Theo Luật Chuyển đổi số 2025, câu lạc bộ và hội nhóm quản lý danh sách thành viên cần lưu ý gì?

Danh sách thành viên câu lạc bộ tưởng vô hại nhưng có thể tiết lộ nhiều điều. Bài viết đưa ra nguyên tắc cho tổ chức phi lợi nhuận và nhóm cộng đồng.

Một câu lạc bộ chạy bộ, một hội đồng hương, một nhóm phụ huynh lớp, một hội nghề nghiệp — tất cả đều có danh sách thành viên với họ tên, số điện thoại, đôi khi cả nơi làm việc và địa chỉ. Vì hoạt động phi lợi nhuận, nhiều nhóm cho rằng các quy tắc về dữ liệu không áp dụng với mình. Điều này không đúng.

Danh sách thành viên tiết lộ gì

Tùy loại nhóm, danh sách có thể cho biết:

• Hội nghề nghiệp — nghề nghiệp, nơi làm việc, trình độ;
• Nhóm sức khỏe — tình trạng bệnh, đây là dữ liệu rất nhạy cảm;
• Hội đồng hương — quê quán, mạng lưới quan hệ;
• Nhóm phụ huynh — thông tin về trẻ em;
• Nhóm hoạt động xã hội — quan điểm, mối quan tâm cá nhân.

Nhóm thứ hai và thứ năm cần thận trọng nhất. Việc một người là thành viên nhóm hỗ trợ bệnh nhân một loại bệnh nào đó là thông tin sức khỏe của họ.

Nghĩa vụ vẫn áp dụng

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Điều khoản không phân biệt tổ chức có lợi nhuận hay không. Nhưng cụm "phù hợp với tính chất hoạt động" cho phép mức độ tương xứng: một câu lạc bộ 50 người không cần hệ thống như doanh nghiệp.

Sáu việc cơ bản mà nhóm nào cũng làm được:

• Nói rõ khi thu thập — thu gì, để làm gì, ai xem được;
• Chỉ thu thông tin cần thiết — nhóm chạy bộ không cần biết nơi làm việc của thành viên;
• Không công khai danh sách — nhất là số điện thoại và địa chỉ;
• Giới hạn người giữ danh sách đầy đủ;
• Không chia sẻ ra ngoài nhóm;
• Xóa khi thành viên rời nhóm nếu họ yêu cầu.

Nhóm trò chuyện trực tuyến

Đây là hình thức phổ biến nhất và cũng ít được để ý nhất. Ba vấn đề:

Số điện thoại lộ cho cả nhóm. Nhiều ứng dụng nhắn tin hiển thị số của mọi thành viên. Người mới vào nhóm 200 người ngay lập tức có 200 số điện thoại.

Không kiểm soát được ai vào. Liên kết mời được chia sẻ tự do, người lạ vào nhóm và thấy toàn bộ lịch sử trò chuyện.

Nội dung lưu vĩnh viễn. Những gì thành viên chia sẻ trong nhóm — kể cả chuyện riêng tư — nằm lại trên máy của mọi người.

Bốn biện pháp đơn giản:

• Bật chế độ ẩn số điện thoại nếu ứng dụng hỗ trợ;
• Kiểm duyệt người vào nhóm, không để liên kết mời công khai;
• Nhắc nhở về ứng xử — không chụp màn hình đăng ra ngoài, không chia sẻ chuyện riêng của thành viên khác;
• Xóa thành viên đã rời khỏi nhóm.

Ảnh hoạt động

Nhóm nào cũng chụp ảnh hoạt động và đăng lên mạng. Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Bốn nguyên tắc:

• Hỏi ý kiến trước khi đăng ảnh cận cảnh một thành viên;
• Tôn trọng người không muốn — có người có lý do riêng để không xuất hiện công khai;
• Đặc biệt thận trọng với ảnh trẻ em trong nhóm phụ huynh;
• Gỡ ngay khi được yêu cầu, không tranh luận.

Điểm thứ hai đáng lưu ý. Một thành viên có thể không muốn công khai việc mình tham gia một nhóm nhất định vì lý do công việc, gia đình, hoặc riêng tư — và họ không có nghĩa vụ giải thích.

Không chia sẻ, mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Ba tình huống hay gặp trong hội nhóm:

Thành viên dùng danh sách để bán hàng. Rất phổ biến: ai đó tham gia nhóm rồi nhắn tin riêng cho từng người mời mua sản phẩm. Nhóm nên có quy định rõ và xử lý nghiêm.

Chia sẻ danh sách cho nhà tài trợ. Nhóm nhận tài trợ và đưa danh sách thành viên. Cần thành viên biết và đồng ý.

Chuyển danh sách cho nhóm khác. Nhóm giải thể, ban điều hành chuyển danh sách cho nhóm mới. Cần hỏi ý kiến thành viên.

Thu tiền quỹ

Nhiều nhóm có quỹ, thu tiền thành viên. Ba nguyên tắc về dữ liệu:

• Công khai thu chi ở mức tổng — thành viên có quyền biết quỹ dùng vào việc gì;
• Cân nhắc việc công khai ai đóng bao nhiêu — với nhóm có chênh lệch điều kiện kinh tế, việc này gây áp lực không cần thiết;
• Không công khai lý do miễn giảm của thành viên khó khăn.

Điểm thứ ba là vấn đề tế nhị mà nhiều nhóm xử lý chưa khéo.

Nhóm phụ huynh — trường hợp đặc biệt

Đây là loại nhóm phổ biến nhất và có nhiều rủi ro nhất vì liên quan tới trẻ em.

Năm nguyên tắc:

• Không đăng ảnh trẻ khác ngoài con mình mà chưa hỏi phụ huynh của trẻ đó;
• Không công khai điểm số, xếp hạng của từng học sinh trong nhóm chung;
• Không thảo luận về một học sinh cụ thể trong nhóm đông người;
• Không chia sẻ thông tin liên lạc của phụ huynh ra ngoài nhóm;
• Thông tin về hoàn cảnh gia đình tuyệt đối không đưa vào nhóm chung.

Điểm thứ hai là vi phạm rất phổ biến: giáo viên hoặc ban đại diện đăng bảng điểm cả lớp lên nhóm, khiến mọi phụ huynh biết kết quả của mọi học sinh.

Người quản trị nhóm

Người giữ danh sách và quản trị nhóm có trách nhiệm lớn hơn thành viên thường. Bốn việc:

• Không dùng danh sách cho mục đích cá nhân;
• Bàn giao đầy đủ khi thôi làm quản trị, không giữ bản sao;
• Xóa dữ liệu khi nhóm giải thể;
• Có ít nhất hai người quản trị để tránh phụ thuộc một cá nhân.

Danh sách kiểm tra

• Nhóm có nói rõ thu thập gì khi kết nạp thành viên không?
• Danh sách có bị công khai ở đâu không?
• Nhóm trò chuyện có ẩn số điện thoại không?
• Liên kết mời có công khai không?
• Có hỏi ý kiến trước khi đăng ảnh thành viên không?
• Có quy định về việc dùng danh sách để bán hàng không?
• Người quản trị cũ có giữ bản sao danh sách không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp cung cấp phần mềm dịch vụ cần cam kết những gì với khách?
• Dịch vụ tang lễ và quản lý nghĩa trang xử lý dữ liệu thế nào cho phải?
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ an ninh mạng cần tuân thủ gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.