Theo Luật Giao dịch điện tử, doanh nghiệp chuyển sang hợp đồng điện tử cần chuẩn bị gì?

Chuyển sang hợp đồng điện tử tiết kiệm nhiều chi phí nhưng có những điểm phải làm đúng. Bài viết tổng hợp các yêu cầu cốt lõi.

Chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử mang lại tiết kiệm rõ rệt về thời gian và chi phí. Nhưng đây là thay đổi có hệ quả pháp lý, và một vài điểm nếu làm sai sẽ khiến hợp đồng mất giá trị chứng minh đúng lúc cần nhất — khi có tranh chấp.

Nền tảng pháp lý

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Khoản 1 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định:

Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Điều 22 Luật 20/2023/QH15 quy định về chữ ký điện tử và các loại chữ ký điện tử.

Ba điều kiện cốt lõi: nội dung truy cập và tham chiếu được; nội dung không bị thay đổi sau khi ký; và xác định được ai đã ký.

Lưu ý quan trọng: một số loại giao dịch có quy định riêng về hình thức, và không phải mọi hợp đồng đều chuyển sang điện tử được. Cần tra pháp luật chuyên ngành trước khi áp dụng cho từng loại giao dịch.

Chọn mức chữ ký phù hợp

Bảy nguyên tắc: mức chữ ký tương xứng với giá trị và rủi ro của giao dịch; với hợp đồng giá trị lớn, dùng chữ ký số có chứng thư; kiểm tra hiệu lực chứng thư tại thời điểm ký; xác minh thẩm quyền người ký thay tổ chức; thỏa thuận trước với đối tác về hình thức ký chấp nhận được; ghi vào hợp đồng khung nếu có quan hệ lâu dài; và không chấp nhận ảnh chụp chữ ký dán vào văn bản như chữ ký điện tử.

Điểm thứ bảy là hiểu nhầm phổ biến và nguy hiểm: ảnh chữ ký chèn vào tệp văn bản không gắn với nội dung, có thể sao chép sang văn bản khác, và không chứng minh được điều gì.

Điểm thứ tư là nơi phát sinh tranh chấp: người ký không có thẩm quyền khiến hợp đồng có nguy cơ bị vô hiệu, và với hợp đồng điện tử thì việc kiểm tra thẩm quyền dễ bị bỏ qua hơn so với ký trực tiếp.

Bảo đảm tính toàn vẹn

Chín yêu cầu: nội dung khóa lại tại thời điểm ký; không sửa được sau đó; mọi sửa đổi lập phụ lục riêng, không sửa đè bản gốc; lưu bản gốc nguyên vẹn; ghi nhận thời điểm ký chính xác; kiểm chứng được tính toàn vẹn bất cứ lúc nào; nhật ký toàn bộ quá trình; gửi bản sao cho mọi bên ngay; và mỗi bên tự lưu một bản.

Điểm thứ ba là nguyên tắc quan trọng nhất trong thực tế: hợp đồng thường được điều chỉnh nhiều lần, và việc sửa trực tiếp lên bản đã ký khiến không ai biết được nội dung nào đã thực sự được thỏa thuận vào thời điểm nào.

Điểm thứ tám và thứ chín bảo vệ cả hai bên: khi mỗi bên giữ bản của mình, không thể có chuyện một bên sửa đơn phương.

Lưu trữ dài hạn

Đây là điểm bị xem nhẹ nhất và gây hậu quả muộn nhất. Chín yêu cầu:

• Lưu theo thời hạn quy định của pháp luật kế toán, thuế, chuyên ngành;
• Định dạng phổ thông, không phụ thuộc phần mềm độc quyền;
• Lưu cả chữ ký và thông tin kiểm chứng;
• Không phụ thuộc vào một nền tảng để đọc và kiểm chứng;
• Sao lưu ở nhiều nơi;
• Kiểm tra định kỳ tệp còn đọc được;
• Kế hoạch chuyển đổi định dạng khi công nghệ thay đổi;
• Tổ chức có hệ thống, tìm lại được nhanh;
• Xử lý khi nhà cung cấp nền tảng ngừng hoạt động.

Điểm thứ tư và thứ chín là rủi ro thực tế: hợp đồng lưu trên nền tảng của một nhà cung cấp, và khi doanh nghiệp đó đóng cửa sau năm năm, các hợp đồng còn hiệu lực mất khả năng kiểm chứng.

Điểm thứ tám nghe đơn giản nhưng quan trọng: một hợp đồng không tìm thấy khi cần thì không khác gì không có.

Quản lý tài khoản và quyền ký

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Chín nguyên tắc: mỗi người một tài khoản riêng; không chia sẻ tài khoản ký; không để thiết bị ký ở nơi người khác dùng được; xác thực nhiều lớp; văn bản ủy quyền rõ ràng về phạm vi và hạn mức; thu hồi quyền ngay khi nhân sự nghỉ hoặc thay đổi vị trí; ghi nhật ký mọi lần ký; kiểm tra định kỳ danh sách người có quyền; và quy trình khi mất thiết bị hoặc nghi ngờ bị lộ.

Điểm thứ hai và thứ ba là vi phạm phổ biến nhất và phá hủy toàn bộ giá trị của chữ ký số: thiết bị ký của giám đốc để trong ngăn kéo kế toán, hoặc mật khẩu được chia sẻ để tiện việc.

Điểm thứ tám hay bị bỏ quên: nhân sự đã chuyển bộ phận, đã nghỉ, vẫn còn trong danh sách người có quyền ký.

Với đối tác chưa quen

Bảy việc: giải thích giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử; hướng dẫn cách ký, cách kiểm tra; chấp nhận ký giấy song song trong giai đoạn chuyển tiếp nếu đối tác yêu cầu; không ép buộc; gửi bản có thể in ra khi cần; hỗ trợ kỹ thuật; và ghi vào hợp đồng khung về hình thức ký được chấp nhận.

Điểm thứ ba và thứ tư quan trọng với đối tác nhỏ: nhiều hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ chưa có chữ ký số và chưa quen quy trình, và việc bắt buộc có thể làm mất quan hệ kinh doanh.

Cảnh giác với lừa đảo

Sáu biện pháp: quy trình xác minh bắt buộc khi nhận yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền — gọi lại theo số đã lưu; không tin thông tin chỉ đến qua thư điện tử; cảnh giác với tên miền gần giống đối tác; kiểm tra kỹ hợp đồng nhận được, đối chiếu nội dung đã thỏa thuận; xác thực nhiều lớp cho hộp thư; và đào tạo nhân sự.

Điểm thứ tư đáng lưu ý: tệp hợp đồng gửi qua thư có thể bị thay đổi nội dung — số tài khoản, giá trị — trong quá trình trung gian, và việc đọc kỹ trước khi ký là biện pháp phòng vệ cuối.

Danh sách kiểm tra

• Có dùng ảnh chữ ký chèn vào văn bản làm chữ ký điện tử không?
• Sửa đổi hợp đồng có lập phụ lục riêng không?
• Mỗi bên có tự lưu một bản không?
• Có kiểm chứng được hợp đồng mà không phụ thuộc nền tảng không?
• Thiết bị ký có bị dùng chung không?
• Có kiểm tra định kỳ danh sách người có quyền ký không?
• Có quy trình xác minh khi đối tác báo đổi tài khoản không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Nền tảng gọi xe công nghệ xử lý dữ liệu các bên thế nào?
• Doanh nghiệp sản xuất thiết bị đo lường công nghiệp cần lưu ý gì?
• Nền tảng bán hàng qua phát trực tiếp cần tuân thủ những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 20/2023/QH15 Điều 19
• Luật 20/2023/QH15 Điều 22
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.