Theo Luật Công nghiệp công nghệ số, công ty tư vấn thiết kế xây dựng bảo vệ hồ sơ dự án thế nào?

Bản vẽ kết cấu và hệ thống kỹ thuật của một công trình là thông tin nhạy cảm về an ninh. Bài viết bàn về bảo mật và tính toàn vẹn hồ sơ.

Công ty tư vấn thiết kế xây dựng nắm giữ hồ sơ mà ít ai nghĩ tới mức nhạy cảm: bản vẽ kết cấu, sơ đồ hệ thống điện, vị trí camera an ninh, đường ống kỹ thuật, và với các công trình đặc thù là cả bố trí phòng máy chủ, kho quỹ, lối thoát hiểm.

Hai loại giá trị trong hồ sơ thiết kế

Giá trị trí tuệ — phương án thiết kế, giải pháp kỹ thuật, thư viện chi tiết tích lũy qua nhiều năm.

Giá trị an ninh — bản vẽ hệ thống an ninh, kết cấu chịu lực, hệ thống kỹ thuật là thông tin có thể bị lợi dụng.

Loại thứ hai là điều nhiều đơn vị tư vấn chưa nhìn nhận đúng mức.

Điều 10 Luật 71/2025/QH15 quy định: Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoặc có liên quan đến hoạt động công nghiệp công nghệ số phải tuân thủ quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, pháp luật về dữ liệu, dữ liệu cá nhân và pháp luật khác có liên quan.

Mười biện pháp bảo vệ hồ sơ

Khoản 1 Điều 27 Luật 148/2025/QH15 quy định chủ quản dữ liệu phải chủ động thiết lập quy trình, biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất hoạt động và phương thức đáp ứng yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

• Phân loại hồ sơ theo mức nhạy cảm, không đối xử như nhau;
• Lưu tập trung, không để bản vẽ nằm rải rác trên máy cá nhân;
• Phân quyền theo dự án và theo bộ môn;
• Bản vẽ hệ thống an ninh ở mức truy cập hẹp nhất;
• Đóng dấu chìm bản vẽ gửi ra ngoài theo người nhận;
• Kiểm soát in ấn, thu hồi bản in sau khi hoàn thành;
• Ghi nhật ký truy cập, tải tệp;
• Cảnh báo tải hàng loạt;
• Cam kết bảo mật với nhân sự và cộng tác viên;
• Bàn giao và xóa theo thỏa thuận khi kết thúc dự án.

Điểm thứ tư đáng nhấn mạnh: sơ đồ vị trí camera, cảm biến, tủ điều khiển an ninh của một tòa nhà là thông tin mà việc rò rỉ tạo điều kiện trực tiếp cho hành vi xâm nhập.

Điểm thứ hai và thứ tám là hai lỗ hổng lớn nhất trong ngành: bản vẽ nằm trên máy tính cá nhân của từng kiến trúc sư, và toàn bộ thư viện chi tiết bị sao chép trước khi nhân sự nghỉ việc.

Mô hình thông tin công trình

Khi làm việc trên mô hình thông tin công trình dùng chung với nhiều bên, rủi ro tăng lên. Bảy nguyên tắc:

• Phân quyền theo vai trò trong môi trường dữ liệu chung;
• Mỗi bên chỉ thấy phần cần, không mở toàn mô hình cho mọi nhà thầu;
• Ghi nhật ký mọi thay đổi, ai sửa gì;
• Kiểm soát phiên bản chặt, tránh thi công theo bản cũ;
• Thu hồi quyền khi một bên kết thúc phần việc;
• Sao lưu mô hình, có kiểm tra khôi phục;
• Ràng buộc bảo mật với mọi bên tham gia.

Điểm thứ tư là vấn đề gây thiệt hại thực tế lớn nhất: thi công theo bản vẽ đã lỗi thời dẫn tới phải phá đi làm lại.

Tính toàn vẹn của hồ sơ

Hồ sơ thiết kế được thẩm tra, phê duyệt và là căn cứ pháp lý. Khoản 1 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định:

Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.

Sáu yêu cầu: bản đã phê duyệt được khóa, không sửa được; mọi thay đổi lập bản mới, giữ nguyên bản cũ; ký số cho hồ sơ phát hành; gắn định danh người thiết kế, chủ trì, thẩm tra; nhật ký đầy đủ; và lưu trữ theo thời hạn quy định.

Điểm thứ nhất và thứ hai quan trọng khi xảy ra sự cố công trình: xác định được chính xác bản vẽ nào đã được duyệt và thi công theo bản nào là điều quyết định trong việc phân định trách nhiệm.

Dữ liệu khảo sát và hiện trạng

Hồ sơ khảo sát chứa dữ liệu địa chất, hiện trạng công trình lân cận, đôi khi cả thông tin về nhà dân xung quanh. Năm nguyên tắc: chỉ thu thập trong phạm vi nhiệm vụ; bảo mật thông tin về công trình lân cận; ảnh khảo sát không đăng công khai; thông báo cho hộ dân khi cần khảo sát hiện trạng nhà họ; và xóa dữ liệu cá nhân không còn cần thiết.

Quan hệ với chủ đầu tư

Bảy nguyên tắc:

• Bảo mật thông tin dự án trước ngày công bố;
• Không tiết lộ quy mô, tổng mức đầu tư, tiến độ;
• Không dùng hình ảnh dự án quảng bá khi chưa được phép;
• Không chia sẻ phương án của chủ đầu tư này cho chủ đầu tư khác;
• Bàn giao đầy đủ hồ sơ ở định dạng dùng được;
• Không giữ hồ sơ làm phương tiện gây sức ép khi tranh chấp phí, nếu không có cơ sở pháp lý;
• Rõ ràng trong hợp đồng về quyền sở hữu hồ sơ và quyền sử dụng lại phương án.

Điểm thứ hai đáng lưu ý: thông tin về một dự án bất động sản sắp triển khai có giá trị lớn trên thị trường và việc rò rỉ ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch của chủ đầu tư.

Điểm thứ bảy là nguồn tranh chấp phổ biến nhất: đơn vị tư vấn muốn tái sử dụng phương án cho dự án khác, chủ đầu tư cho rằng mình đã trả tiền cho thiết kế độc quyền.

Nhân sự và cộng tác viên

Ngành thiết kế dùng nhiều cộng tác viên tự do. Sáu biện pháp: cam kết bảo mật với cả cộng tác viên; cấp quyền theo dự án, có thời hạn; không gửi toàn bộ thư viện chi tiết ra ngoài; thu hồi quyền ngay khi kết thúc; giám sát tải tệp bất thường; và kiểm tra bàn giao khi kết thúc hợp tác.

An ninh hệ thống

Điều 26 Luật 116/2025/QH15 quy định các nội dung bảo đảm an ninh dữ liệu. Sáu biện pháp: xác thực nhiều lớp; mã hóa dữ liệu; sao lưu có kiểm tra khôi phục và bản ngoại tuyến chống mã độc tống tiền; cập nhật phần mềm thiết kế; kiểm soát thiết bị lưu trữ ngoài; và quy trình xử lý sự cố.

Mã độc tống tiền là rủi ro đặc biệt nghiêm trọng với ngành này: mất toàn bộ hồ sơ đang triển khai đồng nghĩa với việc dự án dừng lại hoàn toàn.

Danh sách kiểm tra

• Hồ sơ có được phân loại theo mức nhạy cảm không?
• Bản vẽ có nằm trên máy cá nhân của nhân sự không?
• Bản vẽ hệ thống an ninh được kiểm soát ở mức nào?
• Có cảnh báo tải hàng loạt tệp không?
• Bản đã phê duyệt có sửa được không?
• Cộng tác viên có bị thu hồi quyền khi kết thúc không?
• Có sao lưu ngoại tuyến chống mã độc tống tiền không?

Đọc thêm cùng chủ đề

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ tuân thủ gồm những gì?
• Gara ô tô số hóa hồ sơ xe và khách hàng cần chú ý điều gì?
• Văn phòng luật sư lưu hồ sơ khách hàng điện tử cần bảo đảm gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 71/2025/QH15 Điều 10
• Luật 148/2025/QH15 Điều 27
• Luật 116/2025/QH15 Điều 26
• Luật 20/2023/QH15 Điều 19

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.