Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhà tuyển dụng được hỏi ứng viên những thông tin gì?

Chỉ được yêu cầu thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng. Nguyên tắc nghe đơn giản nhưng loại bỏ khá nhiều trường thông tin quen thuộc trong mẫu hồ sơ xin việc.

Mẫu hồ sơ ứng tuyển ở nhiều nơi vẫn hỏi tình trạng hôn nhân, số con, thông tin về cha mẹ, thậm chí lương ở công ty cũ. Điều 25 Luật 91/2025/QH15 đặt ra giới hạn cho việc này.

Nguyên tắc trong tuyển dụng

Khoản 1 Điều 25 quy định trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong tuyển dụng lao động gồm ba nội dung:

• Chỉ được yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng phù hợp với quy định của pháp luật; thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng vào mục đích tuyển dụng và mục đích khác theo thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật;
• Thông tin cung cấp phải được xử lý theo quy định của pháp luật và phải được sự đồng ý của người dự tuyển;
• Phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.

Phép thử cho từng trường thông tin

Chuẩn mực là "phục vụ cho mục đích tuyển dụng". Với mỗi trường trong biểu mẫu, hãy hỏi: thiếu thông tin này thì có đánh giá được năng lực ứng viên cho vị trí đang tuyển không?

Trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, chứng chỉ nghề nghiệp thì rõ ràng cần. Số điện thoại và email cần để liên hệ. Nhưng tình trạng hôn nhân, số con, tôn giáo, thu nhập ở nơi làm cũ khó lập luận là phục vụ mục đích tuyển dụng cho phần lớn vị trí.

Lưu ý thêm về dữ liệu nhạy cảm

Một số thông tin thường xuất hiện trong hồ sơ tuyển dụng lại nằm trong danh mục dữ liệu cá nhân nhạy cảm tại Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, chẳng hạn tình trạng sức khỏe, quan điểm về tôn giáo, tín ngưỡng, hoặc hình ảnh thẻ căn cước. Thu thập những trường này cần cân nhắc kỹ hơn về sự cần thiết.

Mục đích sử dụng bị khóa lại

Điểm a khoản 1 Điều 25 nêu rõ thông tin được cung cấp chỉ được dùng vào mục đích tuyển dụng, và mục đích khác chỉ khi có thỏa thuận phù hợp với quy định của pháp luật.

Điều này có hệ quả thực tế: hồ sơ ứng viên không được chuyển sang bộ phận kinh doanh để mời chào dịch vụ, không được chia sẻ cho công ty khác trong cùng tập đoàn nếu không có thỏa thuận, và không được đưa vào tệp dữ liệu tiếp thị.

Vẫn cần sự đồng ý của người dự tuyển

Điểm b khoản 1 Điều 25 yêu cầu thông tin phải được xử lý theo quy định của pháp luật và phải được sự đồng ý của người dự tuyển. Nghĩa là việc ứng viên chủ động gửi hồ sơ không đương nhiên bao trùm mọi hoạt động xử lý về sau.

Cách làm gọn là đặt phần thông báo và ô đồng ý ngay trong biểu mẫu ứng tuyển, nêu rõ dữ liệu sẽ được dùng cho quy trình tuyển dụng, lưu trong bao lâu và sẽ được xóa khi nào.

Bốn thay đổi nên làm với biểu mẫu tuyển dụng

• Rà lại từng trường, bỏ những trường không phục vụ đánh giá năng lực;
• Nếu buộc phải thu thông tin nhạy cảm cho một vị trí đặc thù, ghi rõ lý do và thông báo cho ứng viên rằng đó là dữ liệu nhạy cảm;
• Bổ sung thông báo và ô đồng ý riêng, không tích sẵn;
• Nêu rõ thời hạn lưu hồ sơ với ứng viên không trúng tuyển và cơ chế để họ đồng ý nếu muốn được giữ hồ sơ cho các đợt sau.

Điểm cuối liên quan trực tiếp tới nghĩa vụ xóa hồ sơ ứng viên không được tuyển, được quy định tại chính điểm c khoản 1 Điều 25.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Không tuyển thì có phải xóa hồ sơ ứng viên không?
• Nhân viên nghỉ việc có phải xóa dữ liệu của họ không?
• Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân làm những việc gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 91/2025/QH15 Điều 25

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.