Theo Luật Giao dịch điện tử, chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng điều kiện gì để hợp lệ?

Ba lớp điều kiện: giá trị như bản gốc theo Điều 10, điều kiện lưu trữ theo Điều 13, và điều kiện chuyển đổi từ giấy theo Điều 12 — kèm quy định chuyên ngành về kế toán.

Số hóa chứng từ kế toán là bước chuyển đổi số cho hiệu quả rõ nhất về mặt chi phí lưu trữ và tra cứu. Nhưng đây cũng là nhóm tài liệu có yêu cầu pháp lý chặt và thời hạn lưu trữ dài.

Lớp thứ nhất — chứng từ điện tử là thông điệp dữ liệu

Khoản 1 Điều 7 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 liệt kê hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu, trong đó có chứng từ điện tử, bên cạnh văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax.

Vì là thông điệp dữ liệu, chứng từ điện tử được hưởng nguyên tắc tại Điều 8: thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Khoản 1 Điều 9 bổ sung: trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Lớp thứ hai — giá trị như bản gốc

Với chứng từ kế toán, việc chứng minh là bản gốc rất quan trọng khi quyết toán và thanh tra. Điều 10 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ hai điều kiện:

• Khoản 1 — thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Thông tin được xem là toàn vẹn khi chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị;
• Khoản 2 — thông tin có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Điểm mấu chốt của khoản 1: tính toàn vẹn được đo từ thời điểm khởi tạo, không phải từ khi bắt đầu lưu trữ. Nếu chứng từ được sửa sau khi lập rồi mới lưu, tính toàn vẹn đã bị phá vỡ.

Về mặt hệ thống, điều này đòi hỏi: chứng từ đã phát hành không cho sửa trực tiếp; mọi điều chỉnh phải bằng chứng từ điều chỉnh riêng; và có cơ chế phát hiện thay đổi.

Lớp thứ ba — điều kiện lưu trữ

Khoản 1 Điều 13 Luật 20/2023/QH15 quy định: trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ:

• Điểm a — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Điểm b — thông tin được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;
• Điểm c — được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận.

Khoản 2 Điều 13 trao quyền lựa chọn: trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, được lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các yêu cầu tại khoản 1.

Khoản 3 Điều 13 khẳng định: việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy. Nội dung và thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Mệnh đề cuối quan trọng với chứng từ kế toán: thời hạn lưu trữ vẫn theo pháp luật chuyên ngành — Luật Giao dịch điện tử chỉ cho phép đổi hình thức lưu trữ, không rút ngắn thời hạn.

Vấn đề của lưu trữ dài hạn

Chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ tính bằng nhiều năm. Điểm a khoản 1 Điều 13 — truy cập và sử dụng được để tham chiếu — trở thành thách thức kỹ thuật thực sự trong khoảng thời gian đó.

Các rủi ro cụ thể:

• Định dạng tệp lỗi thời — phần mềm đọc không còn được hỗ trợ;
• Phần mềm kế toán ngừng hoạt động — dữ liệu bị khóa trong định dạng riêng;
• Mất khóa mã hóa hoặc mất thông tin đăng nhập hệ thống lưu trữ;
• Chứng thư số hết hạn — làm khó việc kiểm tra chữ ký sau nhiều năm.

Biện pháp phòng ngừa:

• Chọn định dạng mở, ổn định cho bản lưu trữ, bên cạnh định dạng làm việc của phần mềm;
• Lưu kèm dữ liệu kiểm tra chữ ký tại thời điểm ký, không chỉ lưu tệp đã ký;
• Cân nhắc dùng dấu thời gian — Điều 31 Luật 20/2023/QH15 quy định dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu, và dấu thời gian được tạo ra dưới dạng chữ ký số;
• Đưa quyền xuất dữ liệu vào hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm — khoản 2 Điều 26 Luật Công nghiệp công nghệ số 71/2025/QH15 cấm bên cung cấp gây trở ngại thương mại, kỹ thuật ngăn cản khách hàng lưu trữ dữ liệu số được tạo ra khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc chuyển sang sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bên khác;
• Kiểm tra định kỳ khả năng mở lại các tệp lưu trữ cũ — việc này ít ai làm nhưng phát hiện được vấn đề trước khi quá muộn.

Chuyển chứng từ giấy sang điện tử

Khoản 1 Điều 12 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ:

• Điểm a — thông tin được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Điểm b — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
• Điểm d — với giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì ngoài ba điểm trên còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi.

Điểm c là yêu cầu hay bị bỏ sót nhất trong thực tế: nhiều đơn vị quét chứng từ rồi lưu tệp mà không gắn ký hiệu xác nhận đã chuyển đổi và thông tin đơn vị thực hiện. Bản quét như vậy chưa đáp ứng khoản 1 Điều 12.

Chiều ngược lại — từ điện tử sang giấy

Khoản 2 Điều 12 quy định văn bản giấy chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải:

• Điểm a — thông tin được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
• Điểm b — có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
• Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và thông tin của đơn vị thực hiện.

Điểm b là yêu cầu đặc thù của chiều này: bản giấy phải cho biết tra cứu bản gốc điện tử ở đâu — cơ chế đối chiếu khi có nghi ngờ.

Giá trị chứng cứ khi có tranh chấp

Khoản 2 Điều 11 Luật 20/2023/QH15 quy định giá trị dùng làm chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào:

• Độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ;
• Cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn;
• Cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận;
• Và các yếu tố phù hợp khác.

Ba yếu tố đầu đều nói về cách thức — tức quy trình và biện pháp kỹ thuật, không phải bản thân dữ liệu. Một chứng từ có nội dung đúng nhưng nằm trong hệ thống ai cũng sửa được, không có nhật ký, sẽ có giá trị chứng cứ thấp.

Đây là lý do hệ thống lưu chứng từ nên có: phân quyền truy cập, nhật ký thao tác được bảo vệ, và cơ chế không cho sửa trực tiếp chứng từ đã phát hành.

Chữ ký trên chứng từ

Khoản 2 Điều 23 Luật 20/2023/QH15 quy định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Khoản 3 Điều 23 bổ sung: trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó — tức chữ ký số của tổ chức thay được cho việc đóng dấu.

Cần lưu ý khoản 12 Điều 3: chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng KHÔNG bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu. Ký số không phải mã hóa — chứng từ đã ký vẫn đọc được bởi bất kỳ ai nhận được nó.

Danh mục triển khai

• Đối chiếu quy định chuyên ngành về kế toán, thuế trước khi bỏ lưu trữ giấy;
• Xác định thời hạn lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành;
• Thiết kế trường siêu dữ liệu bắt buộc theo điểm c khoản 1 Điều 13;
• Chọn định dạng lưu trữ mở, ổn định cho bản lưu dài hạn;
• Cấu hình hệ thống không cho sửa trực tiếp chứng từ đã phát hành;
• Bật nhật ký thao tác và bảo vệ khỏi bị xóa;
• Lưu kèm dữ liệu kiểm tra chữ ký, không chỉ lưu tệp đã ký;
• Gắn ký hiệu xác nhận chuyển đổi trên mọi chứng từ số hóa từ giấy;
• Dùng chữ ký số của tổ chức khi chuyển đổi giấy phép, chứng nhận theo điểm d khoản 1 Điều 12;
• Đưa quyền xuất toàn bộ dữ liệu vào hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm;
• Kiểm tra định kỳ khả năng mở lại các tệp lưu trữ cũ.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Đơn vị tổ chức cuộc thi người mẫu cần tuân thủ những gì?
• Nhà máy dệt nhuộm số hoá sản xuất và quan trắc cần lưu ý gì?
• Đơn vị vận hành sân vận động số hoá cần tuân thủ những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 10
• Luật 20/2023/QH15 Điều 13
• Luật 20/2023/QH15 Điều 12

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.