Người bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần lưu ý gì về dữ liệu?

Người bán trên sàn nhận được thông tin người mua để giao hàng, nhưng phạm vi sử dụng có giới hạn. Bài viết chỉ ra ranh giới cụ thể.

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử là mô hình phổ biến với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Sàn lo phần kỹ thuật, người bán lo hàng hóa. Nhưng có một vùng nhiều người bán chưa rõ: dữ liệu người mua thuộc về ai và được dùng tới đâu.

Người mua là khách của ai

Đây là câu hỏi nền tảng. Người mua tạo tài khoản trên sàn, đọc chính sách của sàn, tin tưởng sàn. Người bán nhận được thông tin của họ để thực hiện đơn hàng.

Hệ quả: phạm vi người bán được sử dụng thông tin đó bị giới hạn ở mục đích thực hiện đơn hàng, trừ khi có cơ sở khác.

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Bốn việc người bán hay làm mà cần xem lại

Một — lưu số điện thoại khách để tiếp thị riêng

Người bán xuất danh sách đơn hàng, lấy số điện thoại, rồi nhắn tin mời mua hàng ngoài sàn hoặc quảng cáo sản phẩm mới.

Khách cung cấp số điện thoại cho mục đích giao hàng. Việc dùng số đó để tiếp thị là sử dụng ngoài mục đích, trừ khi khách đã đồng ý riêng.

Cách làm đúng: mời khách chủ động theo dõi gian hàng, đăng ký nhận tin qua kênh của sàn — nơi khách tự quyết định.

Hai — kéo khách ra ngoài sàn

Nhắn tin cho khách mời giao dịch trực tiếp để tránh phí sàn. Ngoài việc vi phạm quy chế của sàn, đây còn là sử dụng dữ liệu ngoài mục đích.

Với khách hàng, việc này cũng bất lợi: giao dịch ngoài sàn mất cơ chế bảo vệ, khó khiếu nại khi có vấn đề.

Ba — chia sẻ danh sách khách cho người khác

Người bán có nhiều gian hàng, hoặc hợp tác với người bán khác, và dùng chung danh sách. Đây là chia sẻ dữ liệu không có cơ sở.

Bốn — công khai thông tin khách khi có tranh chấp

Khách đánh giá xấu, người bán đăng ảnh chụp tin nhắn kèm tên, số điện thoại, địa chỉ của khách lên mạng để phản bác.

Đây là hành vi nghiêm trọng, vừa xâm phạm quyền riêng tư vừa có thể dẫn tới việc khách bị quấy rối. Cần tuyệt đối tránh, dù bức xúc tới đâu.

Bảo vệ dữ liệu người bán nắm giữ

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Với người bán quy mô nhỏ, năm việc đơn giản:

Tài khoản gian hàng có mật khẩu mạnh và xác thực nhiều lớp;
Không chia sẻ tài khoản — nếu có nhân viên, dùng tính năng phân quyền của sàn;
Không xuất danh sách khách ra tệp nếu không thực sự cần;
Xóa các tệp đã xuất sau khi dùng xong;
Thu hồi quyền khi nhân viên nghỉ.

Điểm thứ hai đáng lưu ý: chia sẻ tài khoản gian hàng vừa là rủi ro bảo mật vừa khiến không xác định được ai đã thao tác gì.

Tin nhắn với khách hàng

Kênh trò chuyện trên sàn chứa nhiều thông tin: khách hỏi gì, mua cho ai, tình huống cá nhân. Ba nguyên tắc:

Không chụp màn hình tin nhắn đăng lên mạng — kể cả để khoe đơn hàng hay phản bác đánh giá;
Không lưu nội dung trò chuyện ra ngoài hệ thống của sàn nếu không cần;
Nhân viên trả lời tin nhắn phải được đào tạo về bảo mật thông tin khách.

Điểm thứ nhất là vi phạm rất phổ biến. Ảnh chụp màn hình dù đã che tên vẫn thường để lộ đủ thông tin để nhận ra người mua.

Minh bạch với người mua

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Với người bán, nguyên tắc thông tin phải chính xác áp dụng trực tiếp vào mô tả sản phẩm:

Ảnh phải là ảnh sản phẩm thật, không lấy ảnh của người khác;
Thông số kỹ thuật đúng thực tế;
Nguồn gốc, hạn sử dụng ghi trung thực;
Chính sách đổi trả rõ ràng, hiển thị trước khi khách đặt.

Với ảnh sản phẩm do trí tuệ nhân tạo tạo ra hoặc chỉnh sửa nhiều, cần cân nhắc ghi chú — ảnh không phản ánh đúng sản phẩm là thông tin không chính xác.

Giá trị pháp lý của giao dịch trên sàn

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Nghĩa là đơn hàng, xác nhận, trao đổi trên sàn đều là bằng chứng. Ba thực hành cho người bán:

Trao đổi quan trọng thực hiện trên kênh của sàn, không chuyển sang ứng dụng nhắn tin cá nhân — vì kênh sàn có lưu vết;
Lưu ảnh đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển;
Ghi rõ tình trạng hàng khi gửi, đặc biệt với hàng dễ vỡ.

Điểm thứ nhất bảo vệ người bán khi có tranh chấp: mọi cam kết đều có ghi nhận.

Bán trên nhiều sàn cùng lúc

Phần lớn người bán có gian hàng trên hai, ba sàn khác nhau, cộng thêm kênh mạng xã hội. Điều này tạo ra vấn đề dữ liệu ít ai để ý.

Ba nguyên tắc:

Không gộp danh sách khách từ các sàn thành một tệp dùng chung — khách của sàn A không đồng ý cho bạn liên hệ vì họ mua ở sàn B;
Không dùng dữ liệu từ sàn này để tiếp thị trên kênh khác;
Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh — kiểm tra xem nó lưu dữ liệu ở đâu, nhà cung cấp có xem được không.

Điểm thứ ba đáng chú ý với người bán quy mô lớn. Phần mềm đồng bộ đơn hàng từ nhiều sàn nắm toàn bộ dữ liệu khách hàng của bạn, và điều khoản sử dụng của một số phần mềm cho phép họ khá nhiều quyền.

Hàng gửi kho của sàn

Nhiều người bán dùng dịch vụ lưu kho và giao hàng của sàn. Khi đó sàn xử lý gần như toàn bộ khâu vận hành, người bán chỉ cung cấp hàng.

Hai điểm cần rõ: người bán thường không còn thấy thông tin đầy đủ của người mua — điều này thực ra giảm rủi ro cho cả hai bên; và trách nhiệm với khách hàng vẫn thuộc về người bán về mặt chất lượng hàng hóa.

Khi ngừng bán trên sàn

Ba việc nên làm: xuất dữ liệu đơn hàng cần lưu theo quy định về kế toán, thuế; xóa các tệp danh sách khách đã xuất trước đó; và đóng tài khoản đúng quy trình của sàn.

Danh sách kiểm tra

Có lưu số điện thoại khách để tiếp thị ngoài sàn không?
Có nhắn tin kéo khách ra ngoài sàn không?
Có chụp màn hình tin nhắn khách đăng lên mạng không?
Tài khoản gian hàng có xác thực nhiều lớp chưa?
Có chia sẻ tài khoản với nhân viên không?
Ảnh sản phẩm có đúng hàng thật không?
Trao đổi quan trọng có thực hiện trên kênh của sàn không?

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 148/2025/QH15 Điều 5
Luật 148/2025/QH15 Điều 27
Luật 148/2025/QH15 Điều 41
Luật 20/2023/QH15 Điều 9

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Theo Luật Chuyển đổi số 2025, người bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần lưu ý gì về dữ liệu?