Khi nào thông điệp dữ liệu được coi là có giá trị như văn bản?

Điều kiện duy nhất Luật đặt ra là thông tin "có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu" — nhưng riêng trường hợp cần công chứng, chứng thực thì có thêm yêu cầu.

Rất nhiều thủ tục trong pháp luật Việt Nam mở đầu bằng cụm "phải được lập thành văn bản". Câu hỏi đặt ra với doanh nghiệp đã số hóa: một tệp PDF, một bản ghi trong hệ thống, một thư điện tử có được coi là văn bản không? Luật Giao dịch điện tử trả lời trực tiếp câu hỏi này tại Điều 9.

Điều kiện duy nhất — và nó dễ hơn nhiều người nghĩ

Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định: Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải được thể hiện bằng văn bản thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Điều kiện chỉ có một, gồm hai vế nối nhau: truy cập được và sử dụng được để tham chiếu.

Đáng chú ý là những gì Luật không đòi hỏi. Không đòi có chữ ký. Không đòi định dạng cụ thể. Không đòi lưu ở đâu. Không đòi bên nào tạo ra. Chỉ cần thông tin đọc được và dùng để tra cứu lại được.

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp hiểu quá chặt, dẫn tới việc in giấy những thứ không cần in.

"Truy cập được" nghĩa là gì

Nghĩa là mở ra xem được nội dung. Một tệp bị hỏng, một tệp mã hóa mà không ai còn khóa, một bản ghi trong hệ thống đã ngừng hoạt động và không xuất ra được — những trường hợp đó không truy cập được.

Thực tế, rủi ro lớn nhất với doanh nghiệp không phải là định dạng lạ mà là phụ thuộc hệ thống. Dữ liệu nằm trong một phần mềm chuyên dụng, nhà cung cấp ngừng hỗ trợ sau vài năm, doanh nghiệp không xuất được ra định dạng đọc được — lúc đó "văn bản" trở nên vô giá trị đúng vào lúc cần dùng.

"Sử dụng được để tham chiếu" nghĩa là gì

Nghĩa là nội dung ổn định và dùng làm căn cứ được. Một ảnh chụp màn hình mờ nhòe không đọc rõ số liệu thì khó nói là dùng để tham chiếu. Một bản ghi bị cắt mất phần cuối cũng vậy.

Ở đây có mối liên hệ với nghĩa vụ lưu trữ. Điều 21 khoản 1 Luật 20/2023/QH15 quy định việc lưu trữ chứng thư điện tử phải tuân thủ quy định về lưu trữ thông điệp dữ liệu tại Điều 13. Doanh nghiệp muốn thông điệp dữ liệu giữ được giá trị lâu dài thì phải bảo đảm điều kiện lưu trữ ngay từ đầu, không phải đến lúc cần mới lo.

Ngoại lệ quan trọng — khi cần công chứng, chứng thực

Khoản 2 Điều 9 đặt ra một chế độ riêng: Trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải được công chứng, chứng thực thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu nếu được công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng; chứng thực theo quy định của Luật này và pháp luật về chứng thực.

Đây là ranh giới doanh nghiệp cần nắm rõ. Với văn bản thông thường, chỉ cần truy cập và tham chiếu được. Nhưng nếu pháp luật đòi công chứng hoặc chứng thực thì thông điệp dữ liệu phải trải qua đúng thủ tục công chứng, chứng thực — không có đường tắt.

Lưu ý cách viết của khoản 2: công chứng thì theo pháp luật về công chứng; chứng thực thì theo Luật này và pháp luật về chứng thực. Việc dẫn chiếu chính Luật Giao dịch điện tử cho hoạt động chứng thực cho thấy Luật này có quy định riêng về chứng thực trong môi trường điện tử.

Thông báo cũng có giá trị như văn bản giấy

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên thường phải gửi thông báo cho nhau: thông báo giao hàng, thông báo chậm thanh toán, thông báo chấm dứt. Điều 38 Luật 20/2023/QH15 xử lý dứt điểm chuyện này:

Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Một câu duy nhất, nhưng gỡ được nhiều tranh cãi trong thực tế. Bên bị thông báo không thể lập luận rằng thông báo qua thư điện tử không có giá trị vì "hợp đồng nói phải bằng văn bản".

Tất nhiên, nếu chính hợp đồng thỏa thuận rõ phương thức thông báo bắt buộc — ví dụ chỉ chấp nhận thư bảo đảm — thì đó là thỏa thuận riêng giữa các bên và cần tôn trọng. Điều 38 giải quyết vấn đề giá trị pháp lý của hình thức, không phủ nhận thỏa thuận của các bên về quy trình.

Áp dụng vào ba tình huống thường gặp

Biên bản họp nội bộ

Nhiều doanh nghiệp vẫn in biên bản họp ra ký tay rồi cất tủ. Nếu pháp luật chỉ yêu cầu "lập thành văn bản" mà không yêu cầu công chứng, chứng thực, thì một biên bản lưu dưới dạng tệp có thể truy cập và tham chiếu được đã đáp ứng khoản 1 Điều 9. Vấn đề còn lại là chứng minh ai đã đồng ý với nội dung — đó là câu chuyện chữ ký, không phải câu chuyện "có phải văn bản hay không".

Xác nhận đơn hàng qua thư điện tử

Chuỗi thư trao đổi giữa hai bên, trong đó có đầy đủ thông tin hàng hóa, giá, thời hạn, hoàn toàn có thể là văn bản theo nghĩa của Điều 9. Điều doanh nghiệp cần làm là lưu trữ đủ chuỗi, không chỉ lưu thư cuối cùng — vì bối cảnh nằm ở toàn bộ trao đổi.

Hồ sơ giao dịch bất động sản

Đây là nhóm rơi vào khoản 2. Các giao dịch mà pháp luật đòi công chứng thì bản điện tử phải được công chứng theo đúng thủ tục. Không thể lập luận rằng tệp PDF đọc được nên coi như đã đáp ứng.

Bốn việc doanh nghiệp nên làm

Rà lại danh mục tài liệu đang in giấy và tách làm hai nhóm: nhóm chỉ cần "văn bản" và nhóm cần công chứng, chứng thực. Nhóm thứ nhất thường lớn hơn nhiều so với dự đoán và có thể chuyển sang điện tử ngay;
Bảo đảm khả năng xuất dữ liệu ra định dạng phổ thông từ mọi hệ thống đang dùng. Đây là điều kiện sống còn cho vế "truy cập được" về lâu dài;
Thống nhất quy tắc lưu trữ — lưu ở đâu, ai truy cập được, giữ bao lâu, sao lưu thế nào;
Ghi rõ phương thức thông báo trong hợp đồng. Điều 38 đã bảo đảm giá trị pháp lý, nhưng ghi rõ địa chỉ thư điện tử chính thức của mỗi bên vẫn giúp tránh tranh cãi về việc "tôi không nhận được".

Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024.

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 20/2023/QH15 Điều 9
Luật 20/2023/QH15 Điều 38
Luật 20/2023/QH15 Điều 21

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Theo Luật Giao dịch điện tử, khi nào thông điệp dữ liệu được coi là có giá trị như văn bản?