Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với hóa đơn điện tử

Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong tay, khách hàng đầu tiên đã chốt đơn, và câu hỏi đến ngay lập tức: "Xuất hóa đơn cho anh nhé?" Rất nhiều chủ doanh nghiệp mới đến lúc này mới phát hiện mình chưa xuất được hóa đơn nào cả — vì giữa "được cấp mã số thuế" và "được phát hành hóa đơn điện tử" còn vài bước bắt buộc mà không ai nhắc trước.

Phần khó chịu là các bước này phụ thuộc lẫn nhau. Thiếu một mắt xích thì cả chuỗi đứng lại, và bạn không thể vừa nhận tiền vừa khất hóa đơn của khách quá lâu mà không ảnh hưởng uy tín. Nắm được trình tự trước sẽ giúp bạn rút ngắn quãng thời gian "có công ty nhưng chưa bán được hàng đúng nghĩa".

Trình tự thật sự của một doanh nghiệp mới

Về bản chất, hóa đơn điện tử không phải là thứ bạn mua rồi dùng ngay như mua một phần mềm thông thường. Nó là một quy trình có sự tham gia của cơ quan thuế. Trình tự phổ biến gồm mấy chặng:

• Có chữ ký số của doanh nghiệp. Đây là điều kiện tiên quyết. Không có chữ ký số thì không ký được tờ khai đăng ký, cũng không ký được hóa đơn sau này.
• Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và khởi tạo tài khoản, thiết lập mẫu hóa đơn, ký hiệu, thông tin người bán.
• Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.
• Chờ cơ quan thuế chấp nhận. Chừng nào chưa có thông báo chấp nhận, hóa đơn phát hành ra sẽ không hợp lệ.
• Phát hành hóa đơn đầu tiên và kiểm tra xem hóa đơn đã được cấp mã (nếu thuộc diện có mã của cơ quan thuế) hoặc đã chuyển dữ liệu thành công.

Nhìn danh sách thì đơn giản, nhưng thực tế mỗi bước đều có chỗ vấp. Doanh nghiệp mới thường vấp ngay từ bước đầu: đăng ký kinh doanh xong mới đi tìm chữ ký số, trong khi lẽ ra nên chuẩn bị song song.

Chữ ký số — nút thắt bị xem nhẹ nhất

Chữ ký số không chỉ dùng để ký hóa đơn. Nó còn dùng để nộp tờ khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng điện tử, giao dịch với ngân hàng ở một số nghiệp vụ. Nói cách khác, đó là "con dấu" của doanh nghiệp trên môi trường số. Doanh nghiệp mới nào cũng cần, sớm hay muộn.

Điều cần lưu ý là thông tin trên chứng thư số phải trùng khớp tuyệt đối với thông tin đăng ký doanh nghiệp: tên công ty đúng từng ký tự, mã số thuế đúng, địa chỉ đúng. Chỉ cần sai một chi tiết nhỏ — ví dụ viết tắt "TNHH" ở chỗ đáng lẽ viết đầy đủ — là hồ sơ đăng ký hóa đơn có thể bị từ chối, và bạn mất thêm vòng chỉnh sửa. Đây là lý do nên làm chữ ký số ngay sau khi cầm giấy phép, và kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký nhận.

Nếu bạn chưa rõ nên chọn loại chữ ký số nào cho phù hợp quy mô, có thể tham khảo dịch vụ chữ ký số Token của Soft Space để được tư vấn theo tình huống thực tế của doanh nghiệp mình, thay vì chọn đại theo giá.

Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử: nhìn vào cái gì

Trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, và trên lý thuyết thì hóa đơn nào cũng phải đáp ứng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Vậy khác nhau ở đâu? Khác ở phần bạn phải sống chung mỗi ngày:

• Khả năng kết nối với phần mềm bán hàng/kế toán bạn đang dùng. Nếu không kết nối được, kế toán sẽ phải gõ tay hai lần — vừa mất thời gian vừa dễ sai lệch số liệu.
• Giao diện lập hóa đơn. Với doanh nghiệp bán lẻ nhiều đơn nhỏ, một thao tác thừa nhân lên vài trăm lần mỗi tháng là mệt thật sự.
• Hỗ trợ khi có sự cố. Hóa đơn lỗi thường xảy ra vào đúng lúc bận nhất: cuối tháng, cuối quý. Lúc đó bạn cần người nghe máy, không cần một trang FAQ.
• Chính sách khi doanh nghiệp phát triển: tăng số lượng hóa đơn, thêm chi nhánh, thêm người dùng có phát sinh rắc rối gì không.

Về chi phí, mức đầu tư phụ thuộc vào số lượng hóa đơn dự kiến phát hành, thời hạn gói sử dụng, có cần tích hợp với phần mềm khác hay không, và có kèm dịch vụ hỗ trợ triển khai hay tự làm. Doanh nghiệp mới thường khó ước lượng sản lượng hóa đơn năm đầu, nên đừng vội chọn gói quá lớn chỉ vì đơn giá trên mỗi hóa đơn trông rẻ hơn.

Doanh nghiệp mới được lợi gì khi làm đúng ngay từ đầu

Đây mới là phần quan trọng. Làm đúng ngay từ đầu không phải để "cho đủ thủ tục", mà mang lại những lợi ích rất cụ thể:

• Không mất khách vì chậm hóa đơn. Khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty có phòng kế toán chặt chẽ, thường thanh toán theo hóa đơn. Bạn giao hàng xong nhưng chưa xuất được hóa đơn thì dòng tiền của chính bạn bị kẹt.
• Chi phí đầu vào được ghi nhận đầy đủ. Ngay từ tháng đầu tiên, mọi khoản mua sắm phục vụ kinh doanh cần có hóa đơn hợp lệ. Nếu bạn chưa quen nếp lấy hóa đơn, đến kỳ quyết toán sẽ tiếc vì nhiều chi phí thật nhưng không được chấp nhận.
• Không phải xử lý hồi tố. Sửa sai luôn đắt hơn làm đúng. Hóa đơn phát hành sai giai đoạn đầu kéo theo điều chỉnh, thay thế, giải trình — tốn thời gian của cả bạn và kế toán.
• Có nền tảng dữ liệu sạch. Hóa đơn điện tử là nguồn dữ liệu doanh thu chuẩn nhất. Doanh nghiệp làm đúng từ đầu sẽ có báo cáo trung thực để ra quyết định, thay vì cuối năm mới ngồi ráp số.
• Nhẹ đầu. Nghe có vẻ mơ hồ nhưng rất thật: chủ doanh nghiệp năm đầu đã đủ việc để lo. Bớt được một mối lo về thủ tục là bớt được một nguồn stress.

Những lỗi khiến hóa đơn đầu tiên bị treo

Từ thực tế hỗ trợ khách hàng, có vài lỗi lặp đi lặp lại:

• Đăng ký sai loại hóa đơn so với phương pháp tính thuế của doanh nghiệp. Chọn nhầm giữa hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng là chuyện xảy ra thường xuyên với người tự làm.
• Phát hành hóa đơn khi chưa có thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế. Hóa đơn đó không có giá trị, phải làm lại.
• Thông tin người bán trên mẫu hóa đơn không khớp giấy phép, hoặc địa chỉ ghi thiếu.
• Chữ ký số hết hạn hoặc chưa cài đúng máy, đến lúc cần ký thì không ký được.
• Chưa nắm thời điểm lập hóa đơn. Xuất hóa đơn quá muộn so với thời điểm chuyển giao hàng hóa, dịch vụ là rủi ro thường bị bỏ qua, theo quy định hiện hành đây là nội dung cơ quan thuế có kiểm tra.

Điểm chung của các lỗi này: chúng đều rẻ nếu phát hiện trước, và đắt nếu phát hiện sau vài tháng.

Nên tự làm hay nhờ đơn vị hỗ trợ

Nếu bạn có kế toán nội bộ từng làm hóa đơn điện tử ở công ty cũ, tự làm hoàn toàn khả thi. Nhưng đa số doanh nghiệp mới trong năm đầu chưa có kế toán chính thức, chủ doanh nghiệp kiêm luôn phần này. Lúc đó, việc dành vài buổi mò mẫm hệ thống rồi vẫn sai không phải là tiết kiệm.

Soft Space đóng vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành: xác định doanh nghiệp bạn cần loại hóa đơn nào, chuẩn bị chữ ký số khớp thông tin, hỗ trợ đăng ký với cơ quan thuế, thiết lập mẫu hóa đơn và đi cùng bạn ở những hóa đơn đầu tiên đến khi mọi thứ chạy trơn. Bạn có thể xem chi tiết ở trang dịch vụ hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Chưa phát sinh doanh thu có cần đăng ký hóa đơn điện tử không?

Nên đăng ký sớm thay vì đợi đến lúc có khách. Quá trình đăng ký và chờ chấp nhận cần thời gian, còn khách hàng thì thường không báo trước. Đăng ký trước không phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn khống — bạn chỉ xuất khi thật sự có giao dịch.

Một chữ ký số có dùng được cho nhiều việc không?

Chữ ký số của doanh nghiệp dùng chung cho nhiều nghiệp vụ: kê khai thuế, ký hóa đơn, bảo hiểm xã hội và các giao dịch điện tử khác. Vấn đề chỉ nảy sinh khi nhiều người cần ký cùng lúc ở các địa điểm khác nhau — khi đó mới cần tính phương án bổ sung.

Đăng ký hóa đơn điện tử rồi có cần phần mềm kế toán riêng không?

Hai thứ khác nhau. Hóa đơn điện tử giải quyết đầu ra bán hàng; phần mềm kế toán xử lý toàn bộ sổ sách, chi phí, công nợ, báo cáo. Doanh nghiệp nhỏ có thể chạy tách rời giai đoạn đầu, nhưng khi số lượng chứng từ tăng thì việc dùng phần mềm kế toán kết nối được với hóa đơn sẽ tiết kiệm rất nhiều công nhập liệu.

Doanh nghiệp mới nào cũng đi qua giai đoạn này, và nó không khó — chỉ cần đúng thứ tự và đúng thông tin ngay lần đầu. Nếu bạn vừa thành lập công ty và chưa biết bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo thêm bài kế toán cho công ty mới để hình dung bức tranh tổng thể, hoặc xem lịch tuân thủ 12 tháng đầu để biết những mốc nào đang chờ mình.

Còn nếu muốn gọn nhất, hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Soft Space sẽ hỏi vài câu về ngành nghề, quy mô và cách bán hàng của bạn, rồi tư vấn phương án phù hợp — trước khi bạn phải trả tiền cho bất cứ thứ gì.