Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, không tuyển thì có phải xóa hồ sơ ứng viên không?

20/06/2026
3 lượt xem
0 bình luận

Phải xóa, trừ khi có thỏa thuận khác với chính người đã dự tuyển. Kho hồ sơ ứng viên tích lũy nhiều năm của phòng nhân sự vì thế cần được rà lại.

Phòng nhân sự nào cũng có một thư mục chứa hồ sơ ứng viên cũ, để "khi nào có vị trí phù hợp thì liên hệ lại". Điểm c khoản 1 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 nói khá rõ về việc này.

Quy định

Điểm c khoản 1 Điều 25 quy định trong tuyển dụng lao động, đơn vị tuyển dụng phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển.

Hai vế đều quan trọng. Vế đầu đặt ra nghĩa vụ mặc định là xóa. Vế sau mở đường cho việc giữ lại, nhưng phải có thỏa thuận với chính ứng viên đó.

"Thỏa thuận khác" nghĩa là gì

Đây không phải một dòng ghi chú trong tin tuyển dụng, cũng không phải điều khoản trong chính sách bảo mật chung. Thỏa thuận là sự thống nhất giữa hai bên, nên cần có sự thể hiện ý chí của ứng viên.

Cách làm phổ biến và hợp lý là đưa vào biểu mẫu ứng tuyển một lựa chọn riêng: ứng viên có đồng ý cho đơn vị lưu hồ sơ để xem xét cho các vị trí khác trong tương lai hay không, kèm thời hạn cụ thể. Lựa chọn này phải tách khỏi phần đồng ý cho mục đích tuyển dụng vị trí đang ứng, và không được tích sẵn — theo nguyên tắc tại khoản 4 Điều 9 và quy định tại Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP về việc không được thiết lập phương thức mặc định đồng ý.

Xóa như thế nào cho đúng

Khoản 3 Điều 14 Luật 91/2025/QH15 quy định việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân phải được thực hiện bằng các biện pháp an toàn, ngăn chặn hoạt động xâm nhập và khôi phục trái phép dữ liệu cá nhân đã bị xóa, hủy. Khoản 4 Điều 14 nêu cơ quan, tổ chức, cá nhân không được cố ý khôi phục trái phép dữ liệu cá nhân đã bị xóa, hủy.

Trong thực tế, hồ sơ ứng viên thường tồn tại ở nhiều nơi cùng lúc: hộp thư của người phụ trách tuyển dụng, thư mục chia sẻ trên đám mây, phần mềm quản lý tuyển dụng, bản in trong tủ hồ sơ, và các tệp đính kèm được chuyển tiếp cho trưởng bộ phận. Xóa trong phần mềm mà bỏ quên bốn nơi còn lại là chưa hoàn thành nghĩa vụ.

Trường hợp phải giữ theo pháp luật khác

Khoản 1 Điều 14 liệt kê các trường hợp thực hiện xóa, hủy, trong đó có việc hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật. Nếu có quy định pháp luật khác buộc lưu giữ một loại tài liệu trong thời hạn nhất định thì thời hạn đó được tôn trọng. Đây là ngoại lệ theo quy định, không phải lý do chung để giữ mọi hồ sơ vô thời hạn.

Cách dọn kho hồ sơ cũ

Với những hồ sơ đã thu thập từ trước và không có thỏa thuận lưu giữ, cách xử lý gọn gàng là:

Liệt kê tất cả nơi đang chứa hồ sơ ứng viên;
Phân loại theo đợt tuyển dụng và kết quả;
Với nhóm không trúng tuyển và không có thỏa thuận lưu giữ, xóa ở toàn bộ các nơi;
Ghi lại việc đã xóa: đợt nào, bao nhiêu hồ sơ, ngày thực hiện;
Sửa quy trình tuyển dụng để lần sau việc xóa diễn ra tự động sau khi kết thúc đợt.

Một lợi ích đi kèm

Ngoài việc tuân thủ, dọn kho hồ sơ ứng viên còn giảm rủi ro thật. Đây là nhóm dữ liệu đầy đủ nhất mà doanh nghiệp nắm giữ về một người — thường có căn cước, số điện thoại, địa chỉ, quá trình công tác — nhưng lại được bảo vệ lỏng lẻo nhất vì nằm rải rác trong hộp thư cá nhân. Xóa những gì không cần giữ là biện pháp giảm rủi ro rẻ nhất.

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 91/2025/QH15 Điều 25
Luật 91/2025/QH15 Điều 14

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.