Theo Luật Chuyển đổi số 2025, công ty giao hàng nhanh xử lý thông tin người nhận thế nào cho đúng?

Người nhận hàng không phải khách của công ty giao hàng nhưng dữ liệu của họ vẫn bị xử lý. Bài viết chỉ ra nghĩa vụ với nhóm bên thứ ba này.

Một đơn hàng đi qua tay công ty giao hàng nhanh mang theo: tên, số điện thoại, địa chỉ nhà của người nhận, giá trị đơn hàng, đôi khi cả mô tả mặt hàng. Điểm đặc biệt là người nhận thường không phải khách hàng của công ty giao hàng — họ chưa từng ký hợp đồng, chưa từng đọc chính sách nào.

Ba nhóm chủ thể và ba mối quan hệ khác nhau

Người gửi — thường là người bán hàng, có quan hệ hợp đồng với công ty giao hàng. Dữ liệu của họ được thu thập trên cơ sở hợp đồng dịch vụ.

Người nhận — dữ liệu do người gửi cung cấp. Đây là nhóm phức tạp nhất về mặt pháp lý: công ty giao hàng xử lý dữ liệu của họ mà không có quan hệ trực tiếp.

Nhân viên giao hàng — người lao động, và dữ liệu giám sát họ cũng là dữ liệu cá nhân.

Việc phân biệt ba nhóm này quyết định cách thiết kế quy trình.

Nghĩa vụ với dữ liệu người nhận

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Vế sau — phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu — đặc biệt đáng chú ý với nhóm người nhận. Họ cần có kênh để hỏi vì sao công ty có thông tin của mình, yêu cầu ngừng nhận cuộc gọi tiếp thị, hoặc yêu cầu xóa dữ liệu sau khi đã nhận hàng.

Bảy biện pháp thực tế:

• Chỉ dùng thông tin người nhận cho việc giao hàng — không đưa vào danh sách tiếp thị của công ty;
• Nhân viên giao hàng chỉ thấy đơn đang giao, không thấy lịch sử các đơn trước của cùng địa chỉ;
• Ẩn số điện thoại — dùng cơ chế gọi qua hệ thống thay vì hiển thị số thật;
• Địa chỉ ẩn sau khi giao xong;
• Không hiển thị nội dung đơn hàng trên nhãn nếu không cần — đặc biệt với hàng nhạy cảm;
• Xóa dữ liệu sau thời hạn khiếu nại;
• Có kênh cho người nhận liên hệ về dữ liệu của mình.

Điểm thứ ba là biện pháp có tác động lớn nhất. Khi shipper có số điện thoại thật của người nhận trong máy, công ty mất khả năng kiểm soát việc số đó được dùng vào đâu — kể cả sau khi shipper nghỉ việc.

Điểm thứ năm ít được nghĩ tới nhưng quan trọng với một số nhóm hàng. Nhãn ghi rõ tên sản phẩm y tế, sản phẩm cá nhân nhạy cảm khiến người nhận lộ thông tin trước mặt hàng xóm, bảo vệ toà nhà, đồng nghiệp nhận hộ.

Ảnh chứng minh giao hàng

Đây là thực hành phổ biến để tránh tranh chấp, nhưng cần giới hạn rõ.

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng. Bốn nguyên tắc khi chụp ảnh giao hàng:

• Chỉ chụp gói hàng tại vị trí giao, không chụp toàn cảnh nhà;
• Không chụp mặt người nhận nếu không cần;
• Không chụp vào bên trong nhà qua cửa mở;
• Không lưu trên điện thoại cá nhân của shipper — tải thẳng lên hệ thống rồi xóa.

Điểm thứ tư khó thực hiện nhất nhưng cần có: ảnh nhà và địa chỉ của hàng nghìn khách nằm trong thư viện ảnh trên điện thoại riêng của shipper, đồng bộ tự động lên dịch vụ đám mây cá nhân.

Giải pháp kỹ thuật: ứng dụng giao hàng chụp ảnh trực tiếp trong ứng dụng, không lưu vào thư viện ảnh của máy.

Giám sát nhân viên giao hàng

Công ty cần biết đơn đang ở đâu, shipper có đi đúng lộ trình không. Đây là nhu cầu chính đáng nhưng có giới hạn.

Bốn nguyên tắc:

• Thông báo rõ ràng cho shipper về việc bị giám sát, giám sát gì;
• Chỉ trong giờ làm việc — thiết bị định vị không nên hoạt động khi shipper đã kết thúc ca;
• Mục đích điều phối, không phải soi mói — dữ liệu vị trí dùng để giao đơn hợp lý, không để tính từng phút nghỉ;
• Có quy trình khiếu nại khi shipper bị xử lý dựa trên dữ liệu giám sát.

Điểm thứ hai đáng lưu ý. Nhiều ứng dụng giao hàng chạy nền liên tục và ghi nhận vị trí cả khi shipper đã tắt trạng thái nhận đơn.

Không chia sẻ, mua bán dữ liệu

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Ba tình huống trong ngành:

Dùng danh sách người nhận để tiếp thị dịch vụ của mình. Người nhận không đăng ký dịch vụ của công ty giao hàng, việc gọi mời họ dùng dịch vụ là sử dụng dữ liệu ngoài mục đích.

Chia sẻ dữ liệu đơn hàng cho bên thứ ba. Thông tin về ai mua gì, tần suất thế nào rất có giá trị tiếp thị. Việc chia sẻ cần có cơ sở.

Shipper mang danh sách khách sang công ty khác hoặc tự nhận đơn riêng. Vấn đề phổ biến, cần xử lý bằng cả biện pháp kỹ thuật lẫn hợp đồng lao động.

Hàng hoàn và hàng thất lạc

Đây là tình huống dữ liệu tồn tại lâu hơn bình thường. Ba lưu ý:

• Hàng hoàn lưu kho lâu — thông tin trên nhãn vẫn còn, cần kiểm soát khu vực lưu;
• Hàng thất lạc phải mở ra để xác định chủ — cần quy trình có người chứng kiến và biên bản;
• Hàng thanh lý sau thời hạn — gỡ hoặc hủy nhãn có thông tin cá nhân trước khi thanh lý.

Điểm cuối là lỗ hổng thực tế: hàng thanh lý được bán ra ngoài kèm nguyên nhãn ghi tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận.

Minh bạch với người gửi

Khoản 5 Điều 41 Luật 148/2025/QH15 quy định người dùng được lựa chọn sử dụng hoặc ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ số trên cơ sở được cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, chính xác, minh bạch, kịp thời về điều khoản, điều kiện sử dụng; không bị áp đặt điều kiện bất hợp lý hoặc bị phân biệt đối xử khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ số.

Với công ty giao hàng, cần rõ ràng về: phí và phụ phí, thời gian giao cam kết, chính sách bồi thường khi mất hoặc hỏng hàng, và cách xử lý dữ liệu.

Người gửi cũng nên được nhắc rằng họ có trách nhiệm với dữ liệu người nhận mà họ cung cấp — nhiều người bán hàng không ý thức được điều này.

Danh sách kiểm tra

• Shipper có thấy số điện thoại thật của người nhận không?
• Ảnh giao hàng có lưu vào thư viện ảnh của máy shipper không?
• Nhãn hàng có ghi rõ nội dung với hàng nhạy cảm không?
• Thiết bị định vị có chạy ngoài giờ làm việc không?
• Dữ liệu người nhận có bị dùng cho tiếp thị không?
• Hàng thanh lý có gỡ nhãn trước khi bán không?
• Có kênh cho người nhận liên hệ về dữ liệu của họ không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Nhà thuốc bán hàng trực tuyến xử lý dữ liệu khách thế nào cho đúng?
• Trước khi triển khai hệ thống mới cần đánh giá những gì?
• Nhân viên làm lộ dữ liệu khách hàng thì doanh nghiệp xử lý thế nào?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 148/2025/QH15 Điều 41

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.