Theo Luật Giao dịch điện tử, chữ ký điện tử có mấy loại và loại nào tương đương chữ ký tay?

Ba loại theo phạm vi sử dụng. Chỉ chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ ký số mới có giá trị tương đương chữ ký tay trong văn bản giấy.

Câu hỏi doanh nghiệp hay đặt ra khi ký hợp đồng qua mạng: chữ ký này có giá trị pháp lý không. Điều 22 và Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 cho câu trả lời phân tầng — không phải mọi hình thức ký điện tử đều như nhau.

Ba loại chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng

Khoản 1 Điều 22 phân loại:

Điểm a — chữ ký điện tử chuyên dùng

Là chữ ký điện tử do cơ quan, tổ chức tạo lập, sử dụng riêng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó phù hợp với chức năng, nhiệm vụ.

Đây là loại chữ ký nội bộ. Doanh nghiệp có hệ thống phê duyệt điện tử dùng riêng trong tổ chức mình thuộc nhóm này.

Điểm b — chữ ký số công cộng

Là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng.

Đây là loại doanh nghiệp mua từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, dùng để khai thuế, khai hải quan, ký hợp đồng với đối tác bên ngoài.

Điểm c — chữ ký số chuyên dùng công vụ

Là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Loại này dành cho hoạt động của cơ quan nhà nước.

Bốn yêu cầu với chữ ký điện tử chuyên dùng

Khoản 2 Điều 22 quy định chữ ký điện tử chuyên dùng phải đáp ứng đủ:

• Điểm a — xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
• Điểm b — dữ liệu tạo chữ ký chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
• Điểm c — dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Điểm d — hiệu lực có thể được kiểm tra theo điều kiện do các bên tham gia thỏa thuận.

Điểm d là điểm phân biệt then chốt: việc kiểm tra dựa trên thỏa thuận giữa các bên, không dựa trên hạ tầng chứng thực chung. Đây là lý do chữ ký chuyên dùng phù hợp cho quan hệ nội bộ hoặc quan hệ giữa các bên đã có thỏa thuận trước.

Sáu yêu cầu với chữ ký số

Khoản 3 Điều 22 quy định chữ ký số là chữ ký điện tử đáp ứng đủ:

• Điểm a — xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký;
• Điểm b — dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
• Điểm c — dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
• Điểm d — mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
• Điểm đ — phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số;
• Điểm e — phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

Hai điểm d và đ là chỗ chữ ký số vượt trội so với chữ ký chuyên dùng:

• Điểm d bảo đảm tính toàn vẹn — nếu văn bản bị sửa sau khi ký, việc đó phát hiện được;
• Điểm đ đưa bên thứ ba vào cuộc — chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực phát hành, nên việc xác minh không phụ thuộc vào thỏa thuận riêng của hai bên.

Điểm đ còn phân định rõ: chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ; chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Giá trị pháp lý — Điều 23

Khoản 1 — nguyên tắc không phủ nhận

Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

Đây là nguyên tắc nền, tương ứng với Điều 8 Luật 20/2023/QH15 về thông điệp dữ liệu: thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Cần đọc đúng phạm vi: khoản 1 chỉ nói rằng hình thức điện tử không phải lý do để phủ nhận. Nó không khẳng định mọi chữ ký điện tử đều có giá trị như chữ ký tay.

Khoản 2 — loại nào tương đương chữ ký tay

Khoản 2 Điều 23 quy định: chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Hai loại được nêu tên:

• Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn — lưu ý cụm "bảo đảm an toàn", không phải mọi chữ ký chuyên dùng;
• Chữ ký số.

Đây là khoản quan trọng nhất với doanh nghiệp. Nó xác định ranh giới: các hình thức xác nhận điện tử khác không đạt hai mức trên thì không được coi là tương đương chữ ký tay.

Khoản 3 — thay cho xác nhận của cơ quan, tổ chức

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Khoản này giải quyết trường hợp con dấu: chữ ký số của tổ chức thay được cho việc đóng dấu xác nhận.

Các hình thức xác nhận khác

Khoản 4 Điều 22 quy định: việc sử dụng các hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thể hiện sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu mà không phải là chữ ký điện tử thực hiện theo quy định khác của pháp luật.

Đây là chỗ dành cho các hình thức quen thuộc trong thương mại điện tử: bấm nút đồng ý, nhập mã xác thực một lần, xác thực sinh trắc học trên ứng dụng. Chúng không phải chữ ký điện tử theo Luật này, nhưng vẫn có thể có giá trị theo quy định pháp luật khác điều chỉnh giao dịch cụ thể.

Với doanh nghiệp, hệ quả thực tế: cần chọn hình thức ký phù hợp với giá trị và rủi ro của giao dịch. Hợp đồng giá trị lớn hoặc có nguy cơ tranh chấp cao nên dùng chữ ký số; giao dịch nhỏ, lặp lại, có thể dùng hình thức xác nhận nhẹ hơn.

Lưu ý khi triển khai trong doanh nghiệp

• Kiểm tra hiệu lực chứng thư trước mỗi đợt ký quan trọng — chứng thư hết hạn làm chữ ký mất căn cứ bảo đảm theo điểm đ khoản 3 Điều 22;
• Kiểm soát phương tiện tạo chữ ký theo điểm e khoản 3 Điều 22 — thiết bị ký phải do người có thẩm quyền giữ, không dùng chung, không lưu mã kích hoạt cùng thiết bị;
• Quy định nội bộ về thẩm quyền ký số — ai được ký loại văn bản nào, hạn mức giá trị bao nhiêu, quy trình ủy quyền ra sao;
• Lưu trữ văn bản đã ký kèm dữ liệu kiểm tra chữ ký, phục vụ chứng minh về sau;
• Thỏa thuận trước với đối tác về loại chữ ký chấp nhận trong hợp đồng khung, tránh tranh cãi ở từng giao dịch.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp xây dựng và bất động sản số hóa cần chuẩn bị gì?
• Doanh nghiệp gia công phần mềm hưởng ưu đãi và chịu nghĩa vụ nào?
• Chuỗi bán lẻ nhiều chi nhánh số hóa cần lưu ý gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 22
• Luật 20/2023/QH15 Điều 23
• Luật 20/2023/QH15 Điều 8

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.