Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP, mất giấy chứng nhận thì xin cấp lại thế nào?

26/06/2026
3 lượt xem
0 bình luận

Cấp lại khi mất hoặc hỏng bản giấy, cấp đổi khi sai hoặc thay đổi thông tin. Cả hai đều được xử lý trong 05 ngày làm việc.

Điều 26 Nghị định 356/2025/NĐ-CP tách hai tình huống khác nhau: cấp lại và cấp đổi. Dùng đúng thủ tục giúp tránh phải làm lại hồ sơ.

Cấp lại — khi mất hoặc hỏng bản giấy

Điều 26 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định cấp lại khi bị mất, bị hỏng bản giấy Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân.

Thủ tục: trường hợp tổ chức có nhu cầu cấp lại bản giấy thì gửi đơn đề nghị theo Mẫu số 05 tại Phụ lục của Nghị định, bằng phương thức trực tuyến hoặc trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị theo quy định, cơ quan chuyên trách xem xét, cấp lại Giấy chứng nhận; trường hợp không cấp phải có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

Chỉ áp dụng cho bản giấy

Điều 25 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định Giấy chứng nhận là bản giấy hoặc bản điện tử. Thủ tục cấp lại tại Điều 26 gắn với bản giấy — đây là điểm cần lưu ý nếu doanh nghiệp chỉ có bản điện tử.

Cấp đổi — khi sai hoặc thay đổi thông tin

Điều 26 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định cấp đổi khi bị sai thông tin hoặc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ xử lý dữ liệu cá nhân.

Hồ sơ gồm hai thành phần:

Đơn đề nghị theo Mẫu số 06 tại Phụ lục của Nghị định;
Giấy tờ, tài liệu chứng minh nội dung sai thông tin hoặc thay đổi nội dung thông tin trên Giấy chứng nhận đã được cấp.

Tổ chức nộp 01 bộ hồ sơ bằng phương thức trực tuyến hoặc trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan chuyên trách xem xét, quyết định cấp đổi; trường hợp không cấp phải có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

Phân biệt hai thủ tục

Điểm khác biệt nằm ở nguyên nhân, không phải ở mức độ nghiêm trọng:

Cấp lại: nội dung giấy chứng nhận vẫn đúng, chỉ là vật lý bị mất hoặc hỏng. Hồ sơ đơn giản, chỉ cần đơn theo Mẫu số 05.
Cấp đổi: nội dung ghi trên giấy không còn đúng — do sai từ đầu hoặc do thông tin thay đổi. Cần thêm tài liệu chứng minh, và đơn theo Mẫu số 06.

Khi nào thông tin thay đổi

Trong thực tế, các thay đổi phổ biến dẫn tới cấp đổi gồm đổi tên doanh nghiệp, thay đổi địa chỉ trụ sở, thay đổi phạm vi lĩnh vực dịch vụ đã được ghi nhận. Với mỗi thay đổi loại này, tài liệu chứng minh thường là giấy tờ đăng ký doanh nghiệp mới.

Đừng nhầm với nghĩa vụ cập nhật hồ sơ

Cấp đổi giấy chứng nhận là một thủ tục, còn cập nhật hồ sơ đánh giá tác động là thủ tục khác theo Điều 20 Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Một thay đổi về tổ chức có thể làm phát sinh cả hai nghĩa vụ cùng lúc, với hai mốc thời gian khác nhau.

Chẳng hạn khi doanh nghiệp được tổ chức lại, Điều 20 yêu cầu cập nhật hồ sơ đánh giá tác động ngay trong thời hạn 10 ngày; đồng thời nếu thông tin trên Giấy chứng nhận thay đổi thì phát sinh thủ tục cấp đổi theo Điều 26.

Nên chuẩn bị gì

Giữ bản sao Giấy chứng nhận và toàn bộ hồ sơ đã nộp ở nơi truy xuất được, tách khỏi bản gốc. Khi cần cấp lại hoặc cấp đổi, bộ hồ sơ này rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị, đặc biệt với phần tài liệu chứng minh nội dung thay đổi.

Đọc thêm cùng chủ đề

Căn cứ pháp lý

Nghị định 356/2025/NĐ-CP Điều 26

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.