Theo Luật Chuyển đổi số 2025, đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng số hóa vận hành cần lưu ý gì?

Dữ liệu ra vào tòa nhà văn phòng cho biết ai gặp ai, khi nào — thông tin có giá trị cạnh tranh với các doanh nghiệp thuê.

Một tòa nhà văn phòng có vài chục doanh nghiệp thuê, hàng nghìn người ra vào mỗi ngày, cùng hệ thống thẻ từ, camera, thang máy thông minh, đặt phòng họp. Đơn vị quản lý nắm dữ liệu về cả doanh nghiệp thuê lẫn từng cá nhân — và một phần trong đó có giá trị cạnh tranh đáng kể.

Dữ liệu ra vào tiết lộ gì

Hệ thống thẻ ra vào và sổ đăng ký khách cho biết:

• Nhân sự của doanh nghiệp thuê làm việc giờ nào, đi sớm về muộn ra sao;
• Ai tới thăm doanh nghiệp nào, khi nào, bao lâu;
• Tần suất họp hành, quy mô các buổi làm việc;
• Với thang máy thông minh: ai lên tầng nào.

Nhóm thứ hai là thông tin có giá trị cạnh tranh cao. Việc đại diện một tập đoàn tới làm việc với một công ty nhiều lần trong tháng là dấu hiệu về thương vụ đang đàm phán.

Đây là lý do dữ liệu ra vào tòa nhà cần được bảo vệ chặt hơn nhiều so với cảm nhận thông thường.

Nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Tám biện pháp:

• Không cung cấp dữ liệu ra vào cho doanh nghiệp thuê để chấm công nhân viên, trừ khi có thỏa thuận rõ với chính người lao động;
• Tuyệt đối không cho doanh nghiệp này biết khách của doanh nghiệp khác;
• Lễ tân chỉ xem đăng ký hiện tại, không xem lịch sử;
• Ghi nhật ký mọi lần tra cứu lịch sử;
• Quy trình có phê duyệt cho việc trích xuất;
• Thời hạn lưu ngắn cho dữ liệu ra vào thông thường;
• Không tạo hồ sơ theo dõi gắn nhiều lần ra vào của cùng một người;
• Cam kết bảo mật với nhân viên lễ tân và bảo vệ.

Điểm thứ hai là ranh giới quan trọng nhất và cũng dễ bị vi phạm nhất — chỉ cần một câu hỏi của người quen ở quầy lễ tân.

Sổ đăng ký khách

Đây là điểm rò rỉ phổ biến và dễ khắc phục nhất. Bốn nguyên tắc:

• Không dùng sổ giấy để mở tại quầy — người sau đọc được thông tin người trước;
• Nếu dùng hệ thống điện tử, màn hình không hiển thị danh sách khách đã đăng ký;
• Thẻ khách không ghi tên công ty đến làm việc ở mặt ngoài;
• Thu hồi thẻ và xóa đăng ký khi khách rời tòa nhà.

Điểm thứ ba tinh tế nhưng có ý nghĩa: một tấm thẻ đeo ghi rõ tên công ty đang tới làm việc là thông tin công khai cho mọi người trong thang máy.

Camera trong tòa nhà

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Năm nguyên tắc:

• Có biển thông báo;
• Không lắp trong nhà vệ sinh, phòng thay đồ, phòng nghỉ;
• Không quay vào bên trong văn phòng của doanh nghiệp thuê;
• Tắt micro — hành lang và thang máy là nơi diễn ra nhiều cuộc trao đổi công việc;
• Quy trình chặt cho việc trích xuất hình ảnh.

Điểm thứ ba đáng lưu ý: camera của ban quản lý chỉ nên phủ khu vực chung, dừng lại ở cửa văn phòng.

Điểm thứ tư quan trọng hơn vẻ ngoài: các cuộc trò chuyện trong thang máy thường về công việc, và một số nội dung là bí mật kinh doanh.

Không chia sẻ, mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Ba tình huống trong quản lý tòa nhà:

Cung cấp danh sách doanh nghiệp thuê và người liên hệ cho đơn vị bán hàng, dịch vụ. Rất phổ biến và cần có cơ sở.

Chia sẻ dữ liệu lưu lượng người cho các cơ sở kinh doanh trong tòa nhà. Chỉ nên ở dạng tổng hợp.

Cung cấp thông tin về khách tới thăm cho bất kỳ ai hỏi — kể cả doanh nghiệp thuê khác trong cùng tòa.

Tòa nhà thông minh

Hệ thống điều hòa, chiếu sáng, thang máy tự động tối ưu theo số người và giờ giấc. Điều này tạo ra dữ liệu chi tiết về mức sử dụng của từng khu vực.

Ba nguyên tắc:

• Dữ liệu vận hành ở mức tổng hợp — không cần biết cụ thể ai ở đâu;
• Cảm biến hiện diện không nên định danh — đếm người khác với nhận diện người;
• Không cung cấp dữ liệu sử dụng không gian của một doanh nghiệp cho bên khác.

Điểm thứ ba đáng lưu ý: dữ liệu về việc một công ty dùng bao nhiêu diện tích thực tế, có bao nhiêu người đi làm mỗi ngày là thông tin về quy mô và tình hình kinh doanh của họ.

An ninh hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu.

Hệ thống tòa nhà có ba rủi ro: hệ thống kiểm soát ra vào bị xâm nhập cho phép người lạ vào tòa nhà; hệ thống điều khiển kỹ thuật ảnh hưởng an toàn; và mạng dùng chung có thể là đường vào hệ thống của doanh nghiệp thuê.

Năm biện pháp:

• Đổi mật khẩu mặc định mọi thiết bị;
• Tách mạng — hệ thống kỹ thuật, hệ thống an ninh, mạng cung cấp cho khách thuê tách riêng;
• Không mở thiết bị ra internet;
• Cập nhật phần mềm định kỳ;
• Kiểm soát nhà thầu bảo trì — quyền truy cập theo yêu cầu, có giám sát.

Điểm thứ hai bảo vệ cả hai phía: nếu mạng camera của tòa nhà và mạng văn phòng của khách thuê chung hạ tầng, một lỗ hổng bên này thành cửa vào bên kia.

Ghi vào hợp đồng thuê

• Ban quản lý thu thập dữ liệu gì về doanh nghiệp và nhân sự của họ;
• Dùng vào mục đích gì, lưu bao lâu;
• Cam kết không chia sẻ cho bên thứ ba, gồm cả doanh nghiệp thuê khác;
• Quy trình khi có yêu cầu trích xuất dữ liệu;
• Trách nhiệm khi có rò rỉ.

Danh sách kiểm tra

• Sổ đăng ký khách có để mở tại quầy không?
• Thẻ khách có ghi tên công ty đến làm việc không?
• Có cung cấp dữ liệu ra vào cho doanh nghiệp thuê để chấm công không?
• Camera có quay vào bên trong văn phòng không?
• Micro trên camera thang máy đã tắt chưa?
• Có chia sẻ danh sách doanh nghiệp thuê cho đơn vị bán hàng không?
• Mạng hệ thống tòa nhà có tách khỏi mạng khách thuê không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Cơ sở sản xuất nước mắm truyền thống số hoá cần lưu ý những gì?
• Doanh nghiệp tái chế thiết bị điện tử cần tuân thủ những gì?
• Trung tâm đào tạo lái xe số hoá quản lý cần tuân thủ những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.