Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại có một đặc thù mà các ngành khác không có: bạn không tạo ra sản phẩm, bạn kiếm lời từ chênh lệch giữa giá mua và giá bán, và từ tốc độ quay vòng của hàng. Nghe đơn giản, nhưng chính vì đơn giản mà mọi sai sót trong sổ sách đều đánh thẳng vào lợi nhuận. Nhập sai giá vốn một lô hàng là lãi trên báo cáo thành ảo. Không theo được công nợ là bán chạy mà vẫn hết tiền.

Đó là lý do phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thương mại phải được chọn theo một tiêu chí hơi khác so với doanh nghiệp dịch vụ. Không phải cứ phần mềm nổi tiếng là phù hợp.

Bài toán thật của dân thương mại

Hãy hình dung một công ty phân phối thiết bị. Mỗi tháng nhập vài chục lô từ nhiều nhà cung cấp, giá mỗi lô một khác vì tỷ giá, vì chiết khấu, vì cước vận chuyển. Bán ra qua ba đường: khách sỉ, cửa hàng lẻ, và sàn thương mại điện tử. Khách sỉ được nợ, khách lẻ trả ngay, sàn thì thu tiền hộ rồi đối soát sau. Kho có hai điểm, hàng chuyển qua lại.

Chỉ với mô tả đó thôi, bạn đã thấy hàng loạt câu hỏi mà một file Excel không trả lời nổi: món hàng vừa bán ra lấy từ lô nào, giá vốn thật là bao nhiêu; tồn kho tại thời điểm này còn bao nhiêu và nằm ở đâu; khách nào đang nợ quá hạn; đơn hàng trên sàn đã về tiền chưa. Không phải Excel dở — mà là bản chất công việc này cần một hệ thống liên kết chứng từ với nhau, còn Excel thì mỗi sheet là một ốc đảo.

Bốn thứ phải nhìn kỹ khi chọn phần mềm

Quản lý kho gắn liền với kế toán

Đây là điểm số một. Nhiều doanh nghiệp dùng một phần mềm bán hàng để quản kho, rồi cuối tháng kế toán ngồi nhập lại số liệu vào phần mềm kế toán. Cách này luôn dẫn tới lệch, và tháng nào cũng mất vài ngày đi tìm nguyên nhân lệch.

Phần mềm phù hợp phải để phiếu nhập kho tự sinh ra bút toán, phiếu xuất kho tự trừ tồn và ghi giá vốn. Cần theo dõi được nhiều kho, hỗ trợ chuyển kho nội bộ, và quản lý theo cách mà mặt hàng của bạn thực sự vận hành — theo lô, theo hạn dùng, theo số serial nếu ngành bạn cần. Đừng chọn phần mềm buộc bạn phải làm khác cách bạn đang làm chỉ vì nó không hỗ trợ.

Tính giá vốn theo đúng phương pháp bạn dùng

Giá vốn hàng bán là con số quyết định lãi lỗ của doanh nghiệp thương mại, và nó không có một cách tính duy nhất. Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, hay đích danh theo lô — mỗi phương pháp cho ra con số khác nhau và phù hợp với loại hàng khác nhau.

Việc cần kiểm tra: phần mềm có hỗ trợ đúng phương pháp doanh nghiệp bạn đang áp dụng không, và nó tính tại thời điểm nào — tính ngay khi xuất hay chờ tới cuối kỳ mới chốt lại. Ngoài ra, các chi phí đi kèm hàng nhập như vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu có được phân bổ vào giá vốn không. Nếu không, giá vốn của bạn thấp hơn thực tế, và bạn đang nhìn một con số lãi không có thật.

Công nợ theo được tới từng khách, từng hóa đơn

Doanh nghiệp thương mại chết vì công nợ nhiều hơn chết vì không bán được hàng. Phần mềm cần cho bạn biết ngay: khách nào nợ bao nhiêu, nợ từ hóa đơn nào, quá hạn mấy ngày, và tổng nợ đã vượt hạn mức bạn đặt cho khách đó chưa.

Chiều ngược lại cũng vậy — bạn nợ nhà cung cấp nào, đến hạn khi nào. Một bảng công nợ cập nhật theo thời gian thực đáng giá hơn nhiều báo cáo đẹp, vì nó là thứ bạn dùng để quyết định có nên giao tiếp lô hàng cho khách đó hay không.

Kết nối được với hóa đơn và các kênh bán

Nếu mỗi ngày bạn xuất vài chục hóa đơn mà kế toán phải gõ tay từng cái sang phần mềm hóa đơn, đó là lãng phí thuần túy và là chỗ phát sinh sai sót. Phần mềm kế toán nên phát hành được hóa đơn điện tử ngay từ chứng từ bán hàng, và nhận được hóa đơn đầu vào về để đối chiếu. Với doanh nghiệp bán trên sàn, khả năng nhập dữ liệu đơn hàng theo lô thay vì gõ tay từng đơn sẽ tiết kiệm rất nhiều giờ làm.

Doanh nghiệp được gì cụ thể

Nói về tính năng thì khô khan. Nói về cái được thì rõ hơn:

• Biết mình lãi thật hay lãi ảo. Khi giá vốn được tính đúng và đủ, con số lợi nhuận trên báo cáo là con số bạn dám tin để đặt giá bán. Rất nhiều doanh nghiệp thương mại bán mãi mà không giàu chỉ vì họ báo giá dựa trên giá nhập chứ không phải giá vốn thật.
• Không chôn vốn vào hàng ế. Báo cáo tồn kho theo mặt hàng và theo tuổi hàng cho bạn thấy món nào đang nằm im ăn vốn. Đây là tiền mặt của bạn đang ngủ trong kho, và không ai nhắc bạn ngoài số liệu.
• Thu tiền đúng hạn hơn. Đơn giản vì bạn biết ai đang quá hạn để mà nhắc. Phần lớn khách chậm trả không phải cố ý — họ chỉ chờ được nhắc.
• Cuối tháng không còn là đợt khủng hoảng. Khi chứng từ đã được ghi nhận đúng lúc phát sinh, việc chốt sổ là bấm nút chứ không phải chiến dịch ba ngày nhập bù.
• Chốt kho nhanh và bớt cãi nhau. Kiểm kê xong đối chiếu với sổ, lệch chỗ nào thấy ngay chỗ đó, truy được về chứng từ gốc. Không còn cảnh cả kho và kế toán mỗi bên giữ một con số.
• Yên tâm khi quyết toán. Số liệu kho, công nợ và doanh thu khớp nhau thì phần giải trình với cơ quan thuế nhẹ hơn hẳn.

Những lỗi hay gặp khi triển khai

Bê nguyên tồn kho cũ vào mà không kiểm kê. Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nếu số liệu đầu kỳ đã sai thì mọi báo cáo sau đó đều sai, và bạn sẽ mất hàng tháng đổ lỗi cho phần mềm. Trước khi chuyển sang hệ thống mới, hãy kiểm kê thật một lần.

Danh mục hàng hóa đặt tên tùy tiện. Cùng một mặt hàng nhưng ba người nhập ra ba cách viết là kết cục chắc chắn nếu không có quy ước mã hàng từ đầu. Sửa việc này sau khi đã có hàng chục nghìn dòng dữ liệu là cực hình.

Mua phần mềm to hơn nhu cầu. Doanh nghiệp mười người mua giải pháp thiết kế cho tập đoàn thì phần lớn tính năng sẽ không bao giờ được dùng, trong khi việc vận hành trở nên nặng nề tới mức nhân viên tìm cách né. Phần mềm tốt là phần mềm được dùng, không phải phần mềm nhiều tính năng.

Không ai được đào tạo tử tế. Phần mềm bị chê dở trong phần lớn trường hợp thực ra chỉ là phần mềm chưa ai biết dùng. Vài buổi hướng dẫn đúng người tiết kiệm cả năm ức chế.

Chi phí phụ thuộc vào những gì

Câu hỏi ai cũng hỏi đầu tiên, và câu trả lời trung thực là: tùy. Những yếu tố thực sự làm thay đổi con số gồm số người dùng đồng thời, số kho và số chi nhánh cần quản lý, việc bạn chọn phần mềm cài tại chỗ hay dùng trên nền tảng trực tuyến, mức độ kết nối với hóa đơn điện tử và các kênh bán hàng, khối lượng chứng từ mỗi tháng, và việc bạn có cần chỉnh sửa theo đặc thù riêng hay dùng bản tiêu chuẩn.

Kinh nghiệm thực tế: thứ đắt nhất không phải bản quyền phần mềm, mà là thời gian chuyển đổi và làm sạch dữ liệu. Chuẩn bị tốt phần đó thì phần còn lại nhẹ đi rất nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Đang dùng Excel, khi nào thì nên chuyển?

Dấu hiệu rõ nhất không phải là quy mô doanh thu mà là cảm giác: bạn không còn tin vào con số tồn kho của mình, hoặc mỗi lần muốn biết công nợ phải chờ kế toán tổng hợp mất nửa ngày. Khi việc tra một con số trở thành một dự án nhỏ, đã đến lúc chuyển.

Có cần thêm phần mềm bán hàng riêng không?

Tùy mô hình. Doanh nghiệp bán sỉ thuần thường không cần — phần mềm kế toán có phân hệ bán hàng là đủ. Doanh nghiệp có cửa hàng lẻ, quầy thu ngân, bán nhiều kênh thì thường cần phần mềm bán hàng chuyên và kết nối về kế toán. Điều quan trọng là hai bên nói chuyện được với nhau, đừng để phải nhập liệu hai lần.

Doanh nghiệp mới thành lập nên bắt đầu thế nào?

Bắt đầu gọn, nhưng bắt đầu đúng: quy ước mã hàng rõ ràng, chọn phương pháp tính giá vốn ngay từ đầu và giữ nguyên, phân quyền cơ bản. Xem thêm kế toán cho công ty mới để thiết lập nền móng, và nếu bạn cũng cần người lo cả phần sổ sách thì dịch vụ kế toán thuế có thể đi kèm luôn.

Chọn theo cách bạn đang bán hàng

Không có phần mềm kế toán tốt nhất cho mọi doanh nghiệp thương mại. Chỉ có phần mềm phù hợp với cách hàng của bạn đi vào và đi ra, với số người sẽ dùng nó, và với mức độ chi tiết bạn thực sự cần. Chọn sai thường không phải vì phần mềm dở, mà vì không ai hỏi kỹ về mô hình vận hành trước khi bán.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành: nghe cách bạn đang chạy, đề xuất phần mềm kế toán đúng nhu cầu, hỗ trợ chuyển dữ liệu, kết nối hóa đơn và hướng dẫn đội của bạn dùng thật. Liên hệ Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ — mô tả mô hình kinh doanh của bạn, chúng tôi tư vấn theo đúng tình huống đó.