Theo Luật Chuyển đổi số 2025, doanh nghiệp đưa lao động đi làm việc ở nước ngoài xử lý hồ sơ thế nào?

Người lao động đi làm việc ở nước ngoài giao toàn bộ hồ sơ cá nhân cho doanh nghiệp dịch vụ. Bài viết chỉ ra nghĩa vụ bảo mật và minh bạch.

Một người đi làm việc ở nước ngoài phải nộp: căn cước, hộ chiếu, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, giấy khám sức khỏe chi tiết, giấy tờ gia đình, đôi khi cả hồ sơ vay vốn để đóng phí. Doanh nghiệp dịch vụ nắm toàn bộ, và người lao động thường ở vị thế yếu, khó đòi hỏi.

Lưu ý trước: hoạt động này chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, bao gồm quy định về giấy phép, phí dịch vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp. Bài viết bàn về khía cạnh dữ liệu và minh bạch.

Hồ sơ sức khỏe — nhóm nhạy cảm nhất

Giấy khám sức khỏe cho lao động đi nước ngoài thường rất chi tiết: xét nghiệm máu, các bệnh truyền nhiễm, tình trạng thai sản, đôi khi cả kết quả về sức khỏe tâm thần.

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Tám biện pháp:

• Hồ sơ sức khỏe tách riêng, quyền truy cập hẹp hơn hồ sơ thông thường;
• Không nhận qua ứng dụng nhắn tin cá nhân của cán bộ tuyển dụng;
• Không lưu trên máy cá nhân;
• Chỉ chuyển cho đối tác nước ngoài phần họ yêu cầu, không chuyển toàn bộ;
• Không thảo luận tình trạng sức khỏe của người lao động ngoài phạm vi công việc;
• Xóa hồ sơ của người không được tuyển sau khi kết thúc quá trình;
• Ghi nhật ký truy cập;
• Cam kết bảo mật với mọi nhân viên và cộng tác viên tuyển dụng.

Điểm thứ sáu đáng nhấn mạnh. Nhiều người nộp hồ sơ nhưng không đi được vì không đủ điều kiện sức khỏe. Doanh nghiệp không còn cơ sở giữ kết quả xét nghiệm của họ.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Bản chất hoạt động đòi hỏi chuyển hồ sơ người lao động cho đối tác nước ngoài. Bốn nguyên tắc:

• Nói rõ với người lao động hồ sơ sẽ được chuyển cho ai, ở nước nào;
• Chỉ chuyển phần cần thiết cho việc tuyển dụng;
• Có cam kết bảo mật từ đối tác nước ngoài trong hợp đồng;
• Yêu cầu đối tác xóa hồ sơ của ứng viên không được tuyển.

Việc chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài chịu điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân — doanh nghiệp cần tra riêng nhóm quy định này.

Minh bạch về chi phí và điều kiện

Đây là vùng gây nhiều tranh chấp nhất trong ngành. Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Bảy nội dung phải rõ ràng bằng văn bản trước khi người lao động nộp tiền:

• Tổng chi phí — mọi khoản, kể cả phí đào tạo, khám sức khỏe, làm hồ sơ;
• Mức lương thực nhận sau các khoản khấu trừ tại nước sở tại;
• Điều kiện làm việc — giờ làm, tăng ca, nghỉ phép;
• Điều kiện ăn ở;
• Hoàn tiền thế nào nếu không đi được;
• Xử lý khi phải về nước sớm;
• Kênh liên hệ hỗ trợ khi ở nước ngoài.

Nguyên tắc thông tin phải chính xác có ý nghĩa đặc biệt ở đây: quảng cáo phóng đại mức thu nhập là vấn đề nghiêm trọng vì người lao động thường vay tiền để đi.

Thực hành nên áp dụng: cán bộ tư vấn đọc và giải thích trực tiếp bảng chi phí và mức lương thực nhận, có người thân của người lao động cùng nghe nếu có thể.

Giấy tờ do nước ngoài cấp

Khoản 2 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định: Chứng thư điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Với ngành này, điều đó liên quan tới hợp đồng lao động do bên nước ngoài phát hành, giấy xác nhận việc làm, chứng nhận kỹ năng khi người lao động về nước.

Khoản 1 Điều 19 cũng quy định chứng thư điện tử có giá trị pháp lý khi được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành, thông tin có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh, và có dấu thời gian nếu pháp luật yêu cầu.

Không chia sẻ, mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Bốn tình huống trong ngành:

Chia sẻ danh sách người lao động cho công ty tài chính để mời vay tiền đóng phí. Đây là nhóm đang cần tiền, dễ chấp nhận lãi suất bất lợi.

Bán danh sách cho doanh nghiệp dịch vụ khác khi người lao động không đi được.

Mua danh sách từ các nguồn không rõ ràng để gọi tuyển.

Chia sẻ thông tin gia đình người lao động — địa chỉ, người thân — cho bên thứ ba.

Tình huống thứ nhất đặc biệt cần lưu ý vì nó đẩy người lao động vào vòng nợ trước khi kịp đi làm.

Hỗ trợ khi người lao động ở nước ngoài

Đây là giai đoạn người lao động dễ tổn thương nhất: ở nước ngoài, không biết tiếng, không quen luật pháp sở tại. Bốn việc doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Kênh liên hệ hoạt động thật — có người trả lời, không phải số điện thoại không ai nghe;
• Người lao động giữ được bản sao hợp đồng và giấy tờ quan trọng;
• Thông tin liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại;
• Không giữ hộ chiếu của người lao động — đây là hành vi cần chấm dứt hoàn toàn.

Điểm thứ hai có khía cạnh dữ liệu: người lao động cần truy cập được hợp đồng của mình từ nước ngoài, nên bản điện tử gửi vào thư điện tử hoặc lưu trên thiết bị của họ là thực hành tốt.

Cộng tác viên tuyển dụng địa phương

Nhiều doanh nghiệp tuyển qua mạng lưới cộng tác viên tại các tỉnh. Đây là mắt xích rủi ro nhất. Năm việc:

• Cam kết bảo mật bằng văn bản với từng người;
• Không để cộng tác viên giữ hồ sơ gốc;
• Cộng tác viên không lưu ảnh giấy tờ trên máy cá nhân;
• Kiểm soát thông tin cộng tác viên đưa ra khi tư vấn — sai lệch ở khâu này dẫn tới tranh chấp về sau;
• Thu hồi quyền và tài liệu khi chấm dứt hợp tác.

Điểm thứ tư quan trọng: người lao động tin vào lời cộng tác viên nói tại địa phương, không phải văn bản ký ở công ty.

Danh sách kiểm tra

• Hồ sơ sức khỏe có tách riêng với quyền truy cập hẹp không?
• Cán bộ có nhận hồ sơ qua nhắn tin cá nhân không?
• Hồ sơ của người không được tuyển có được xóa không?
• Có nói rõ hồ sơ chuyển cho ai ở nước ngoài không?
• Có chia sẻ danh sách cho công ty tài chính không?
• Người lao động có giữ bản sao hợp đồng không?
• Cộng tác viên có lưu ảnh giấy tờ trên máy cá nhân không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Quỹ đầu tư mạo hiểm bảo mật hồ sơ doanh nghiệp khởi nghiệp thế nào?
• Đơn vị đo đạc lập hồ sơ địa chính số cần tuân thủ những gì?
• Đơn vị quản lý nghĩa trang số hoá hồ sơ cần lưu ý những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 20/2023/QH15 Điều 19
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.