Theo Luật Chuyển đổi số 2025, doanh nghiệp phân phối dược phẩm bán hàng trên nền tảng số cần tuân thủ những gì?

Khi doanh nghiệp phân phối dược mở cổng đặt hàng trực tuyến cho nhà thuốc, họ trở thành chủ quản nền tảng số và gánh thêm một nhóm nghĩa vụ riêng. Bài viết phân tích nhóm nghĩa vụ đó.

Phần lớn doanh nghiệp phân phối dược phẩm hiện đã có cổng đặt hàng riêng cho nhà thuốc và phòng khám: đăng nhập, xem tồn kho, đặt đơn, theo dõi công nợ, nhận khuyến mại. Một số đơn vị lớn còn mở nền tảng cho nhiều nhà cung cấp cùng bán.

Về mặt pháp lý, bước chuyển này không nhỏ. Doanh nghiệp không còn chỉ là bên bán hàng — họ trở thành chủ quản hệ thống số, nền tảng số, và Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15 gắn cho vai trò này một nhóm nghĩa vụ riêng, tách khỏi các nghĩa vụ về kho vận và bảo quản.

Bài này tập trung vào khâu đầu ra và quan hệ với khách hàng trên nền tảng. Phần chuỗi lạnh, truy xuất và thu hồi thuốc được phân tích riêng trong bài về số hóa chuỗi cung ứng dẫn ở cuối.

Mở cổng đặt hàng là trở thành chủ quản nền tảng số

Khoản 4 Điều 4 Luật 148/2025/QH15 xếp vào hoạt động chuyển đổi số các việc: số hóa thông tin, dữ liệu, tài liệu; số hóa quy trình; đổi mới, tái cấu trúc quy trình, mô hình tổ chức và phương thức hoạt động, cùng với việc phát triển và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ số, ứng dụng khác trong hoạt động quản lý nhà nước, sản xuất, kinh doanh và đời sống xã hội.

Một cổng đặt hàng B2B nằm gọn trong phạm vi này. Từ thời điểm nó vận hành, Điều 38 bắt đầu áp dụng.

Khoản 4 Điều 38 nêu nghĩa vụ nền: chủ quản hệ thống số, nền tảng số phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, thương mại điện tử, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật khác có liên quan. Với ngành dược, "pháp luật khác có liên quan" là một tập hợp đáng kể — nghĩa vụ trên nền tảng số cộng thêm chứ không thay thế nghĩa vụ ngành.

Minh bạch điều khoản với nhà thuốc

Khoản 1 Điều 38 yêu cầu chủ quản công khai, minh bạch quy tắc ứng xử, điều khoản, điều kiện sử dụng, cơ chế tiếp nhận, giải quyết khiếu nại và chính sách bảo vệ quyền lợi người sử dụng.

Trong thực tế ngành phân phối dược, đây là những điểm hay bị để mờ:

• Chính sách giá và chiết khấu theo bậc — điều kiện đạt bậc, thời điểm xét lại;
• Hạn mức công nợ — căn cứ cấp, căn cứ cắt;
• Quy tắc phân bổ hàng khan — khi hàng thiếu thì ưu tiên theo tiêu chí nào;
• Điều kiện trả hàng, đổi hàng và thời hạn xử lý;
• Cơ chế khiếu nại — gửi ở đâu, ai xử lý, bao lâu có trả lời.

Điểm thứ ba đáng chú ý nhất. Khi một mặt hàng khan hiếm, thuật toán phân bổ trên cổng đặt hàng quyết định nhà thuốc nào được lấy hàng. Nếu quy tắc đó không công khai, nhà thuốc bị từ chối không có cách nào biết mình bị đối xử ra sao.

Khoản 5 Điều 41 nhìn từ phía người sử dụng: họ được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Không phân biệt đối xử trên nền tảng trung gian

Với doanh nghiệp mở nền tảng cho nhiều nhà cung cấp cùng bán, Khoản 3 Điều 38 đặt ra một giới hạn rất cụ thể: chủ quản nền tảng số trung gian không được thực hiện các hành vi ngăn cản, áp đặt, phân biệt đối xử trái pháp luật, cạnh tranh không lành mạnh đối với các nhà cung cấp khác khi tham gia cung cấp sản phẩm, dịch vụ trên nền tảng số.

Đây là vấn đề thật khi doanh nghiệp vừa vận hành nền tảng vừa bán hàng của chính mình trên đó. Ba tình huống dễ vượt ranh giới:

Xếp hạng tìm kiếm ưu tiên hàng nhà. Sản phẩm của chính doanh nghiệp luôn đứng đầu kết quả tìm kiếm dù giá cao hơn, trong khi tiêu chí xếp hạng không được công bố.

Dùng dữ liệu bán hàng của nhà cung cấp khác để quyết định mình nên nhập mặt hàng nào cạnh tranh trực tiếp với họ.

Áp phí hoặc điều kiện nặng hơn cho nhà cung cấp có sản phẩm trùng với danh mục của mình.

Cách xử lý an toàn là tách bạch: tiêu chí xếp hạng công bố công khai và áp dụng như nhau; dữ liệu vận hành nền tảng không chảy sang bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp; biểu phí thống nhất.

Nội dung và thông tin sản phẩm trên nền tảng

Khoản 2 Điều 38 buộc chủ quản chịu trách nhiệm thiết lập biện pháp kỹ thuật và quy trình quản lý để phát hiện, ngăn chặn, gỡ bỏ thông tin, nội dung vi phạm pháp luật, trái thuần phong mỹ tục hoặc gây hại cho người sử dụng trên hệ thống số, nền tảng số theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khoản 2 Điều 27 nói cùng hướng và cụ thể hơn về công cụ: chủ quản nền tảng số có trách nhiệm xây dựng công cụ để chủ động sàng lọc, phát hiện, thông báo, xử lý nhằm bảo vệ người sử dụng khỏi các nội dung xấu, độc hại, thông tin vi phạm pháp luật, tin giả, nội dung lừa đảo.

Chữ "chủ động" đáng lưu ý: nghĩa vụ không dừng ở chỗ gỡ khi có người báo. Với nền tảng dược, nội dung cần sàng lọc gồm mô tả công dụng vượt quá thông tin đã đăng ký, nội dung do nhà cung cấp tự đăng, và bình luận của người mua.

Dữ liệu đơn hàng của nhà thuốc

Dữ liệu bán hàng trên cổng cho biết chính xác từng nhà thuốc bán được gì, doanh số bao nhiêu, khách của họ có xu hướng nào. Đây là thông tin thương mại có giá trị.

Khoản 3 Điều 5 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật. Khoản 4 Điều 5 cấm lợi dụng chuyển đổi số để lừa đảo, thao túng, trục lợi, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Bốn ranh giới cần giữ:

• Không bán dữ liệu doanh số của nhà thuốc cho hãng dược hoặc bên thứ ba khi chưa có cơ sở;
• Không dùng dữ liệu nhà thuốc để mở điểm bán cạnh tranh trực tiếp với chính họ;
• Không ghép dữ liệu từ nhiều nguồn để dựng hồ sơ về khách hàng của nhà thuốc;
• Nói rõ trong điều khoản doanh nghiệp dùng dữ liệu giao dịch vào việc gì.

Ranh giới với dữ liệu người bệnh

Hệ thống phân phối về nguyên tắc chỉ cần biết mã thuốc, số lượng, điểm giao. Nó không cần biết ai uống thuốc đó.

Ranh giới này bị xóa nhòa khi nền tảng mở thêm tính năng nhận đơn theo toa hoặc giao hàng tận nhà cho người bệnh. Lúc đó dữ liệu chuyển thành thông tin sức khỏe của cá nhân cụ thể.

Khoản 1 Điều 27 quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động chuyển đổi số phải tuân thủ quy định của pháp luật về an ninh mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật nhà nước và pháp luật khác có liên quan, và chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Nguyên tắc thực hành: chỉ thu thập thông tin người bệnh khi tính năng thực sự cần, tách kho lưu trữ khỏi dữ liệu thương mại, và không dùng thông tin bệnh lý suy ra từ đơn thuốc vào bất kỳ hoạt động tiếp thị nào.

Yêu cầu kỹ thuật với hệ thống bán hàng

Điều 8 đặt ra các yêu cầu tối thiểu đối với hệ thống số. Khoản 1 áp dụng bắt buộc cho hệ thống của cơ quan nhà nước, hệ thống phục vụ lợi ích công, dịch vụ số thiết yếu và hệ thống của doanh nghiệp được giao cung cấp dịch vụ công; với hệ thống của doanh nghiệp khác, Nhà nước khuyến khích áp dụng theo khả năng và nhu cầu.

Dù ở mức khuyến khích, ba yêu cầu sau rất đáng áp dụng cho một cổng phân phối dược:

Khoản 2 Điều 8 — bảo đảm an ninh mạng theo cấp độ; có cơ chế giám sát, phát hiện, cảnh báo, ứng cứu và khôi phục hoạt động khi xảy ra sự cố. Cổng đặt hàng ngừng chạy một ngày là chuỗi cung ứng thuốc tới nhà thuốc bị gián đoạn.

Khoản 4 Điều 8 — dữ liệu phải được lưu trữ, sao lưu, bảo vệ và phục hồi theo phương án bảo đảm tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng chống chịu sự cố.

Khoản 6 Điều 8 — hệ thống phải ghi nhận, lưu trữ và bảo vệ nhật ký hoạt động; bảo đảm khả năng kiểm tra, giám sát và truy vết phục vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, giải trình khi cần thiết. Với ngành dược, nhật ký là thứ trả lời được câu hỏi ai sửa giá, ai đổi hạn mức, ai duyệt đơn bất thường.

Danh sách kiểm tra

• Điều khoản sử dụng cổng đặt hàng có công khai đầy đủ cho nhà thuốc không?
• Quy tắc phân bổ hàng khan có được nêu rõ không?
• Doanh nghiệp có bán hàng của mình trên nền tảng và ưu tiên hiển thị không?
• Dữ liệu bán hàng của nhà cung cấp khác có chảy sang bộ phận kinh doanh nội bộ không?
• Có công cụ sàng lọc nội dung mô tả sản phẩm sai lệch không?
• Dữ liệu doanh số nhà thuốc có được chia sẻ ra ngoài không, trên cơ sở nào?
• Hệ thống có ghi nhật ký thao tác sửa giá, hạn mức, duyệt đơn không?
• Nếu có giao thuốc theo toa, dữ liệu người bệnh có tách khỏi dữ liệu thương mại không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp phân phối dược phẩm số hóa chuỗi cung ứng cần lưu ý gì? (chuỗi lạnh, truy xuất, thu hồi thuốc)
• Công ty dịch vụ kế toán giữ hồ sơ của nhiều khách cần bảo đảm gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 4
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 148/2025/QH15 Điều 8
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 148/2025/QH15 Điều 38
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.