Theo Luật Chuyển đổi số 2025, homestay và nhà nghỉ nhỏ quản lý thông tin khách lưu trú thế nào?

Cơ sở lưu trú giữ ảnh giấy tờ tùy thân của mọi khách. Bài viết chỉ ra nghĩa vụ bảo vệ và ranh giới về camera.

Một homestay vài phòng, một nhà nghỉ nhỏ ở phố cổ, một căn hộ cho thuê ngắn ngày — nhóm cơ sở lưu trú quy mô nhỏ chiếm số lượng lớn và thường do hộ gia đình tự vận hành. Họ nắm giữ ảnh căn cước, hộ chiếu của mọi khách đã ở, cộng thêm thông tin về việc ai ở cùng ai, vào lúc nào.

Lưu ý trước: hoạt động kinh doanh lưu trú có quy định chuyên ngành riêng, trong đó có nghĩa vụ khai báo lưu trú và các yêu cầu về an ninh trật tự. Bài viết bàn về khía cạnh bảo vệ dữ liệu.

Dữ liệu cơ sở lưu trú nắm giữ

Sau một năm hoạt động, một homestay nhỏ có thể có:

• Ảnh chụp giấy tờ tùy thân của hàng trăm khách;
• Thông tin ai ở cùng phòng với ai;
• Ngày giờ nhận và trả phòng;
• Số điện thoại, thư điện tử liên hệ;
• Hình ảnh từ camera khu vực chung.

Nhóm thứ hai là thông tin về đời sống riêng tư mà khách hoàn toàn không muốn lộ ra.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Với cơ sở nhỏ, tám việc cơ bản mà chi phí gần bằng không:

• Không lưu ảnh giấy tờ trên điện thoại cá nhân của chủ hoặc nhân viên — đây là vi phạm phổ biến nhất;
• Không nhận ảnh giấy tờ qua ứng dụng nhắn tin — ảnh nằm lại trên máy chủ dịch vụ nhắn tin;
• Xóa ảnh sau khi hoàn tất thủ tục khai báo lưu trú, giữ lại thông tin ở mức tối thiểu theo quy định;
• Không để sổ đăng ký khách ở quầy nơi khách khác đọc được;
• Máy tính, điện thoại dùng cho công việc có mật khẩu;
• Không công khai danh sách khách dưới bất kỳ hình thức nào;
• Nhân viên ký cam kết bảo mật, kể cả người làm bán thời gian;
• Sao lưu dữ liệu cần lưu, ở nơi an toàn.

Điểm thứ tư đáng nhấn mạnh: sổ đăng ký giấy để mở tại quầy lễ tân cho phép mọi khách đọc được thông tin của khách trước đó.

Camera — ranh giới rõ ràng

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Với cơ sở lưu trú, ranh giới đặc biệt nghiêm ngặt:

Tuyệt đối không lắp camera trong phòng ngủ, phòng tắm. Đây là vi phạm nghiêm trọng, không có lý do nào biện minh được — kể cả lý do an ninh hay chống trộm tài sản.

Không lắp camera ẩn dưới mọi hình thức. Camera giấu trong đồng hồ, ổ điện, thiết bị điện tử trong phòng khách thuê là hành vi rất nghiêm trọng.

Camera khu vực chung — hành lang, sảnh, lối vào — chấp nhận được vì mục đích an ninh, nhưng cần biển thông báo rõ ràng.

Tắt micro trên camera khu vực chung.

Với chủ cơ sở, đây cũng là vấn đề uy tín sống còn: chỉ một phản ánh về camera ẩn là đủ để chấm dứt hoạt động kinh doanh.

Thực hành nên áp dụng: chủ động nói với khách rằng cơ sở không có camera trong phòng, và mời khách kiểm tra nếu muốn. Đây là điểm cộng lớn về niềm tin.

Đặt phòng qua nền tảng

Phần lớn cơ sở nhỏ nhận khách qua các nền tảng đặt phòng. Ba điểm cần rõ:

• Thông tin khách do nền tảng cung cấp chỉ dùng cho việc phục vụ lưu trú;
• Không dùng để tiếp thị riêng — nhắn tin mời khách lần sau đặt trực tiếp là sử dụng ngoài mục đích và thường vi phạm quy chế nền tảng;
• Không lưu danh sách khách từ nền tảng để dùng về sau.

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Đánh giá và phản hồi

Khách để lại đánh giá xấu là chuyện thường gặp. Ba nguyên tắc khi phản hồi:

• Không tiết lộ thông tin cá nhân của khách trong phần trả lời công khai — kể cả để chứng minh mình đúng;
• Không nêu chi tiết về việc khách ở với ai, làm gì trong thời gian lưu trú;
• Không đăng ảnh camera để phản bác.

Điểm thứ hai là vi phạm nghiêm trọng nhưng vẫn xảy ra: chủ cơ sở trả lời đánh giá bằng cách nêu chi tiết về khách, gây tổn hại lớn cho họ.

Chứng từ điện tử

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Xác nhận đặt phòng, biên nhận thanh toán dạng tin nhắn hoặc thư điện tử đều hợp lệ. Riêng hóa đơn theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Thực hành nên áp dụng: gửi xác nhận có đủ thông tin — ngày nhận trả phòng, loại phòng, giá, điều kiện hủy. Đây là cách rẻ nhất để tránh tranh chấp.

Điều kiện hủy phòng

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Điều kiện hủy phải rõ ràng và hiển thị trước khi khách thanh toán. Bảng cụ thể theo mốc thời gian, không viết chung chung.

Nguyên tắc thông tin phải chính xác cũng áp dụng vào ảnh phòng: ảnh phải phản ánh đúng thực tế, không dùng góc chụp hoặc chỉnh sửa khiến phòng trông rộng hơn nhiều so với thật.

Khóa thông minh và thiết bị trong phòng

Nhiều cơ sở dùng khóa mã số hoặc khóa thông minh. Bốn lưu ý:

• Đổi mã sau mỗi lượt khách — nếu không, khách cũ vẫn vào được;
• Đổi mật khẩu mặc định của khóa và các thiết bị kết nối;
• Đổi mật khẩu wifi định kỳ;
• Kiểm tra thiết bị thông minh trong phòng — loa thông minh, tivi có micro và camera cần được cân nhắc kỹ hoặc bỏ hẳn.

Điểm cuối đáng chú ý: một chiếc loa thông minh trong phòng khách thuê là thiết bị có micro luôn bật, và khách khó biết nó đang làm gì.

Danh sách kiểm tra

• Ảnh giấy tờ khách có lưu trên điện thoại cá nhân không?
• Có nhận ảnh giấy tờ qua ứng dụng nhắn tin không?
• Sổ đăng ký có để mở tại quầy không?
• Có camera trong phòng ngủ, phòng tắm không?
• Micro trên camera khu vực chung đã tắt chưa?
• Mã khóa phòng có đổi sau mỗi lượt khách không?
• Khi trả lời đánh giá, có tiết lộ thông tin khách không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp chế biến thủy sản số hóa truy xuất cần chuẩn bị gì?
• Đơn vị cấp nước dùng đồng hồ thông minh cần bảo đảm những gì?
• Tổ chức tài chính vi mô số hóa cho vay cần bảo đảm điều gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.