Theo Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp xuất nhập khẩu dùng chứng từ điện tử cần lưu ý gì?

Chứng thư điện tử do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn — điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót khi làm thủ tục.

Một lô hàng xuất khẩu kéo theo hàng chục loại giấy tờ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch. Phần lớn nay đã điện tử. Bài viết đi qua những điểm pháp lý mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu hay vướng.

Điểm vướng số một — chứng thư do nước ngoài cấp

Khoản 2 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định: Chứng thư điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhập khẩu bỏ sót. Một giấy chứng nhận điện tử do tổ chức nước ngoài cấp, dù có chữ ký số hợp lệ ở nước sở tại, vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận tại Việt Nam — trừ khi thuộc diện miễn.

Việc miễn thường dựa trên điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi lên kế hoạch, vì thủ tục hợp pháp hóa mất thời gian và có thể làm chậm cả lô hàng.

Thực hành nên áp dụng: lập một bảng theo dõi các loại chứng từ thường dùng, đánh dấu loại nào cần hợp pháp hóa, loại nào được miễn, và cập nhật khi có thay đổi.

Ba điều kiện của chứng thư điện tử

Khoản 1 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định thông tin trong chứng thư điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng đủ:

• Điểm a — được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành;
• Điểm b — thông tin có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh;
• Điểm c — có dấu thời gian nếu pháp luật yêu cầu chỉ ra thời gian.

Điểm a có ý nghĩa thực tế lớn: một bản quét từ giấy gửi qua thư điện tử không phải chứng thư điện tử. Nhiều doanh nghiệp nhận bản quét từ đối tác nước ngoài và tưởng đó là chứng thư điện tử hợp lệ.

Điểm c đáng chú ý với chứng từ có mốc thời gian quan trọng — giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ. Cần kiểm tra chứng thư có dấu thời gian không nếu pháp luật đòi hỏi.

Vận đơn — nhóm đặc biệt

Vận đơn thuộc nhóm giấy tờ có thể chuyển giao quyền sở hữu, được quy định riêng tại Điều 20 Luật 20/2023/QH15.

Khoản 1 Điều 20 đặt ra bốn điều kiện, trong đó hai điều kiện quan trọng nhất:

• Điểm a — chứng thư điện tử khẳng định được chủ thể sở hữu và chỉ chủ thể này đang kiểm soát;
• Điểm c — hệ thống thông tin phục vụ việc chuyển giao phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3.

Khoản 2 và khoản 3 Điều 20 quy định về chuyển đổi hình thức: với loại giấy tờ chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất, bản cũ không còn giá trị pháp lý ngay khi việc chuyển đổi được hoàn thành và đáp ứng yêu cầu tương ứng tại Điều 12.

Hàm ý vận hành: không được giữ song song vận đơn giấy và vận đơn điện tử của cùng một lô hàng.

Hợp đồng ngoại thương

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Điều kiện nhẹ này áp dụng cho phần lớn chứng từ thương mại. Nhưng với hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần lưu ý thêm ba điểm:

Luật áp dụng. Hợp đồng có yếu tố nước ngoài có thể chịu sự điều chỉnh của pháp luật nước khác theo thỏa thuận. Quy định của Luật Giao dịch điện tử Việt Nam áp dụng khi pháp luật Việt Nam được áp dụng.

Yêu cầu của đối tác và ngân hàng. Ngân hàng mở thư tín dụng có thể có yêu cầu riêng về hình thức chứng từ, chặt hơn quy định pháp luật.

Chữ ký. Chữ ký số của Việt Nam có được đối tác nước ngoài công nhận không, và ngược lại — đây là câu hỏi cần làm rõ trước khi ký.

Thông báo trong quá trình thực hiện

Điều 38 Luật 20/2023/QH15 quy định: Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Với thương mại quốc tế, nơi các bên ở múi giờ khác nhau và trao đổi chủ yếu qua thư điện tử, quy định này rất hữu ích. Nhưng cần chuẩn bị:

• Ghi rõ địa chỉ thư điện tử chính thức của mỗi bên trong hợp đồng;
• Quy định về thời điểm nhận — nhất là khi hai bên khác múi giờ;
• Lưu bằng chứng gửi — nhật ký máy chủ thư, xác nhận đã nhận.

Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ xuất nhập khẩu phải lưu theo thời hạn quy định của pháp luật hải quan, thuế và kế toán. Với hồ sơ điện tử, ba yêu cầu:

• Đọc được sau nhiều năm — lưu ở định dạng phổ thông, không phụ thuộc phần mềm chuyên dụng;
• Giữ được tính toàn vẹn — có cơ chế phát hiện thay đổi;
• Truy xuất được theo lô hàng — khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp cần tập hợp nhanh toàn bộ chứng từ của một lô.

Yêu cầu thứ ba là yêu cầu thực tế nhất. Nhiều doanh nghiệp lưu chứng từ rải rác trên nhiều hệ thống, và việc tập hợp hồ sơ một lô hàng cũ mất nhiều ngày.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Hoạt động xuất nhập khẩu tất yếu kéo theo việc gửi dữ liệu ra nước ngoài: thông tin người mua, người bán, đôi khi cả dữ liệu cá nhân của người đại diện.

Doanh nghiệp cần rà soát: dữ liệu cá nhân nào được gửi ra ngoài, gửi cho ai, mục đích gì. Việc này chịu điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, cần tra riêng.

Danh sách kiểm tra

• Có bảng theo dõi chứng từ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự chưa?
• Chứng thư nhận từ đối tác có chữ ký số của tổ chức phát hành không, hay chỉ là bản quét?
• Với vận đơn điện tử — nền tảng có bảo đảm một chủ sở hữu duy nhất không?
• Có tồn tại song song bản giấy và bản điện tử của cùng một chứng từ không?
• Hợp đồng có ghi rõ địa chỉ thư điện tử chính thức và quy tắc thông báo không?
• Có tập hợp nhanh được hồ sơ một lô hàng khi cần không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp viễn thông và nhà cung cấp Internet có nghĩa vụ riêng nào?
• Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng điều kiện gì để hợp lệ?
• Làm dự án công nghệ cho cơ quan nhà nước phải đáp ứng chuẩn nào?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 19
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 20/2023/QH15 Điều 38
• Luật 20/2023/QH15 Điều 20

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.