Số hóa văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp cần làm đúng những gì?

Ba nhóm điều kiện phải làm đúng — nếu bỏ sót điểm c khoản 1 Điều 12 thì bản quét chỉ là ảnh chụp, không có giá trị của tài liệu đã chuyển đổi.

Số hóa kho tài liệu là dự án nhiều doanh nghiệp triển khai để giảm diện tích lưu trữ và tra cứu nhanh hơn. Nhưng nếu làm không đúng yêu cầu pháp lý, kết quả chỉ là một tập ảnh chụp — không thay thế được bản giấy.

Sai lầm phổ biến nhất

Cách làm thường gặp: thuê đơn vị quét tài liệu, lưu tệp vào thư mục theo phòng ban, rồi tiêu hủy bản giấy.

Vấn đề: điểm c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 yêu cầu thông điệp dữ liệu chuyển đổi từ văn bản giấy phải có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Bản quét không có hai thông tin này chưa đáp ứng khoản 1 Điều 12 — nghĩa là chưa phải "thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy" theo nghĩa pháp lý.

Bốn điều kiện chuyển đổi từ giấy sang điện tử

Khoản 1 Điều 12 quy định đầy đủ:

Điểm a — thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
Điểm b — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
Điểm d — trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì ngoài ba điểm trên còn phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

Điểm d — nhóm tài liệu cần chữ ký số

Điểm d phân biệt hai nhóm tài liệu. Nhóm cần chữ ký số của đơn vị chuyển đổi gồm giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành. Trong kho tài liệu doanh nghiệp, nhóm này thường gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy phép con;
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản;
Chứng chỉ hành nghề, chứng nhận đào tạo của nhân sự;
Giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn của sản phẩm;
Văn bản chấp thuận, phê duyệt của cơ quan quản lý.

Với các tài liệu này, quét thôi chưa đủ — cần chữ ký số của đơn vị thực hiện chuyển đổi.

Câu cuối điểm d cũng đáng lưu ý: hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi — tức không phải công cụ quét thông thường nào cũng đáp ứng.

Ba điều kiện lưu trữ

Khoản 1 Điều 13 quy định điều kiện để lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu:

Điểm a — thông tin có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
Điểm b — thông tin được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;
Điểm c — được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận.

Điểm c là yêu cầu về siêu dữ liệu — và là điểm thứ hai hay bị bỏ sót sau điểm c khoản 1 Điều 12.

Trong thực tế, điều này nghĩa là hệ thống lưu trữ phải ghi được, với mỗi tài liệu: ai tạo, khi nào, từ đâu, gửi cho ai, nhận lúc nào. Lưu tệp vào thư mục theo tên không đáp ứng yêu cầu này.

Khoản 2 Điều 13 trao quyền lựa chọn: trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, được lựa chọn lưu trữ dưới dạng văn bản giấy hoặc dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng các yêu cầu tại khoản 1.

Khoản 3 Điều 13 khẳng định: việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy. Nội dung, thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Mệnh đề cuối quan trọng: Luật Giao dịch điện tử cho phép đổi hình thức lưu trữ, không thay đổi thời hạn. Trước khi tiêu hủy bản giấy, cần đối chiếu thời hạn theo pháp luật chuyên ngành.

Khi nào tài liệu điện tử có giá trị như bản gốc

Điều 10 quy định thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ:

Khoản 1 — thông tin được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. Thông tin được xem là toàn vẹn khi chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị;
Khoản 2 — thông tin có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Với tài liệu số hóa từ giấy, mốc "khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp dữ liệu" là thời điểm quét. Từ đó trở đi, tệp không được sửa.

Hàm ý về hệ thống: thư mục lưu trữ mà nhiều người có quyền ghi đè không bảo đảm được tính toàn vẹn. Cần phân quyền chỉ đọc cho phần lớn người dùng, và ghi nhật ký mọi thay đổi.

Giá trị chứng cứ

Khoản 2 Điều 11 quy định giá trị dùng làm chứng cứ được xác định căn cứ vào:

Độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận hoặc lưu trữ;
Cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn;
Cách thức xác định người khởi tạo, gửi, nhận;
Và các yếu tố phù hợp khác.

Ba yếu tố đầu đều nói về cách thức — quy trình và biện pháp kỹ thuật, không phải nội dung tài liệu. Đây là lý do việc đầu tư vào hệ thống quản lý tài liệu có ý nghĩa pháp lý, không chỉ là tiện lợi vận hành.

Chiều ngược lại — in ra giấy từ bản điện tử

Khoản 2 Điều 12 quy định văn bản giấy chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải:

Điểm a — thông tin được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
Điểm b — có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
Điểm c — có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.

Điểm b đặc thù cho chiều này: bản giấy phải cho biết tra cứu bản gốc điện tử ở đâu.

Vấn đề lưu trữ dài hạn

Với tài liệu có thời hạn lưu trữ nhiều năm, điểm a khoản 1 Điều 13 — truy cập và sử dụng được để tham chiếu — trở thành thách thức thực sự.

Bốn rủi ro cụ thể và cách xử lý:

Định dạng lỗi thời → chọn định dạng mở, phổ biến, có đặc tả công khai cho bản lưu trữ dài hạn;
Phần mềm quản lý ngừng hoạt động → bảo đảm quyền xuất toàn bộ dữ liệu kèm siêu dữ liệu; khoản 2 Điều 26 Luật Công nghiệp công nghệ số 71/2025/QH15 cấm bên cung cấp gây trở ngại thương mại, kỹ thuật ngăn cản khách hàng lưu trữ dữ liệu số hoặc chuyển sang sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bên khác;
Mất khóa mã hóa hoặc thông tin đăng nhập → có quy trình bàn giao khi nhân sự phụ trách thay đổi;
Không kiểm tra được chữ ký sau nhiều năm → lưu kèm dữ liệu kiểm tra chữ ký tại thời điểm ký, và cân nhắc dùng dấu thời gian theo Điều 31 Luật 20/2023/QH15.

Một thực hành đơn giản nhưng ít ai làm: mỗi năm mở thử một số tệp lưu trữ cũ để kiểm tra còn đọc được không. Việc này phát hiện vấn đề khi vẫn còn thời gian xử lý.

Bảo vệ dữ liệu trong kho tài liệu

Kho tài liệu doanh nghiệp thường chứa nhiều loại thông tin nhạy cảm: hợp đồng có điều khoản thương mại, hồ sơ nhân sự, tài liệu kỹ thuật.

Điểm d khoản 2 Điều 26 Luật An ninh mạng 116/2025/QH15 nêu triển khai cơ chế kiểm soát chặt chẽ nhân sự trực tiếp tham gia xử lý dữ liệu; điểm c nêu sử dụng mật mã cơ yếu, mật mã dân sự để bảo đảm an ninh dữ liệu.

Điểm a khoản 1 Điều 15 Luật 116/2025/QH15 cũng liệt kê hành vi chiếm đoạt, mua bán, thu giữ, cố ý làm lộ thông tin thuộc bí mật kinh doanh.

Với kho tài liệu số hóa, rủi ro tăng lên so với kho giấy: sao chép toàn bộ kho chỉ mất vài phút, trong khi mang đi cả kho giấy là bất khả thi. Vì vậy cần: phân quyền theo loại tài liệu; ghi nhật ký truy cập và tải xuống; và cảnh báo khi có thao tác tải hàng loạt.

Danh mục triển khai dự án số hóa

Phân loại tài liệu trước khi quét — nhóm nào cần chữ ký số theo điểm d khoản 1 Điều 12, nhóm nào không;
Đối chiếu thời hạn lưu trữ theo pháp luật chuyên ngành trước khi lên kế hoạch tiêu hủy bản giấy;
Thiết kế trường siêu dữ liệu bắt buộc theo điểm c khoản 1 Điều 13;
Gắn ký hiệu xác nhận chuyển đổi và thông tin đơn vị thực hiện trên mọi tài liệu số hóa;
Chọn định dạng lưu trữ mở, ổn định;
Phân quyền chỉ đọc cho phần lớn người dùng; hạn chế quyền ghi đè;
Bật nhật ký truy cập và tải xuống, bảo vệ khỏi bị xóa;
Bảo đảm quyền xuất toàn bộ dữ liệu trong hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm;
Lập lịch kiểm tra hằng năm khả năng mở lại tệp lưu trữ cũ;
Chỉ tiêu hủy bản giấy sau khi đã kiểm tra bản điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Điểm cuối đáng nhấn mạnh: nên giữ bản giấy một thời gian sau khi số hóa, và chỉ tiêu hủy sau khi đã kiểm tra ngẫu nhiên một mẫu đủ lớn. Việc tiêu hủy ngay sau khi quét là quyết định không thể đảo ngược.

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Luật 20/2023/QH15 Điều 12
Luật 20/2023/QH15 Điều 13
Luật 20/2023/QH15 Điều 11

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Theo Luật Giao dịch điện tử, số hóa văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp cần làm đúng những gì?