Chuyển đổi số

Theo Luật Chuyển đổi số 2025, cán bộ đòi nộp thêm giấy tờ đã có trên hệ thống thì xử lý sao?

01/08/2026
1 lượt xem
0 bình luận

Điểm b khoản 3 Điều 32 quy định rõ: cán bộ, công chức, viên chức, người lao động yêu cầu nộp thêm giấy tờ khi hệ thống đã khai thác được dữ liệu thì bị xử lý theo quy định pháp luật.

Một trong những phàn nàn phổ biến nhất khi làm thủ tục hành chính là bị yêu cầu nộp lại giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có. Điều 32 Luật Chuyển đổi số 148/2025/QH15 đưa ra quy định trực tiếp về tình huống này.

Mặc định là trực tuyến toàn trình — khoản 1

Khoản 1 Điều 32 quy định: cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công trực tuyến thống nhất, tập trung từ trung ương đến địa phương trên Cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng định danh quốc gia, cụ thể:

Điểm a — thủ tục hành chính được cung cấp mặc định theo hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình;
Điểm b — chỉ cung cấp theo hình thức dịch vụ công trực tuyến một phần trong trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật chưa thể khắc phục ngay.

Cách đặt vấn đề ở đây rất đáng chú ý: toàn trình là mặc định, một phần là ngoại lệ. Trước đây, việc cung cấp dịch vụ ở mức nào thường tùy điều kiện của từng cơ quan. Khoản 1 đảo ngược: mức cao nhất là mặc định, và cơ quan phải có căn cứ để làm ở mức thấp hơn.

Hai ngoại lệ được nêu cũng hẹp: pháp luật có quy định khác, hoặc có sự cố kỹ thuật chưa thể khắc phục ngay. Cụm "chưa thể khắc phục ngay" hàm ý đây là tình trạng tạm thời, không phải lý do lâu dài.

Hai trách nhiệm của cơ quan nhà nước — khoản 3

Điểm a — hướng dẫn và công khai

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ người dân trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến; công khai quy trình, thời hạn xử lý và kết quả xử lý theo quy định của Luật này và pháp luật có liên quan.

Ba nội dung phải công khai: quy trình, thời hạn xử lý, kết quả xử lý. Việc công khai thời hạn là cơ sở để người dân biết hồ sơ của mình có bị chậm hay không.

Điểm b — xử lý cán bộ yêu cầu nộp thêm giấy tờ

Đây là điểm có tính răn đe trực tiếp nhất: xử lý theo quy định của pháp luật có liên quan đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi yêu cầu nộp thêm giấy tờ trong trường hợp hệ thống thông tin phục vụ giải quyết thủ tục hành chính đã kết nối, khai thác, sử dụng được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Điều kiện áp dụng cần đọc kỹ: hệ thống phải đã kết nối, khai thác, sử dụng được dữ liệu. Nếu hệ thống chưa kết nối được thì việc yêu cầu giấy tờ chưa thuộc trường hợp bị xử lý.

Nhưng đây chính là lý do khoản 2 Điều 33 tồn tại — nó đặt nghĩa vụ kết nối lên cơ quan nhà nước, để điều kiện trên ngày càng ít trường hợp không thỏa mãn.

Với người dân và doanh nghiệp, điểm b cung cấp một căn cứ cụ thể để phản ánh khi gặp tình huống này. Trong thực tế, việc dẫn chiếu đúng điều khoản khi phản ánh thường hiệu quả hơn phàn nàn chung chung.

Nghĩa vụ liên thông dữ liệu — Điều 33

Khoản 1 — tuân thủ khung kiến trúc chung

Khoản 1 Điều 33 quy định: hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, hệ thống thông tin tham gia vào việc xử lý thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến phải được thiết kế, xây dựng, kết nối, liên thông, vận hành tuân thủ Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số, Khung kiến trúc dữ liệu quốc gia, Khung quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia, Từ điển dữ liệu dùng chung, tiêu chuẩn, quy chuẩn, yêu cầu kỹ thuật liên quan.

Năm khung và công cụ chuẩn hóa được nêu tên. Từ điển dữ liệu dùng chung đáng chú ý riêng: nó bảo đảm cùng một khái niệm được hiểu và mã hóa giống nhau giữa các hệ thống — điều kiện tiên quyết để liên thông thực sự hoạt động, không chỉ kết nối về mặt kỹ thuật.

Với doanh nghiệp công nghệ tham gia xây dựng hệ thống cho cơ quan nhà nước, khoản 1 là danh mục yêu cầu bắt buộc phải đáp ứng trong thiết kế.

Khoản 2 — nghĩa vụ khai thác dữ liệu sẵn có

Khoản 2 Điều 33 quy định: cơ quan nhà nước có trách nhiệm kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin của cơ quan khác để giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, bảo đảm liên thông xuyên suốt, không phân mảnh giữa trung ương và địa phương.

Cụm "không phân mảnh giữa trung ương và địa phương" nhắm đúng vào một vấn đề thực tế: hệ thống ở cấp trung ương và cấp địa phương không nói chuyện được với nhau, khiến người dân phải cung cấp lại thông tin ở mỗi cấp.

Nguyên tắc khai báo một lần

Toàn bộ cơ chế trên phục vụ một nguyên tắc được nêu tại khoản 2 Điều 6 Luật 148/2025/QH15: tăng cường kết nối, chia sẻ và sử dụng lại dữ liệu, khai báo một lần là mặc định để nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế trùng lặp, giảm thủ tục và nâng cao năng lực ra quyết định.

Nguyên tắc này cũng xuất hiện tại khoản 5 Điều 7 về kiến trúc hệ thống số: lấy dữ liệu làm trung tâm; bảo đảm dữ liệu được thu thập, quản lý, chia sẻ và khai báo một lần là yêu cầu mặc định.

Và khoản 5 Điều 5 nghiêm cấm việc lợi dụng chức trách, quyền hạn để gây cản trở, phân biệt đối xử, tạo độc quyền, cát cứ, hạn chế cạnh tranh trong phát triển, vận hành, khai thác hệ thống số — trong đó "cát cứ" chính là hành vi đi ngược nguyên tắc chia sẻ dữ liệu.

Ba điều khoản này tạo thành một hệ thống nhất quán: nguyên tắc (Điều 6, Điều 7), nghĩa vụ thực hiện (Điều 33), chế tài với hành vi cản trở (Điều 5, điểm b khoản 3 Điều 32).

Bảo đảm khả năng tiếp cận — Điều 35

Khoản 1 Điều 35 Luật 148/2025/QH15 quy định: cơ quan cung cấp dịch vụ công trực tuyến phải bảo đảm người sử dụng dễ dàng tiếp cận và truy cập, đặc biệt là người khuyết tật, người cao tuổi, trẻ em, người dân sinh sống ở khu vực biên giới, hải đảo, vùng đồng bào dân tộc thiểu số, miền núi, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn và các nhóm đối tượng dễ bị tổn thương khác.

Khoản 2 Điều 35 đặt ra một cơ chế đáng chú ý: cơ quan thực hiện dịch vụ công trực tuyến có trách nhiệm tự đánh giá định kỳ mức độ phổ cập và khả năng tiếp cận; công khai kết quả đánh giá; tiếp nhận, xử lý phản ánh của tổ chức, cá nhân và có biện pháp khắc phục kịp thời.

Bốn nghĩa vụ này tạo thành một vòng cải tiến: đánh giá → công khai → nhận phản ánh → khắc phục. Việc bắt buộc công khai kết quả tự đánh giá là điểm tạo áp lực thực chất — nó cho phép so sánh giữa các cơ quan.

Điều doanh nghiệp và người dân nên biết

Thủ tục hành chính mặc định phải ở mức trực tuyến toàn trình — nếu bị yêu cầu nộp hồ sơ giấy, có thể hỏi căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 32;
Không phải nộp lại giấy tờ mà hệ thống đã khai thác được — điểm b khoản 3 Điều 32 quy định việc xử lý cán bộ vi phạm;
Quy trình, thời hạn và kết quả xử lý phải được công khai theo điểm a khoản 3 Điều 32;
Kết quả tự đánh giá khả năng tiếp cận phải được công khai theo khoản 2 Điều 35;
Có quyền phản ánh và cơ quan có nghĩa vụ tiếp nhận, xử lý, khắc phục kịp thời.

Luật 148/2025/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026. Từ thời điểm đó, các quy định trên là căn cứ pháp lý cụ thể khi làm việc với cơ quan nhà nước trên môi trường số.