy đăng ký nhận thông tin về các kỳ hội chợ sau;
• Thời hạn lưu hợp lý, không giữ vô thời hạn qua nhiều kỳ.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Điểm thứ ba đáng lưu ý: bắt khách khai doanh thu công ty, ngân sách mua hàng dự kiến để được cấp thẻ vào cửa là điều kiện không tương xứng.

Không mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Năm tình huống: bán danh sách khách tham quan cho đơn vị không tham gia hội chợ; bán cho đơn vị tổ chức hội chợ khác; chia sẻ cho đơn vị tiếp thị qua điện thoại; cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ tại sự kiện; và giữ danh sách qua nhiều năm để bán lại như cơ sở dữ liệu ngành.

Tình huống cuối là mô hình kinh doanh ngầm tồn tại trong ngành và cần được nhìn nhận đúng bản chất.

Hình ảnh trong sự kiện

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Sáu nguyên tắc:

• Thông báo rõ tại lối vào về việc ghi hình;
• Ảnh toàn cảnh, không tập trung vào cá nhân cụ thể để quảng cáo;
• Xin phép khi dùng ảnh có người nhận diện được làm tư liệu quảng bá;
• Tôn trọng khi khách từ chối;
• Cơ chế yêu cầu gỡ ảnh;
• Không đăng ảnh kèm thông tin định danh khi chưa được đồng ý.

Bảo mật thông tin của đơn vị trưng bày

Ban tổ chức cũng nắm dữ liệu của chính các đơn vị trưng bày: diện tích thuê, chi phí, sản phẩm trưng bày, đôi khi cả sản phẩm mới chưa ra mắt.

Năm nguyên tắc: bảo mật giá thuê gian hàng của từng đơn vị; không tiết lộ thông tin sản phẩm mới trước ngày khai mạc; không chia sẻ dữ liệu lượt khách của gian hàng này cho gian hàng khác; bảo mật danh sách đơn vị đã đăng ký trước khi công bố chính thức; và cam kết bảo mật với nhân sự và nhà thầu dựng gian.

Điểm thứ hai đáng nhấn mạnh: nhiều doanh nghiệp chọn hội chợ làm nơi ra mắt sản phẩm, và rò rỉ trước khiến toàn bộ kế hoạch mất giá trị.

Nhà thầu và đối tác tại sự kiện

Hội chợ huy động nhiều nhà thầu: dựng gian, an ninh, vệ sinh, ẩm thực, công nghệ. Bốn nguyên tắc: chỉ chia sẻ thông tin cần cho phần việc của họ; ràng buộc bảo mật trong hợp đồng; không cho phép tiếp thị trực tiếp tới khách tham quan; và thu hồi quyền truy cập hệ thống ngay sau khi sự kiện kết thúc.

An ninh hệ thống đăng ký

Hệ thống đăng ký trực tuyến là nơi tập trung dữ liệu và thường được dựng nhanh cho từng kỳ. Sáu biện pháp: xác thực chặt cho tài khoản quản trị; mã hóa dữ liệu; kiểm soát chức năng xuất tệp; ghi nhật ký truy cập; kiểm thử bảo mật trước khi mở đăng ký; và xóa dữ liệu khỏi hệ thống tạm sau khi kết thúc.

Điểm cuối hay bị bỏ quên: hệ thống đăng ký của kỳ hội chợ ba năm trước vẫn còn chạy trên một máy chủ nào đó, chứa đầy đủ dữ liệu và không ai vá lỗi.

Danh sách kiểm tra

• Có chia sẻ toàn bộ danh sách khách cho mọi đơn vị trưng bày không?
• Khách có được thông báo khi quét thẻ tại gian hàng không?
• Có bắt khai thông tin ngoài phạm vi cần để cấp thẻ vào cửa không?
• Có bán danh sách cho bên ngoài không?
• Thông tin sản phẩm mới của đơn vị trưng bày có được bảo mật không?
• Nhà thầu có bị thu hồi quyền sau sự kiện không?
• Hệ thống đăng ký của các kỳ trước có còn chạy không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Nền tảng so sánh giá và giới thiệu sản phẩm cần lưu ý gì?
• Đơn vị quản lý nhà tang lễ bệnh viện cần tuân thủ những gì?
• Đơn vị quản lý cây xanh và tưới tiêu đô thị cần lưu ý gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.