Quản lý kho hàng trên phần mềm kế toán

Có hai câu hỏi mà chủ doanh nghiệp thương mại nào cũng từng gặp. Một: "Còn hàng không?" — nhân viên phải chạy xuống kho đếm mới trả lời được. Hai: "Lô hàng này lãi bao nhiêu?" — không ai biết chắc, vì giá vốn tính theo cảm tính.

Cả hai câu đều có chung một gốc rễ: kho và sổ sách đang là hai thế giới tách biệt.

Kho không chỉ là chuyện đếm hàng

Nhiều người nghĩ quản lý kho là biết còn bao nhiêu cái. Thực ra đó mới là một nửa. Nửa còn lại — và là nửa ảnh hưởng trực tiếp tới tiền — là giá trị của số hàng đó và giá vốn của phần đã bán ra.

Tồn kho là tài sản, nằm trên bảng cân đối kế toán. Giá vốn hàng bán là chi phí, nằm trên báo cáo kết quả kinh doanh và ảnh hưởng thẳng tới lợi nhuận, tới thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Tính sai giá vốn nghĩa là báo lãi sai, nộp thuế sai, và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên số liệu sai.

Đó là lý do quản lý kho phải nằm trong phần mềm kế toán chứ không phải một file riêng do thủ kho giữ. Khi hai bên tách rời, cuối kỳ kế toán phải ngồi dựng lại giá vốn từ đầu — vừa mất công vừa không chính xác.

Phần mềm xử lý nhập xuất tồn ra sao

Nguyên tắc là mỗi lần hàng dịch chuyển đều tạo ra một chứng từ, và chứng từ đó vừa cập nhật số lượng vừa cập nhật giá trị.

Khi nhập hàng, bạn ghi phiếu nhập kèm hóa đơn mua. Phần mềm tăng số lượng tồn, đồng thời ghi nhận giá trị nhập gồm giá mua và các chi phí liên quan như vận chuyển, bốc xếp nếu bạn phân bổ vào giá. Khi xuất bán, bạn ghi phiếu xuất, máy trừ số lượng và tự tính giá vốn theo phương pháp đã khai báo.

Về phương pháp tính giá xuất kho, theo quy định hiện hành doanh nghiệp được chọn một trong các phương pháp được cho phép và phải áp dụng nhất quán trong kỳ kế toán. Điểm quan trọng là chọn xong thì giữ nguyên — đổi giữa chừng vừa sai chuẩn mực vừa làm số liệu không so sánh được. Phần mềm giúp bạn ở chỗ này: khai báo một lần, máy áp dụng đều đặn cho mọi lần xuất, không bị "hôm nay tính kiểu này, mai tính kiểu khác".

Những thứ chỉ phần mềm mới làm được gọn

• Tồn kho theo thời gian thực. Vừa nhập xong là số cập nhật ngay. Nhân viên bán hàng mở lên xem còn bao nhiêu, không cần gọi xuống kho hỏi.
• Quản lý nhiều kho, nhiều địa điểm. Kho tổng, kho chi nhánh, hàng gửi bán — mỗi nơi một số tồn riêng nhưng tổng hợp lại trong một báo cáo.
• Theo dõi theo lô, hạn dùng, số máy. Với ngành thực phẩm, dược, mỹ phẩm hay điện máy, đây không phải tiện ích mà là bắt buộc. Máy cảnh báo lô sắp hết hạn để bạn kịp đẩy hàng.
• Định mức tồn tối thiểu. Xuống dưới ngưỡng là có cảnh báo đặt hàng, tránh cảnh hết hàng lúc khách cần.
• Báo cáo hàng chậm luân chuyển. Lọc ra những mã nằm im nhiều tháng. Đây là tiền chết trong kho mà không có báo cáo thì không ai để ý.
• Lãi gộp theo từng mặt hàng. Vì giá vốn được tính chính xác, bạn biết mặt hàng nào thực sự có lãi, mặt hàng nào bán nhiều mà không ra tiền.

Lợi ích nhìn từ phía chủ doanh nghiệp

Vốn không bị chôn oan. Khi biết mặt hàng nào bán chậm, bạn ngừng nhập thêm và tập trung tiền vào hàng quay vòng nhanh. Nhiều doanh nghiệp giật mình khi lần đầu nhìn báo cáo tuổi tồn kho — hóa ra một phần đáng kể vốn đang nằm chết trong những mã không ai mua.

Biết mình lãi thật hay lãi ảo. Bán được nhiều chưa chắc lãi. Nếu giá vốn chưa gồm chi phí vận chuyển, chưa gồm hao hụt, thì con số lãi gộp bạn thấy chỉ là ảo. Phần mềm buộc mọi chi phí phải được ghi nhận vào đúng chỗ.

Kiểm kê nhanh và xử lý chênh lệch đúng. Đến kỳ kiểm kê, bạn in bảng tồn từ phần mềm, xuống kho đếm, nhập số thực tế vào. Máy tự ra danh sách chênh lệch từng mã. Việc còn lại là tìm nguyên nhân và hạch toán điều chỉnh — có căn cứ rõ ràng thay vì "ước chừng cho khớp".

Chống thất thoát. Khi mọi lần xuất đều cần chứng từ và người ghi được lưu vết, hàng không thể ra khỏi kho mà không có dấu vết. Riêng điều này đã đủ để nhiều doanh nghiệp thấy khoản đầu tư là xứng đáng.

Báo cáo tài chính không bị hỏi. Tồn kho là khoản mục cơ quan thuế rất hay soi khi quyết toán. Có sổ kho chi tiết khớp với sổ cái, có biên bản kiểm kê, thì việc giải trình trở nên đơn giản. Bài dịch vụ quyết toán thuế của chúng tôi nói thêm về những điểm hay bị hỏi.

Mấy tình huống thực tế

Cửa hàng bán lẻ lên công ty. Trước đây bán hàng thu tiền, không ai quan tâm tồn kho trên sổ. Khi thành doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, mới phát hiện không có số dư đầu kỳ, không biết tồn thực tế bao nhiêu. Cách xử lý là kiểm kê thật kỹ một lần để lấy điểm khởi đầu, rồi từ đó ghi nhận đều đặn. Làm tốt bước này thì mọi thứ về sau nhẹ nhàng; làm ẩu thì sai lệch kéo theo nhiều năm.

Doanh nghiệp sản xuất nhỏ. Kho không chỉ có thành phẩm mà còn nguyên vật liệu, bán thành phẩm. Xuất nguyên liệu vào sản xuất, nhập thành phẩm về kho, tính giá thành theo định mức. Đây là chỗ Excel thua rõ nhất — chỉ cần một công đoạn ghi thiếu là giá thành lệch và không thể truy ngược.

Đơn vị vừa nhập vừa bán online. Hàng bán qua nhiều kênh nhưng tồn thì chung một kho. Không đồng bộ được thì hay xảy ra cảnh bán trùng — khách đặt xong mới báo hết hàng. Việc để hệ thống bán hàng và phần mềm kế toán nói chuyện với nhau giải quyết đúng điểm này, đồng thời giúp dữ liệu hóa đơn chảy thẳng vào sổ nếu bạn dùng hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dịch vụ, không có hàng, có cần phân hệ kho không?

Thường là không. Nhưng nếu bạn có vật tư tiêu hao, thiết bị cho thuê hoặc hàng mẫu thì vẫn nên theo dõi, ít nhất ở mức đơn giản. Không cần mua phân hệ đầy đủ — chọn đúng thứ mình dùng là được.

Kho lệch với sổ thì xử lý thế nào?

Phải lập biên bản kiểm kê, tìm nguyên nhân, rồi hạch toán điều chỉnh theo đúng bản chất: hao hụt trong định mức, mất mát do lỗi cá nhân, hay do ghi chép sai. Điều tuyệt đối không nên làm là "chỉnh số trên sổ cho khớp" mà không có căn cứ — đây chính là thứ gây rắc rối khi quyết toán.

Chi phí cho phân hệ kho phụ thuộc vào gì?

Phụ thuộc số lượng mã hàng, số kho cần quản lý, mức độ chi tiết (có cần theo lô, hạn dùng, số seri hay không), lượng chứng từ nhập xuất mỗi tháng và nhu cầu kết nối với hệ thống bán hàng hoặc mã vạch. Một cửa hàng vài trăm mã sẽ rất khác một nhà phân phối hàng nghìn mã, nhiều kho.

Cần tư vấn thì gọi

Nếu bạn đang phải hỏi kho mới biết còn hàng, hoặc cuối năm mới biết lãi lỗ, thì vấn đề nằm ở công cụ chứ không phải ở nhân sự. Soft Space tư vấn phần mềm kế toán có phân hệ kho phù hợp với ngành hàng và cách vận hành thực tế của bạn — từ chọn phương pháp tính giá, thiết lập danh mục hàng hóa cho tới lúc chạy được báo cáo nhập xuất tồn đầu tiên. Doanh nghiệp thương mại có thể đọc thêm bài kế toán cho công ty thương mại để hình dung rõ hơn.

Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ, chúng tôi sẽ trao đổi theo đúng tình hình kho của bạn.