Theo Luật Chuyển đổi số 2025, ban quản lý chung cư số hoá vận hành cần tuân thủ những gì?

Ứng dụng cư dân và hệ thống thẻ ra vào ghi lại đời sống hàng ngày của mỗi hộ. Bài viết chỉ ra ranh giới và quyền của cư dân.

Một tòa chung cư số hoá đầy đủ ghi nhận: ai ra vào lúc nào, khách nào tới thăm căn hộ nào, xe của ai đỗ ở đâu, hộ nào nhận hàng gì, hộ nào chậm đóng phí. Cộng lại, đó là bức tranh khá đầy đủ về đời sống của từng gia đình.

Lưu ý trước: quản lý, vận hành nhà chung cư chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về nhà ở. Bài viết bàn về khía cạnh dữ liệu và hệ thống số.

Dữ liệu ra vào — mức nhạy cảm cao

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Chín nguyên tắc:

• Chỉ dùng cho an ninh tòa nhà, không cho mục đích khác;
• Không lập hồ sơ về thói quen ra vào của từng cư dân;
• Thời hạn lưu ngắn, xóa tự động;
• Phân quyền chặt — bảo vệ không tra cứu được lịch sử của một căn hộ;
• Ghi nhật ký mọi lần tra cứu;
• Giám sát tra cứu bất thường;
• Không cung cấp cho bên thứ ba ngoài quy định pháp luật;
• Cư dân tra cứu được dữ liệu của căn hộ mình;
• Thận trọng với sinh trắc — nếu dùng, lưu dạng đặc trưng, có phương án thay thế bằng thẻ.

Điểm thứ sáu là biện pháp bảo vệ quan trọng nhất và cũng thiết thực nhất: yêu cầu tra cứu lịch sử ra vào của một căn hộ cụ thể thường đến từ tranh chấp cá nhân, ghen tuông, hoặc theo dõi — và ban quản lý không nên là công cụ cho việc đó.

Điểm thứ hai đáng lưu ý với hệ thống nhận diện khuôn mặt: nó biết chính xác một người ra khỏi nhà lúc mấy giờ mỗi ngày, về lúc nào, có ngủ ở nhà đêm qua không.

Ứng dụng cư dân

Bảy nguyên tắc:

• Chỉ thu thập thông tin cần cho việc quản lý vận hành;
• Không công khai danh sách cư dân trong ứng dụng;
• Không hiển thị số căn hộ kèm tên khi cư dân đăng bài trong diễn đàn nội bộ nếu họ không muốn;
• Kiểm duyệt nội dung xúc phạm trong nhóm cư dân;
• Không dùng ứng dụng để gửi quảng cáo của bên thứ ba;
• Giữ kênh thay thế cho người không dùng ứng dụng;
• Bảo vệ tài khoản bằng xác thực phù hợp.

Điểm thứ năm là vấn đề thực tế: ứng dụng cư dân trở thành kênh quảng cáo cho các đơn vị dịch vụ mà ban quản lý có liên kết, và cư dân không có cách nào tắt.

Điểm thứ sáu là nguyên tắc không được đánh đổi: người cao tuổi không dùng điện thoại thông minh vẫn phải nhận được thông báo và đóng được phí.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Công nợ phí dịch vụ — ranh giới cần giữ

Đây là nơi hay xảy ra vi phạm nghiêm trọng nhất. Sáu điều không nên làm:

• Dán danh sách hộ nợ phí ở sảnh, thang máy;
• Đăng danh sách trong nhóm cư dân;
• Khóa thẻ ra vào hoặc chặn thang máy vì nợ phí;
• Cắt nước, cắt điện khi không có cơ sở pháp lý;
• Thông báo công khai tình trạng tài chính của một hộ;
• Gây áp lực qua nhóm cư dân.

Điểm thứ nhất và thứ hai là hành vi xâm phạm quyền riêng tư rõ ràng và cũng phổ biến. Việc một hộ chậm đóng phí là quan hệ giữa hộ đó và ban quản lý, không phải thông tin để công bố cho hàng nghìn người.

Điểm thứ ba đặc biệt nghiêm trọng: chặn quyền tiếp cận nơi ở vì tranh chấp dân sự về phí là hành vi vượt quá thẩm quyền và có thể gây nguy hiểm trong tình huống khẩn cấp.

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Cách làm đúng: thông báo riêng cho từng hộ; minh bạch cách tính phí; đối thoại; và nếu không giải quyết được thì theo trình tự pháp luật.

Camera trong tòa nhà

Bảy nguyên tắc:

• Biển báo rõ ở các khu vực;
• Không lắp hướng vào cửa căn hộ theo cách ghi lại ra vào của một hộ cụ thể;
• Không lắp trong thang máy theo cách thu âm;
• Không lắp ở khu vực riêng tư — phòng thay đồ hồ bơi, khu vệ sinh;
• Thời hạn lưu hợp lý, tự động xóa;
• Quy trình trích xuất có phê duyệt, ghi nhận, và thông báo cho ban quản trị;
• Không đăng hình ảnh cư dân lên nhóm, mạng xã hội.

Điểm thứ bảy là vi phạm phổ biến gây tổn thương thật: hình ảnh cư dân vứt rác sai chỗ, cãi nhau ở sảnh bị đăng lên nhóm cư dân kèm bình luận, và người đó chịu áp lực xã hội nặng nề.

Dữ liệu khách và giao hàng

Năm nguyên tắc: chỉ ghi nhận thông tin khách ở mức cần cho an ninh; không lưu lâu hơn cần thiết; không tiết lộ ai đến thăm căn hộ nào; bảo mật thông tin trên đơn hàng nhận hộ; và không mở, kiểm tra hàng của cư dân.

Điểm thứ ba đáng nhấn mạnh: thông tin về khách đến thăm một căn hộ là đời sống riêng tư của gia đình đó.

Không mua bán dữ liệu cư dân

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Năm tình huống: bán danh sách cư dân cho môi giới bất động sản; chia sẻ cho đơn vị bán nội thất, dịch vụ gia đình; cung cấp cho đơn vị bảo hiểm, tài chính; nhân viên bán danh sách ra ngoài; và chia sẻ danh sách căn hộ trống, căn hộ cho thuê.

Danh sách cư dân chung cư là loại dữ liệu bị mua bán phổ biến nhất trên thị trường, và ban quản lý là nguồn rò rỉ chính.

Nhà thầu và đơn vị dịch vụ

Năm nguyên tắc: chỉ chia sẻ thông tin cần cho phần việc; ràng buộc bảo mật trong hợp đồng; thu hồi quyền truy cập và thẻ ngay khi kết thúc; kiểm soát nhân sự nhà thầu vào khu vực kỹ thuật; và đổi mã khóa khi thay nhà thầu.

An ninh hệ thống

Sáu biện pháp: đổi mật khẩu mặc định trên đầu ghi camera và bộ điều khiển cửa; không mở cổng quản trị ra internet; tách mạng hệ thống kỹ thuật khỏi wifi cư dân; sao lưu có kiểm tra khôi phục; phương án khi hệ thống thẻ sự cố, bảo đảm cư dân vẫn vào được nhà; và cập nhật phần mềm.

Điểm thứ năm quan trọng về an toàn: hệ thống cửa từ hỏng mà không có phương án mở thủ công là tình huống nguy hiểm khi có cháy.

Danh sách kiểm tra

• Bảo vệ có tra cứu được lịch sử ra vào của một căn hộ không?
• Có giám sát tra cứu bất thường không?
• Có dán, đăng danh sách hộ nợ phí không?
• Có khóa thẻ ra vào vì nợ phí không?
• Có đăng hình ảnh cư dân lên nhóm không?
• Có giữ kênh thay thế cho người không dùng ứng dụng không?
• Có phương án mở cửa thủ công khi hệ thống lỗi không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Người quản trị hệ thống cấp độ 3 trở lên có phải tập huấn bắt buộc?
• Nhà nước làm gì để nâng cao tự chủ về an ninh mạng?
• Nhà cung cấp có được ngăn khách hàng chuyển sang dịch vụ khác?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.