Theo Luật Giao dịch điện tử, chứng thư điện tử có giá trị pháp lý khi nào?

Ba điều kiện tại khoản 1 Điều 19, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự với chứng thư nước ngoài, và nghĩa vụ hệ thống phải đạt an toàn thông tin tối thiểu cấp độ 3.

Giấy phép, chứng chỉ, giấy chứng nhận cấp dưới dạng điện tử ngày càng phổ biến. Nhưng khi đưa ra sử dụng, câu hỏi luôn quay lại: bản điện tử này có giá trị pháp lý không, hay vẫn phải xin bản giấy? Điều 19 Luật Giao dịch điện tử đưa ra ba điều kiện rõ ràng.

Ba điều kiện tại khoản 1

Khoản 1 Điều 19 Luật 20/2023/QH15 quy định: Thông tin trong chứng thư điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

• Điểm a — Chứng thư điện tử được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành theo quy định của Luật này;
• Điểm b — Thông tin trong chứng thư điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh;
• Điểm c — Trường hợp pháp luật yêu cầu chỉ ra thời gian liên quan đến chứng thư điện tử thì chứng thư điện tử phải có dấu thời gian.

Chữ "đủ" trong mệnh đề mở đầu rất quan trọng: đây là điều kiện cộng dồn, thiếu một là không đạt.

Đọc kỹ điểm a

Yêu cầu là chữ ký số của cơ quan, tổ chức phát hành — không phải chữ ký của người được cấp. Một giấy chứng nhận điện tử do cơ quan cấp phải mang chữ ký số của chính cơ quan đó.

Điều này cũng có nghĩa: một tệp PDF quét từ bản giấy rồi gửi qua thư điện tử không phải chứng thư điện tử theo nghĩa của Điều 19, vì không có chữ ký số của tổ chức phát hành. Đây là nhầm lẫn phổ biến nhất trong thực tế.

Đọc kỹ điểm b

Cụm "dưới dạng hoàn chỉnh" bổ sung so với điều kiện của thông điệp dữ liệu thông thường tại Điều 9. Chứng thư điện tử không chỉ cần đọc được mà phải đầy đủ — không thiếu trang, không mất phần nội dung, không hỏng cấu trúc.

Đọc kỹ điểm c

Điều kiện về dấu thời gian chỉ phát sinh khi pháp luật yêu cầu chỉ ra thời gian. Không phải mọi chứng thư điện tử đều bắt buộc có dấu thời gian. Doanh nghiệp cần tra pháp luật chuyên ngành của loại giấy tờ cụ thể để biết có thuộc trường hợp này không.

Dấu thời gian là gì — Điều 31

Vì điểm c dẫn tới khái niệm dấu thời gian, cần hiểu Luật định nghĩa thế nào. Điều 31 Luật 20/2023/QH15 quy định:

Khoản 1 — Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ để gắn thông tin về thời gian vào thông điệp dữ liệu.

Khoản 2 — Dấu thời gian được tạo ra dưới dạng chữ ký số.

Khoản 3 — Thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian.

Khoản 4 — Nguồn thời gian của tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải theo quy định của pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia.

Khoản 3 đáng chú ý: thời gian được ghi nhận là thời điểm tổ chức cấp dấu nhận được thông điệp, không phải thời điểm người dùng bấm nút. Có độ trễ giữa hai mốc này, và trong các giao dịch nhạy cảm về thời gian — đấu thầu, nộp hồ sơ có hạn — độ trễ đó có thể quan trọng.

Khoản 4 loại bỏ khả năng tổ chức cấp dấu tự đặt đồng hồ. Nguồn thời gian phải theo quy định về nguồn thời gian chuẩn quốc gia.

Chứng thư điện tử nước ngoài

Khoản 2 Điều 19 quy định: Chứng thư điện tử do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài bỏ sót. Một chứng chỉ điện tử do tổ chức nước ngoài cấp, dù có đầy đủ chữ ký số hợp lệ ở nước sở tại, vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự để được công nhận tại Việt Nam — trừ khi thuộc diện miễn.

Việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự thường dựa trên điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước, vì thủ tục hợp pháp hóa mất thời gian và cần tính vào tiến độ.

Yêu cầu về hệ thống — Điều 21

Điều 21 Luật 20/2023/QH15 đặt ra hai nghĩa vụ về lưu trữ và xử lý.

Khoản 1 — Việc lưu trữ chứng thư điện tử phải tuân thủ quy định về lưu trữ thông điệp dữ liệu tại Điều 13 của Luật này.

Khoản 2 — Hệ thống thông tin phục vụ lưu trữ, xử lý chứng thư điện tử phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Khoản 2 là nghĩa vụ kỹ thuật cụ thể và có chi phí. Cấp độ 3 không phải mức thấp — nó kéo theo một bộ yêu cầu về quản lý, kỹ thuật và con người theo pháp luật an toàn thông tin mạng.

Doanh nghiệp lưu trữ chứng thư điện tử của khách hàng — như đơn vị lưu trữ hồ sơ, nền tảng ký số, sàn giao dịch — cần đánh giá xem hệ thống của mình đã đạt cấp độ 3 chưa. Đây không phải yêu cầu tự nguyện.

Liên hệ với chuyển giao chứng thư điện tử

Điều 20 quy định về chuyển giao quyền sở hữu đối với chứng thư điện tử, và cũng đặt ra yêu cầu tương tự tại điểm c khoản 1: Hệ thống thông tin phục vụ việc chuyển giao chứng thư điện tử phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin mạng tối thiểu cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

Điểm a khoản 1 Điều 20 còn yêu cầu chứng thư điện tử khẳng định được chủ thể sở hữu và chỉ chủ thể này đang kiểm soát chứng thư điện tử đó — nguyên tắc "một chủ sở hữu duy nhất tại một thời điểm", tránh tình trạng một chứng thư được chuyển cho nhiều người.

Khoản 2 và khoản 3 Điều 20 xử lý việc chuyển đổi hình thức giấy — điện tử với các loại giấy tờ chỉ được tồn tại dưới một hình thức duy nhất: bản cũ mất giá trị pháp lý ngay khi việc chuyển đổi hoàn thành và đáp ứng yêu cầu tương ứng tại Điều 12.

Kiểm tra nhanh trước khi dùng một chứng thư điện tử

• Có chữ ký số của tổ chức phát hành không? Kiểm tra bằng công cụ đọc chữ ký số, không nhìn bằng mắt;
• Chữ ký số đó còn hiệu lực tại thời điểm ký không?
• Nội dung có hoàn chỉnh, không thiếu phần nào?
• Pháp luật chuyên ngành có đòi dấu thời gian không? Nếu có thì đã có chưa?
• Nếu do nước ngoài cấp — đã hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thuộc diện miễn chưa?
• Hệ thống lưu trữ của mình có đạt an toàn thông tin cấp độ 3 không?

Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024.

Đọc thêm cùng chủ đề

• Hệ thống AI rủi ro cao phải đánh giá sự phù hợp ra sao?
• Xảy ra sự cố AI nghiêm trọng thì phải làm gì?
• Hệ thống AI rủi ro trung bình và thấp phải tuân thủ những gì?

Căn cứ pháp lý

• Luật 20/2023/QH15 Điều 19
• Luật 20/2023/QH15 Điều 21
• Luật 20/2023/QH15 Điều 31

Bài viết dẫn chiếu văn bản đang có hiệu lực. Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.