Theo Luật Chuyển đổi số 2025, công ty du lịch đón khách quốc tế xử lý dữ liệu khách thế nào?

Công ty đón khách quốc tế xử lý hộ chiếu, thị thực và làm việc với đối tác nước ngoài. Bài viết chỉ ra ranh giới thu thập và chuyển dữ liệu.

Doanh nghiệp lữ hành đón khách quốc tế xử lý loại dữ liệu nhạy cảm hơn nhiều so với công ty du lịch nội địa: hình ảnh hộ chiếu, thông tin thị thực, lịch trình chi tiết, đôi khi cả thông tin sức khỏe và yêu cầu ăn uống đặc biệt. Họ cũng thường xuyên trao đổi dữ liệu với đối tác ở nước ngoài.

Lưu ý trước: hoạt động kinh doanh lữ hành chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về du lịch, gồm điều kiện kinh doanh và nghĩa vụ khai báo lưu trú. Bài viết bàn về khía cạnh dữ liệu.

Giấy tờ tùy thân của khách

Đây là nhóm dữ liệu rủi ro nhất: ảnh chụp hộ chiếu chứa đủ thông tin để bị lợi dụng cho gian lận danh tính ở nhiều quốc gia.

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Chín nguyên tắc:

• Chỉ thu thập khi thực sự cần — đặt vé máy bay, đăng ký khách sạn, khai báo lưu trú theo quy định;
• Chỉ lấy trường thông tin cần, không nhất thiết phải ảnh toàn trang hộ chiếu cho mọi mục đích;
• Không lưu trên máy cá nhân của nhân viên điều hành, hướng dẫn viên;
• Không gửi qua ứng dụng nhắn tin thông thường;
• Không lưu trong nhóm chat của đoàn;
• Mã hóa khi lưu trữ;
• Xóa sau khi hoàn tất nghĩa vụ khai báo và thời hạn lưu trữ theo quy định;
• Ghi nhật ký truy cập;
• Đào tạo nhân sự về mức nhạy cảm.

Điểm thứ tư và thứ năm là vi phạm phổ biến nhất trong ngành: ảnh hộ chiếu của cả đoàn nằm trong nhóm chat có hướng dẫn viên, lái xe, đại diện khách sạn, và tồn tại ở đó nhiều năm.

Điểm thứ ba cũng nghiêm trọng: hướng dẫn viên tự do lưu ảnh hộ chiếu khách trên điện thoại, ảnh tự đồng bộ lên tài khoản đám mây cá nhân.

Chuyển dữ liệu cho đối tác nước ngoài

Đây là đặc thù của mảng đón khách quốc tế: công ty Việt Nam nhận khách từ đại lý ở nước ngoài và trao đổi dữ liệu hai chiều thường xuyên.

Năm nguyên tắc:

• Rà soát quy định về chuyển dữ liệu ra nước ngoài — đây là nhóm quy định cần tra kỹ và cập nhật vì có thể thay đổi;
• Chỉ chuyển dữ liệu cần thiết cho việc phục vụ khách;
• Có thỏa thuận bảo mật với đối tác, ghi rõ họ được dùng dữ liệu vào việc gì;
• Kênh truyền có bảo mật, không dùng thư điện tử thông thường cho tệp chứa hộ chiếu;
• Ràng buộc đối tác xóa dữ liệu sau khi kết thúc.

Cũng lưu ý chiều ngược lại: khi đối tác nước ngoài yêu cầu cung cấp dữ liệu vượt quá nhu cầu phục vụ chuyến đi, doanh nghiệp Việt Nam có quyền và nên từ chối.

Thông tin sức khỏe và yêu cầu đặc biệt

Khách quốc tế thường khai báo dị ứng thực phẩm, hạn chế đi lại, thuốc đang dùng, yêu cầu ăn chay theo tôn giáo. Đây là dữ liệu nhạy cảm.

Sáu nguyên tắc:

• Chỉ thu thập ở mức cần để phục vụ an toàn cho khách;
• Chia sẻ cho nhà hàng, khách sạn ở mức tối thiểu — "suất chay", "dị ứng hải sản" thay vì toàn bộ hồ sơ y tế;
• Không ghi vào danh sách đoàn dán công khai trên xe;
• Không thảo luận trước mặt các khách khác;
• Xóa sau chuyến đi;
• Hướng dẫn viên chỉ nhận thông tin cần cho việc xử lý tình huống.

Điểm thứ ba là vi phạm hay gặp và dễ khắc phục: danh sách đoàn ghi rõ tình trạng sức khỏe từng người được dán ở nơi ai cũng đọc được.

Hình ảnh trong chuyến đi

Điều 15 Luật 116/2025/QH15 liệt kê các hành vi xâm phạm bí mật cá nhân, bí mật gia đình và đời sống riêng tư trên không gian mạng.

Sáu nguyên tắc:

• Xin phép trước khi dùng ảnh khách cho quảng cáo;
• Sự đồng ý riêng, không gộp vào hợp đồng tour;
• Không đăng ảnh khách lên trang cá nhân của hướng dẫn viên;
• Tôn trọng khi khách từ chối chụp ảnh;
• Cơ chế gỡ ảnh nhanh khi có yêu cầu;
• Đặc biệt thận trọng với ảnh trẻ em.

Điểm thứ ba đáng nhấn mạnh vì phổ biến: hướng dẫn viên đăng ảnh đoàn lên trang cá nhân như một dạng quảng cáo bản thân, kèm tên và quốc tịch khách.

Không mua bán dữ liệu khách

Khoản 3 Điều 5 Luật 148/2025/QH15 nghiêm cấm thu thập, sử dụng, chia sẻ, mua, bán, khai thác dữ liệu số trái quy định của pháp luật.

Bốn tình huống: bán danh sách khách quốc tế cho cửa hàng lưu niệm, đơn vị bán tour khác; chia sẻ cho các điểm mua sắm để họ chuẩn bị tiếp cận; nhân viên mang danh sách khách hàng khi chuyển việc; và dùng dữ liệu khách cũ để tiếp thị mà chưa có sự đồng ý.

Tình huống thứ hai là thực hành đã tồn tại lâu trong ngành và cần được nhìn nhận đúng bản chất: chuyển thông tin đoàn khách cho điểm mua sắm là chia sẻ dữ liệu cá nhân.

An ninh hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Sáu biện pháp: tài khoản riêng cho từng nhân sự; xác thực nhiều lớp cho tài khoản có quyền xem hồ sơ khách; thu hồi quyền ngay khi nhân sự nghỉ; sao lưu có kiểm tra khôi phục; kiểm soát chức năng xuất tệp; và cập nhật phần mềm điều hành tour.

Ngành lữ hành có tỷ lệ nhân sự thời vụ và cộng tác viên cao, nên điểm thứ ba đặc biệt quan trọng và hay bị bỏ sót.

Thanh toán quốc tế

Bốn nguyên tắc: không lưu thông tin thẻ, dùng cổng thanh toán được cấp phép; cảnh báo khách về lừa đảo mạo danh yêu cầu chuyển khoản; xác minh chặt khi nhận yêu cầu đổi tài khoản nhận tiền từ đối tác; và lưu chứng cứ giao dịch đầy đủ.

Điểm thứ ba là hình thức tấn công nhắm trúng ngành này: thư điện tử giả mạo đối tác nước ngoài thông báo đổi tài khoản nhận tiền tour.

Danh sách kiểm tra

• Ảnh hộ chiếu có nằm trong nhóm chat không?
• Hướng dẫn viên có lưu giấy tờ khách trên điện thoại cá nhân không?
• Có thỏa thuận bảo mật với đối tác nước ngoài không?
• Danh sách đoàn dán trên xe có ghi tình trạng sức khỏe không?
• Có chuyển thông tin đoàn cho điểm mua sắm không?
• Quyền truy cập của cộng tác viên có được thu hồi không?
• Có quy trình xác minh khi đối tác báo đổi tài khoản không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Đơn vị vận hành sân vận động số hoá cần tuân thủ những gì?
• Dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh cần lưu ý những gì?
• Doanh nghiệp thực phẩm đóng hộp số hoá sản xuất cần lưu ý gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 148/2025/QH15 Điều 5
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26
• Luật 116/2025/QH15 Điều 15

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.