Ban quản lý chợ truyền thống số hóa quản lý tiểu thương cần làm gì?

Chợ truyền thống là nơi khoảng cách số rõ rệt nhất. Bài viết đưa ra lộ trình số hóa phù hợp và các hỗ trợ có thể tiếp cận.

Chợ truyền thống vẫn là kênh phân phối quan trọng, đặc biệt ở khu vực nông thôn và với nhóm dân cư lớn tuổi. Ban quản lý chợ đang đứng trước yêu cầu số hóa: thu phí điện tử, quản lý ki-ốt, truy xuất nguồn gốc hàng hóa. Nhưng phần lớn tiểu thương không quen công nghệ.

Nguyên tắc: không bỏ ai lại phía sau

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Áp dụng vào chợ truyền thống, nguyên tắc quan trọng nhất là: luôn duy trì phương án không cần công nghệ.

Ba ví dụ:

Thu phí điện tử tốt, nhưng vẫn nhận tiền mặt tại ban quản lý;
Thông báo qua nhóm trực tuyến tiện, nhưng vẫn dán bảng tin tại chợ;
Đăng ký ki-ốt trực tuyến nhanh, nhưng vẫn nhận hồ sơ giấy.

Việc bắt buộc mọi tiểu thương phải dùng ứng dụng sẽ loại nhóm lớn tuổi ra khỏi hoạt động kinh doanh của chính họ.

Lộ trình phù hợp

Thứ tự ưu tiên nên theo mức khó và mức lợi ích:

Bước một — quản lý nội bộ của ban quản lý. Số hóa danh sách ki-ốt, hợp đồng thuê, theo dõi thu phí. Việc này không đòi hỏi tiểu thương thay đổi gì, mà cải thiện ngay công tác quản lý.

Bước hai — kênh thông tin. Lập nhóm thông báo, đăng thông tin về giá cả, quy định, sự kiện. Tiểu thương nào dùng được thì dùng, không bắt buộc.

Bước ba — thanh toán không tiền mặt. Hỗ trợ tiểu thương có mã chuyển khoản dán tại quầy. Đây là bước có lợi ích rõ nhất cho tiểu thương: giảm rủi ro tiền giả, tiền mất, và tiện cho khách trẻ.

Bước bốn — quảng bá và bán hàng trực tuyến. Với các mặt hàng phù hợp, hỗ trợ tiểu thương mở kênh bán hàng.

Sai lầm phổ biến là làm ngược: đầu tư hệ thống lớn ngay từ đầu rồi phát hiện không ai dùng.

Dữ liệu tiểu thương

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Ban quản lý nắm hồ sơ tiểu thương: căn cước, địa chỉ, mặt hàng kinh doanh, doanh thu ước tính, tình trạng nợ phí. Năm biện pháp:

Không công khai danh sách nợ phí tại bảng tin — đây là cách gây áp lực nhưng xâm phạm quyền riêng tư và làm tổn hại uy tín kinh doanh của người bị nêu tên;
Phân quyền — nhân viên thu phí không cần xem toàn bộ hồ sơ;
Bảo vệ ảnh chụp giấy tờ — không lưu trên điện thoại cá nhân của nhân viên;
Không chia sẻ danh sách tiểu thương cho đơn vị bán hàng, cho vay;
Thời hạn lưu theo quy định về hồ sơ.

Điểm thứ nhất và thứ tư là hai vi phạm phổ biến nhất trong thực tế quản lý chợ.

Chứng từ thu phí điện tử

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Nghĩa là biên nhận thu phí điện tử có giá trị. Ba yêu cầu thực tế:

Tiểu thương nhận được biên nhận ngay khi nộp, qua tin nhắn hoặc bản in;
Tra cứu lại được lịch sử nộp phí của mình;
Rõ ràng về khoản mục — phí gì, kỳ nào, bao nhiêu.

Điểm thứ hai quan trọng cho tính minh bạch: tiểu thương tự kiểm tra được mình đã nộp gì, tránh tranh chấp.

Hỗ trợ tiếp cận

Điều 42 Luật 148/2025/QH15 về thu hẹp khoảng cách số có nhiều nội dung áp dụng được.

Khoản 2 giao các cơ quan trách nhiệm phổ cập, hỗ trợ các điều kiện tiếp cận, khả năng sử dụng dịch vụ số cơ bản, nâng yêu cầu phổ cập dịch vụ viễn thông, chú trọng nhóm đối tượng dễ bị tổn thương.

Cụm "khả năng sử dụng" là chìa khóa. Ban quản lý chợ có thể tổ chức:

Buổi hướng dẫn tại chỗ về dùng mã chuyển khoản;
Hỗ trợ tiểu thương cài đặt và dùng ứng dụng ngân hàng;
Bố trí người hỗ trợ thường trực trong giai đoạn đầu;
Tài liệu hướng dẫn bằng hình ảnh, chữ to, ngôn ngữ đơn giản.

Khoản 3 Điều 42 quy định Nhà nước có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp cấp miễn phí chứng thư chữ ký số công cộng cho người dân phù hợp với địa bàn, đối tượng và thời gian. Ban quản lý nên tìm hiểu chương trình này với chính quyền địa phương.

Truy xuất nguồn gốc hàng hóa

Với thực phẩm tươi sống, yêu cầu truy xuất ngày càng chặt. Ba việc ban quản lý có thể làm:

Hỗ trợ tiểu thương lưu giữ chứng từ nhập hàng, dù ở dạng ảnh chụp;
Kết nối tiểu thương với nguồn cung có hồ sơ đầy đủ;
Hướng dẫn ghi chép đơn giản mà đáp ứng yêu cầu kiểm tra.

Việc này chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về an toàn thực phẩm — cần tra riêng.

Ki-ốt và hợp đồng thuê điện tử

Việc số hóa hợp đồng thuê ki-ốt mang lại lợi ích rõ: tra cứu nhanh, không thất lạc, biết chính xác ai thuê gì tới khi nào.

Bốn lưu ý khi triển khai:

Tiểu thương phải có bản của mình — in ra hoặc gửi qua tin nhắn, không chỉ nằm trong hệ thống của ban quản lý;
Nội dung phải dễ hiểu — tránh ngôn ngữ hành chính rườm rà;
Thông báo trước khi hết hạn — qua nhiều kênh, không chỉ trong ứng dụng;
Lịch sử thay đổi được ghi nhận — điều chỉnh giá thuê, diện tích phải có dấu vết.

Điểm thứ nhất quan trọng về mặt công bằng: tiểu thương cần giữ được bằng chứng về quyền của mình, không phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống của bên kia.

Khi có tranh chấp

Tranh chấp trong chợ khá phổ biến: vị trí ki-ốt, mức phí, thời hạn thuê. Hệ thống số hóa giúp giải quyết nhanh hơn nếu được thiết kế đúng.

Ba yếu tố: hợp đồng và các phụ lục lưu đầy đủ, có ghi nhận thời điểm; lịch sử nộp phí tra cứu được từ cả hai phía; và mọi thông báo đều có bằng chứng đã gửi.

Điểm cuối là điểm hay thiếu nhất. Ban quản lý thông báo miệng hoặc dán bảng tin, đến khi tranh chấp thì không chứng minh được tiểu thương đã được thông báo.

Camera trong chợ

Ba nguyên tắc:

Có biển thông báo;
Tắt micro — chợ là nơi diễn ra vô số cuộc trao đổi riêng tư;
Không đăng hình ảnh từ camera lên mạng, kể cả khi nghi ngờ có hành vi sai.

Danh sách kiểm tra

Có duy trì phương án không cần công nghệ cho mọi thủ tục không?
Danh sách nợ phí có bị công khai không?
Ảnh giấy tờ tiểu thương có lưu trên máy cá nhân của nhân viên không?
Có chia sẻ danh sách tiểu thương cho đơn vị bên ngoài không?
Tiểu thương có tra cứu lại được lịch sử nộp phí không?
Có hỗ trợ hướng dẫn tại chỗ cho người chưa quen không?
Micro trên camera đã tắt chưa?

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 148/2025/QH15 Điều 42
Luật 148/2025/QH15 Điều 27
Luật 20/2023/QH15 Điều 9
Luật 148/2025/QH15 Điều 41

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Theo Luật Chuyển đổi số 2025, ban quản lý chợ truyền thống số hóa quản lý tiểu thương cần làm gì?