Theo Luật Giao dịch điện tử, đơn vị khai thác cảng số hóa chứng từ cần lưu ý những gì?

Lệnh giao hàng là chứng từ quyết định ai được nhận container. Bài viết chỉ ra yêu cầu pháp lý khi số hóa và rủi ro an ninh hệ thống cảng.

Cảng biển là nút thắt của chuỗi cung ứng. Một hệ thống khai thác cảng xử lý hàng nghìn container mỗi ngày, mỗi container gắn với một chuỗi chứng từ quyết định ai được nhận hàng. Số hóa mang lại hiệu quả rõ rệt nhưng cũng tạo ra rủi ro mới.

Lưu ý trước: hoạt động khai thác cảng chịu điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về hàng hải và hải quan. Bài viết bàn về khía cạnh chứng từ điện tử, dữ liệu và an ninh hệ thống.

Lệnh giao hàng — chứng từ đặc biệt

Lệnh giao hàng là chứng từ cho phép nhận container. Ai cầm lệnh hợp lệ thì lấy được hàng. Điều này khiến nó thuộc nhóm chứng từ cần kiểm soát chặt như vận đơn.

Khoản 1 Điều 20 Luật 20/2023/QH15 quy định điều kiện chuyển giao chứng thư điện tử, trong đó:

• Điểm a — chứng thư điện tử khẳng định được chủ thể sở hữu và chỉ chủ thể này đang kiểm soát chứng thư điện tử đó;
• Điểm c — hệ thống thông tin phục vụ việc chuyển giao phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Điểm a là yêu cầu kỹ thuật cốt lõi: hệ thống phải bảo đảm tại mỗi thời điểm chỉ một bên kiểm soát lệnh, và khi chuyển giao thì bên trước mất quyền đồng thời với bên sau có quyền.

Khoản 2 và khoản 3 Điều 20 quy định về chuyển đổi hình thức: với loại giấy tờ chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất, bản cũ không còn giá trị pháp lý ngay khi việc chuyển đổi được hoàn thành và đáp ứng yêu cầu tương ứng tại Điều 12.

Hàm ý vận hành: không được để tồn tại song song lệnh giao hàng giấy và lệnh điện tử cho cùng một lô hàng — đây là nguồn của những vụ tranh chấp nghiêm trọng.

Các chứng từ khác

Không phải mọi chứng từ ở cảng đều thuộc nhóm chuyển giao. Khoản 1 Điều 9 Luật 20/2023/QH15 quy định thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.

Phiếu hạ bãi, phiếu nâng, biên bản kiểm tra tình trạng container thuộc nhóm điều kiện nhẹ này.

Doanh nghiệp nên phân loại rõ hai nhóm để không áp dụng thừa yêu cầu chặt cho mọi loại chứng từ.

An ninh hệ thống cảng

Điều 16 Luật 116/2025/QH15 quy định về các hoạt động bảo vệ an ninh mạng.

Cảng biển là hạ tầng có tác động dây chuyền: sự cố tại một cảng lớn ảnh hưởng tới chuỗi cung ứng của hàng nghìn doanh nghiệp. Nếu hệ thống thuộc diện hệ thống thông tin quan trọng về an ninh quốc gia, sẽ có thêm nghĩa vụ theo quy định riêng.

Ba nhóm hệ thống với mức bảo vệ khác nhau:

Hệ thống điều khiển thiết bị — cần trục, xe nâng tự động. Sự cố có hậu quả vật lý và an toàn lao động. Phải tách hoàn toàn khỏi internet.

Hệ thống khai thác — quản lý vị trí container, kế hoạch xếp dỡ. Mất hệ thống này là không biết container nằm đâu trong bãi hàng chục nghìn TEU.

Hệ thống chứng từ và thanh toán — nơi có rủi ro gian lận cao nhất.

Năm biện pháp cốt lõi:

• Tách mạng giữa ba nhóm trên;
• Xác thực nhiều lớp cho mọi tài khoản có quyền phát hành hoặc duyệt lệnh;
• Ghi nhật ký đầy đủ, lưu tách biệt, không sửa được;
• Giám sát bất thường — lệnh phát ngoài giờ, lệnh sửa nhiều lần;
• Kết nối bảo trì từ xa theo yêu cầu, không thường trực.

Phương án khi hệ thống sự cố

Đây là nội dung quan trọng nhất với cảng. Sáu nội dung cần chuẩn bị:

• Ai quyết định chuyển sang vận hành thủ công;
• Bản đồ vị trí container xuất định kỳ ra tệp riêng, lưu ngoài hệ thống chính;
• Quy trình phát lệnh thủ công có kiểm soát, in ra giấy;
• Cách xác minh khi không có hệ thống — tránh phát hàng nhầm;
• Thông báo cho khách hàng và các bên trong chuỗi;
• Đối chiếu sau khi khôi phục — bảo đảm không sót, không trùng.

Điểm thứ hai là bài học từ các sự cố cảng lớn trên thế giới: mất hệ thống khai thác nghĩa là mất khả năng tìm container, và bãi hàng chục nghìn container trở thành mê cung.

Dữ liệu thương mại của khách hàng

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Dữ liệu ở cảng cho biết doanh nghiệp nào nhập gì, từ đâu, số lượng bao nhiêu, tần suất thế nào. Đây là thông tin cạnh tranh rất có giá trị.

Năm nguyên tắc:

• Khách hàng chỉ xem dữ liệu lô hàng của mình;
• Nhân viên phân quyền theo nhiệm vụ;
• Ghi nhật ký truy vấn dữ liệu;
• Không chia sẻ cho bên thứ ba ngoài yêu cầu hợp pháp của cơ quan chức năng;
• Không dùng dữ liệu tổng hợp theo cách để lộ hoạt động của khách hàng cụ thể.

Điểm thứ năm cần chú ý khi cảng công bố thống kê: số liệu quá chi tiết theo mặt hàng và tuyến có thể để lộ hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể.

Kết nối với các bên trong chuỗi

Hệ thống cảng kết nối với hãng tàu, hải quan, đơn vị vận tải, kho bãi. Mỗi kết nối là một điểm cần bảo vệ.

Bốn nguyên tắc:

• Mỗi đối tác một tài khoản riêng, quyền giới hạn theo nhu cầu;
• Chỉ trao đổi dữ liệu cần thiết cho nghiệp vụ của bên đó;
• Kênh kết nối được mã hóa và xác thực;
• Rà soát định kỳ danh sách kết nối và quyền của từng bên.

Điểm cuối quan trọng: sau nhiều năm vận hành, danh sách các kết nối thường phình ra với nhiều tài khoản của đối tác đã ngừng hợp tác.

Gian lận chứng từ

Đây là rủi ro đặc thù của ngành. Bốn biện pháp phòng ngừa:

• Xác thực nhiều lớp cho việc phát hành và sửa lệnh;
• Phân tách nhiệm vụ — người phát lệnh khác người duyệt;
• Cảnh báo tự động với các thao tác bất thường;
• Đối chiếu chéo giữa lệnh giao hàng và dữ liệu từ hãng tàu.

Danh sách kiểm tra

• Hệ thống lệnh giao hàng có bảo đảm một bên kiểm soát tại một thời điểm không?
• Có tồn tại song song lệnh giấy và lệnh điện tử không?
• Hệ thống điều khiển thiết bị có tách khỏi internet không?
• Có bản đồ vị trí container lưu ngoài hệ thống chính không?
• Có xác thực nhiều lớp cho việc phát lệnh không?
• Danh sách tài khoản đối tác có được rà soát định kỳ không?
• Số liệu thống kê công bố có để lộ hoạt động của khách hàng cụ thể không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Nhà máy thức ăn chăn nuôi số hoá sản xuất cần tuân thủ những gì?
• Công ty cho thuê máy móc xây dựng gắn thiết bị giám sát cần lưu ý gì?
• Nhà xuất bản chuyển sang sách điện tử cần tuân thủ những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 20
• Luật 20/2023/QH15 Điều 9
• Luật 116/2025/QH15 Điều 16
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.