Theo Luật Giao dịch điện tử, thời điểm gửi và nhận email giao dịch được xác định thế nào?

Thời điểm gửi là khi thông điệp rời khỏi hệ thống dưới sự kiểm soát của người khởi tạo; thời điểm nhận là khi nhập vào hệ thống được chỉ định và có thể truy cập được.

Trong tranh chấp hợp đồng, câu hỏi "thông báo đã được gửi và nhận lúc nào" thường quyết định ai đúng ai sai. Điều 15 và Điều 17 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 đưa ra quy tắc mặc định cho câu hỏi này.

Nguyên tắc chung — ưu tiên thỏa thuận

Cả Điều 15 và Điều 17 đều mở đầu bằng cùng một mệnh đề: trường hợp các bên tham gia giao dịch không có thỏa thuận khác thì...

Nghĩa là các quy tắc dưới đây là mặc định, áp dụng khi các bên không thỏa thuận. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thỏa thuận quy tắc riêng trong hợp đồng — và trong nhiều trường hợp nên làm vậy để tránh tranh cãi.

Thời điểm gửi — khoản 1 Điều 15

Khoản 1 Điều 15 quy định: thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu đó rời khỏi hệ thống thông tin dưới sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo.

Và một quy tắc bổ sung: trường hợp hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo hoặc người đại diện của người khởi tạo, thời điểm gửi một thông điệp dữ liệu là thời điểm thông điệp dữ liệu này nhập vào hệ thống thông tin.

Hai tình huống:

• Doanh nghiệp tự vận hành hệ thống gửi — thời điểm gửi là khi thông điệp rời khỏi hệ thống đó;
• Doanh nghiệp dùng dịch vụ bên ngoài — thời điểm gửi là khi thông điệp nhập vào hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ.

Trong thực tế, đa số doanh nghiệp dùng dịch vụ thư điện tử bên ngoài, nên thuộc tình huống thứ hai. Điều này có lợi cho người gửi: thời điểm gửi được tính sớm, ngay khi thông điệp vào hệ thống nhà cung cấp, không phụ thuộc thời gian xử lý sau đó.

Thời điểm nhận — khoản 1 Điều 17

Khoản 1 Điều 17 quy định hai trường hợp:

• Người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận — thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định và có thể truy cập được;
• Người nhận không chỉ định hệ thống nào — thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận và có thể truy cập được.

Cụm "và có thể truy cập được" xuất hiện trong cả hai trường hợp và là điều kiện quan trọng. Thông điệp nằm trong hệ thống nhưng không truy cập được — chẳng hạn bị lỗi định dạng, bị mã hóa mà người nhận không có khóa — thì chưa được coi là đã nhận.

Đáng chú ý: thời điểm nhận không phụ thuộc vào việc người nhận có thực sự đọc hay không. Chỉ cần thông điệp đã vào hệ thống và có thể truy cập được.

Ý nghĩa của việc chỉ định hệ thống nhận

Sự khác biệt giữa hai trường hợp trên có hệ quả thực tế. Nếu doanh nghiệp chỉ định một địa chỉ nhận trong hợp đồng, thông điệp gửi tới địa chỉ khác không tính là đã nhận theo trường hợp thứ nhất.

Ngược lại, nếu không chỉ định, thông điệp gửi tới bất kỳ hệ thống nào của doanh nghiệp cũng được tính. Đây là rủi ro: một thông báo quan trọng gửi tới địa chỉ ít người theo dõi vẫn được coi là đã nhận.

Khuyến nghị: chỉ định rõ địa chỉ nhận thông báo trong hợp đồng, kèm quy trình nội bộ bảo đảm địa chỉ đó được theo dõi thường xuyên và có người thay thế khi vắng mặt.

Địa điểm gửi và nhận

Khoản 2 Điều 15 quy định: ở bất kỳ địa điểm nào thông điệp dữ liệu được gửi thì địa điểm gửi vẫn được coi là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu là cá nhân. Trường hợp có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi là trụ sở chính hoặc trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

Khoản 2 Điều 17 quy định tương tự cho địa điểm nhận.

Quy tắc này giải quyết một đặc thù của môi trường điện tử: máy chủ có thể đặt ở bất kỳ đâu, nhân viên có thể gửi từ bất kỳ nơi nào. Việc gắn địa điểm với trụ sở hoặc nơi cư trú tạo ra một điểm xác định ổn định.

Địa điểm gửi, nhận có ý nghĩa trong việc xác định pháp luật áp dụng và thẩm quyền giải quyết tranh chấp — đặc biệt với giao dịch xuyên biên giới.

Xác nhận đã nhận — Điều 16

Khoản 2 Điều 16 Luật 20/2023/QH15 có các quy tắc liên quan trực tiếp tới thực tiễn:

• Điểm a — người nhận được xem là đã nhận nếu thông điệp dữ liệu được nhập vào hệ thống thông tin do người đó chỉ định và có thể truy cập được;
• Điểm b — người nhận có quyền coi mỗi thông điệp dữ liệu nhận được là một thông điệp độc lập, trừ trường hợp đó là bản sao của một thông điệp khác mà người nhận biết hoặc buộc phải biết là bản sao;
• Điểm c — nếu người khởi tạo có yêu cầu hoặc thỏa thuận về việc gửi thông báo xác nhận thì người nhận phải thực hiện đúng;
• Điểm d — nếu người khởi tạo đã tuyên bố thông điệp chỉ có giá trị khi có thông báo xác nhận thì thông điệp đó được xem là chưa gửi cho đến khi người khởi tạo nhận được thông báo xác nhận.

Điểm d là công cụ hữu ích cho các thông báo quan trọng: bằng cách tuyên bố trước rằng thông điệp chỉ có giá trị khi có xác nhận, người gửi tự bảo vệ mình khỏi tình huống thông điệp thất lạc mà không biết.

Điểm b về thông điệp trùng lặp có ý nghĩa với hệ thống tự động: nếu một đơn hàng được gửi hai lần do lỗi kỹ thuật, người nhận có quyền coi đó là hai đơn hàng độc lập — trừ khi biết hoặc buộc phải biết đó là bản sao.

Gửi, nhận tự động — Điều 18

Điều 18 quy định: trường hợp người khởi tạo hoặc người nhận chỉ định một hoặc nhiều hệ thống thông tin tự động gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu thì việc gửi, nhận thực hiện theo quy định tại các điều 14, 15, 16 và 17 của Luật này.

Nghĩa là hệ thống tự động không có quy tắc riêng — áp dụng cùng bộ quy tắc như giao dịch có con người tham gia. Điều này nhất quán với khoản 1 Điều 34 về hợp đồng điện tử giao kết từ tương tác giữa các hệ thống tự động.

Điều khoản nên có trong hợp đồng

Từ các quy tắc mặc định trên, những nội dung doanh nghiệp nên thỏa thuận rõ:

• Địa chỉ nhận thông báo chính thức của mỗi bên, và thủ tục thay đổi địa chỉ;
• Loại thông báo nào bắt buộc phải có xác nhận — vận dụng điểm c và điểm d khoản 2 Điều 16;
• Thời hạn xác nhận và hệ quả khi không xác nhận;
• Cách xác định thời điểm có hiệu lực của thông báo — theo thời điểm gửi hay thời điểm nhận;
• Xử lý ngày nghỉ, ngoài giờ làm việc — quy tắc mặc định không phân biệt, nên nếu muốn khác thì phải thỏa thuận;
• Kênh dự phòng khi hệ thống chính gặp sự cố.

Về mặt kỹ thuật, doanh nghiệp nên bảo đảm hệ thống ghi lại đầy đủ nhật ký gửi, nhận với dấu thời gian chính xác. Theo khoản 2 Điều 11 Luật 20/2023/QH15, giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ — nên nhật ký chính là bằng chứng về độ tin cậy đó.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Nhà nước làm gì để nâng cao tự chủ về an ninh mạng?
• Nhà cung cấp có được ngăn khách hàng chuyển sang dịch vụ khác?
• Sản phẩm công nghệ số trong nước có được ưu tiên khi đấu thầu?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 15
• Luật 20/2023/QH15 Điều 17
• Luật 20/2023/QH15 Điều 16

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.