Thành lập doanh nghiệp cho công ty thương mại và phân phối

Người bước vào mảng thương mại và phân phối thường đã có sẵn nguồn hàng, có mối bỏ sỉ, hoặc vừa ký được quyền phân phối cho một nhãn nào đó. Việc lập công ty với họ là bước để làm ăn cho danh chính ngôn thuận: xuất được hóa đơn cho khách sỉ, nhập được hàng có chứng từ, ký hợp đồng phân phối với nhà cung cấp lớn. Nhưng đúng vì hàng chạy nhiều, hóa đơn dày, dòng tiền lớn, mà một công ty thương mại lập sai ngay từ đầu sẽ vướng đủ thứ về sau — từ chuyện không xuất được hóa đơn đúng mặt hàng, tới chuyện mất quyền khấu trừ vì đầu vào không chuẩn.

Thành lập doanh nghiệp cho công ty thương mại và phân phối không khó về thủ tục, nhưng cần làm đúng mấy chỗ đặc thù của ngành mua đi bán lại. Làm chuẩn từ đầu thì sau này vận hành trơn, làm ẩu thì sửa rất mệt.

Chọn và đăng ký ngành nghề: rộng nhưng phải trúng

Công ty thương mại đặc trưng ở chỗ kinh doanh nhiều mặt hàng và mặt hàng có thể mở rộng liên tục. Hôm nay phân phối đồ gia dụng, mai lấy thêm thực phẩm đóng gói, mốt bán thêm thiết bị. Nếu đăng ký ngành nghề quá hẹp, mỗi lần thêm nhóm hàng lại phải bổ sung, mất thời gian. Nhưng đăng ký lan man cho có cũng không hay, vì một số nhóm hàng là ngành nghề kinh doanh có điều kiện — như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, rượu, thuốc lá — đòi giấy phép con hoặc điều kiện riêng.

Việc chọn mã ngành cần cân giữa đủ rộng để không phải sửa liên tục và đủ trúng để không kê những ngành mình không đủ điều kiện làm. Người tư vấn quen ngành phân phối sẽ hỏi bạn định bán những nhóm hàng gì, có ý mở rộng gì trong tương lai gần, để đăng ký một lần cho gọn và cảnh báo trước những nhóm cần giấy phép riêng.

Loại hình, vốn và những điều kiện riêng của thương mại

Chọn công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên hay cổ phần phụ thuộc vào việc bạn làm một mình hay có người cùng góp, và định hướng gọi vốn về sau. Với thương mại phân phối, còn vài điểm đặc thù cần lưu ý ngay từ khi lập:

• Địa điểm và kho hàng: công ty phân phối thường cần kho, cần khai báo địa điểm kinh doanh nếu kho khác trụ sở, tránh chuyện xuất nhập hàng ở nơi không đăng ký.
• Hàng nhập khẩu: nếu phân phối hàng nhập, cần chuẩn bị sẵn điều kiện để làm thủ tục hải quan và hồ sơ nguồn gốc hàng hóa.
• Ngành có điều kiện: phân phối thực phẩm, đồ uống có cồn, mỹ phẩm... cần giấy phép con tương ứng theo quy định hiện hành, nên tính trước chứ đừng để bán rồi mới lo.
• Vốn điều lệ: khai mức hợp lý với quy mô hàng và uy tín cần thể hiện với nhà cung cấp, vì đối tác lớn thường nhìn vào đây khi ký hợp đồng phân phối.

Hóa đơn và chứng từ: mạch máu của công ty thương mại

Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với công ty dịch vụ. Thương mại là mua vào bán ra, nên mỗi đồng hàng vào phải có hóa đơn đầu vào hợp lệ, mỗi đồng bán ra phải xuất hóa đơn đúng. Đầu vào không chuẩn thì mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng và không được tính chi phí, coi như lời thật ít mà thuế phải nộp nhiều. Đây là lỗi kinh điển của công ty thương mại mới, khi ham lấy hàng giá rẻ không hóa đơn rồi tới kỳ quyết toán mới thấy đắng.

Vì vậy ngay khi lập công ty, nên chuẩn bị đồng bộ khâu hóa đơn điện tử và chữ ký số để phát hành được ngay khi phát sinh giao dịch. Xem trước về hóa đơn điện tử để không bị động, và tìm hiểu chữ ký số Token vì đây là thứ bắt buộc để ký hóa đơn và kê khai. Doanh nghiệp mới nên đọc doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với hóa đơn điện tử và doanh nghiệp mới thành lập nên trang bị chữ ký số khi nào để không bỏ sót bước nào.

Quản lý kho và số lượng hàng lớn ngay từ khi lập

Công ty phân phối chạy hàng trăm mã hàng, nhập xuất liên tục, nếu không có công cụ quản lý kho thì rất nhanh loạn: không biết còn bao nhiêu, hàng nào sắp hết hạn, công nợ với nhà cung cấp và khách sỉ đến đâu. Ngay từ khi lập công ty, nên tính luôn nền tảng ghi chép để về sau không phải chắp vá. Bài quản lý kho hàng trên phần mềm kế toán và phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại cho thấy cách một công ty thương mại theo dõi hàng và công nợ gọn gàng.

Chủ doanh nghiệp được gì khi làm đúng từ đầu

Lập công ty thương mại đúng ngay từ khâu đăng ký nghĩa là bạn tránh được chuỗi rắc rối phía sau: không phải bổ sung ngành nghề nhiều lần, không bị từ chối xuất hóa đơn vì mặt hàng chưa đăng ký, không mất quyền khấu trừ vì thiếu chuẩn bị chứng từ, và ký được hợp đồng phân phối với đối tác lớn vì hồ sơ pháp lý gọn gàng. Với một ngành mà biên lợi nhuận thường mỏng và ăn nhau ở vòng quay hàng, những sai sót nhỏ về pháp lý và thuế có thể ăn hết phần lời.

Làm cùng một đầu mối tư vấn trọn gói, bạn giao toàn bộ khâu soạn hồ sơ, đăng ký, khắc dấu, mở tài khoản, đăng ký thuế ban đầu cho một nơi lo, và được dặn trước những việc cần làm ngay sau khi có giấy phép để không bị phạt vì chậm kê khai hay chậm phát hành hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp

Nên lập công ty hay hộ kinh doanh cho việc buôn bán phân phối?

Nếu bạn bán sỉ, cần xuất hóa đơn cho khách doanh nghiệp, ký hợp đồng phân phối và định mở rộng, thì công ty là lựa chọn phù hợp vì nó cho phép hoạt động ở quy mô và mức tin cậy cao hơn. Hộ kinh doanh hợp với quy mô nhỏ, bán lẻ đơn giản. Soft Space sẽ tư vấn theo mô hình cụ thể của bạn.

Có cần kho riêng khi mới thành lập không?

Tùy mặt hàng và cách bạn vận hành. Nếu có kho tách khỏi trụ sở, nên khai báo địa điểm kinh doanh cho đúng ngay từ đầu để việc xuất nhập hàng không vướng khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thủ tục mất bao lâu?

Khâu cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường nhanh nếu hồ sơ chuẩn, nhưng còn các bước sau như khắc dấu, mở tài khoản, đăng ký hóa đơn, chữ ký số. Làm trọn gói qua một đầu mối giúp các bước nối nhau liền mạch, bạn đỡ phải chạy đi chạy lại.

Bắt đầu đúng cách

Nếu bạn sắp mở công ty thương mại hay nhận quyền phân phối một nhãn hàng, hãy để Soft Space Việt Nam tư vấn từ khâu chọn ngành nghề, loại hình, tới chuẩn bị hóa đơn và chữ ký số đồng bộ. Chúng tôi là đầu mối đồng hành từ lúc lập tới lúc vận hành ổn định. Xem dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại liên hệ để được tư vấn theo đúng ngành hàng bạn định kinh doanh.