Chuyển đổi số

Theo Luật Chuyển đổi số 2025, hộ kinh doanh bắt đầu chuyển đổi số nên làm gì trước?

01/08/2026
1 lượt xem
0 bình luận

Bắt đầu từ số hóa dữ liệu cơ bản, không phải từ việc mua phần mềm. Điều 37 dành riêng chính sách hỗ trợ cho hộ kinh doanh và hợp tác xã.

Với hộ kinh doanh và hợp tác xã, chuyển đổi số thường bị hình dung là việc tốn kém và phức tạp. Thực tế, phần lớn giá trị đến từ những bước đơn giản nhất — và Luật Chuyển đổi số 148/2025/QH15 có chính sách hỗ trợ riêng cho nhóm này.

Chính sách hỗ trợ dành riêng — Điều 37

Khoản 1 Điều 37 Luật 148/2025/QH15 quy định: Nhà nước thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính và các hình thức hỗ trợ khác cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh chuyển đổi số, tham gia vào hoạt động phát triển kinh tế số.

Việc hộ kinh doanh được nêu tên cụ thể là điểm đáng chú ý — đây là nhóm thường đứng ngoài các chính sách hỗ trợ công nghệ do quy mô nhỏ.

Khoản 2 Điều 37 nêu nguyên tắc hỗ trợ: công khai, minh bạch, đúng đối tượng, phù hợp với nhu cầu, mức độ chuyển đổi số của từng tổ chức, doanh nghiệp; bảo đảm trọng tâm, trọng điểm, phù hợp với khả năng cân đối nguồn lực.

Khoản 3 Điều 37 nêu hai tiêu chí ưu tiên — chỉ cần đáp ứng một trong hai:

Điểm a — hoạt động tại vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn;
Điểm b — hoạt động trong các ngành, lĩnh vực được ưu tiên chuyển đổi số theo Chiến lược quốc gia về Chuyển đổi số, Chương trình Chuyển đổi số quốc gia.

Khoản 4 Điều 37 giao cơ quan quản lý nhà nước về chuyển đổi số chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hướng dẫn, tổ chức thực hiện. Đầu mối ở địa phương — thuận lợi cho hộ kinh doanh.

Bắt đầu từ đâu — thứ tự thực tế

Khoản 9 Điều 3 Luật 148/2025/QH15 định nghĩa số hóa quy trình là việc sử dụng công nghệ số, dữ liệu số để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình hoạt động. Khoản 8 Điều 3 định nghĩa số hóa là việc chuyển đổi thông tin, dữ liệu, tài liệu từ dạng vật lý hoặc tương tự sang dạng dữ liệu số.

Hai khái niệm này gợi ý thứ tự đúng: số hóa dữ liệu trước, tự động hóa quy trình sau.

Bước 1 — số hóa dữ liệu cơ bản

Ba tập dữ liệu nền cho mọi hoạt động kinh doanh:

Danh sách hàng hóa, dịch vụ — tên, mã, giá, đơn vị tính;
Danh sách khách hàng — thông tin liên hệ, lịch sử mua;
Sổ ghi giao dịch — bán ra, mua vào, thu chi.

Ba tập này có thể bắt đầu bằng bảng tính đơn giản. Không có chúng thì không phần mềm nào phát huy được tác dụng.

Nguyên tắc quan trọng: dữ liệu phải ở dạng máy đọc được — bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, không phải ảnh chụp sổ sách.

Bước 2 — tự động hóa việc lặp lại nhiều nhất

Thay vì tin học hóa toàn bộ, chọn một hoặc hai việc chiếm nhiều thời gian nhất và lặp lại hằng ngày. Thường là ghi nhận đơn hàng, lập hóa đơn, hoặc nhắc lịch.

Nguyên tắc tại khoản 3 Điều 31 Luật 148/2025/QH15 áp dụng được ở đây dù được viết cho cơ quan nhà nước: quy trình nghiệp vụ phải được rà soát, chuẩn hóa, tái cấu trúc và đơn giản hóa trước khi thực hiện số hóa.

Số hóa một quy trình rườm rà chỉ tạo ra quy trình rườm rà chạy trên máy tính. Bỏ bớt bước thừa trước khi đưa lên phần mềm.

Bước 3 — đưa hoạt động bán hàng lên kênh số

Chọn kênh phù hợp với khách hàng của mình, không phải kênh đang thịnh hành. Với nhiều hộ kinh doanh, một trang bán hàng đơn giản kèm kênh nhắn tin đã đủ.

Bước 4 — bảo vệ dữ liệu

Đây là bước hay bị bỏ qua nhất nhưng có ràng buộc pháp lý rõ ràng. Điểm c khoản 1 Điều 16 Luật 148/2025/QH15 quy định trách nhiệm của tổ chức: bảo đảm an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và triển khai các biện pháp phòng ngừa rủi ro trong quá trình ứng dụng công nghệ số và vận hành hệ thống số, hệ thống thông tin, nền tảng số của tổ chức.

Nghĩa vụ này không có ngoại lệ theo quy mô. Một hộ kinh doanh lưu danh sách khách hàng trong máy tính vẫn có nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu đó.

Bốn biện pháp cơ bản, gần như không tốn tiền:

Sao lưu định kỳ sang một nơi khác — ổ cứng rời hoặc dịch vụ lưu trữ, và kiểm tra khôi phục được;
Đặt mật khẩu riêng cho từng người, không dùng chung tài khoản;
Bật xác thực hai lớp cho tài khoản quan trọng — thư điện tử, tài khoản bán hàng, tài khoản ngân hàng;
Đổi mật khẩu mặc định của thiết bị mạng, camera.

Khoản 2 Điều 42 Luật An ninh mạng 116/2025/QH15 cũng quy định trách nhiệm bảo mật thông tin đăng ký, mở, quản lý, sử dụng tài khoản số, và nêu rõ trường hợp tài khoản số được dùng để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật thì chủ tài khoản, người sử dụng tài khoản chịu trách nhiệm tương ứng.

Trách nhiệm khi thu thập dữ liệu khách hàng

Điểm b khoản 1 Điều 16 Luật 148/2025/QH15 yêu cầu tổ chức cung cấp, cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin, dữ liệu phục vụ giao dịch điện tử, dịch vụ số.

Với dữ liệu cá nhân của khách hàng, nghĩa vụ theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng. Ba nguyên tắc thực dụng cho hộ kinh doanh:

Chỉ thu thập thông tin thực sự cần cho việc bán hàng và giao hàng;
Không chia sẻ danh sách khách hàng cho bên khác nếu không có căn cứ;
Không mua danh sách khách hàng từ nguồn không rõ — khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Quyền của hộ kinh doanh khi dùng dịch vụ số

Khoản 2 Điều 26 Luật Công nghiệp công nghệ số 71/2025/QH15 quy định bên cung cấp sản phẩm, dịch vụ công nghệ số không được áp đặt, gây trở ngại thương mại, kỹ thuật và biện pháp khác nhằm ngăn cản khách hàng thực hiện lưu trữ dữ liệu số được tạo ra khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc chuyển sang sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bên khác.

Đây là căn cứ để hộ kinh doanh yêu cầu nhà cung cấp phần mềm cho phép xuất dữ liệu của mình ra — quan trọng khi muốn đổi phần mềm.

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 cũng ghi nhận quyền lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử.

Đào tạo năng lực số

Khoản 5 Điều 17 Luật 148/2025/QH15 quy định doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động có trách nhiệm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, phổ cập năng lực số cơ bản cho người lao động.

Với hộ kinh doanh có thuê lao động, nghĩa vụ này áp dụng. Khoản 3 Điều 17 cũng giao các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp trách nhiệm tổ chức phổ cập năng lực số cơ bản — hộ kinh doanh có thể tìm hiểu các chương trình do địa phương tổ chức thay vì tự làm.

Ba việc làm được ngay trong tuần này

Lập bảng tính danh sách hàng hóa và khách hàng nếu chưa có — nền tảng cho mọi bước sau;
Bật xác thực hai lớp cho tài khoản thư điện tử và tài khoản bán hàng;
Sao lưu dữ liệu sang một nơi khác và kiểm tra mở lại được.

Ba việc này không tốn chi phí, làm trong vài giờ, và giải quyết phần lớn rủi ro thực tế mà hộ kinh doanh gặp phải khi bắt đầu hoạt động trên môi trường số.