Phần mềm kế toán cho phòng khám và cơ sở y tế

Một phòng khám vận hành mỗi ngày là một dòng chảy thu chi phức tạp hơn vẻ ngoài yên ắng của nó. Bệnh nhân trả tiền khám, tiền xét nghiệm, tiền thủ thuật; nhà thuốc trong phòng khám bán thuốc và vật tư; bảo hiểm thì thanh toán sau theo đợt; rồi lương bác sĩ, điều dưỡng, chi phí máy móc, hóa chất, vật tư tiêu hao. Chủ phòng khám nào cũng muốn cuối tháng nhìn được rõ ràng mình thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, thực lời bao nhiêu, nhưng nếu quản bằng sổ tay và vài file rời rạc thì con số luôn mờ mờ.

Vì sao kế toán phòng khám không giống doanh nghiệp thường

Điểm đặc biệt đầu tiên là doanh thu đến từ nhiều nguồn có bản chất khác nhau. Có doanh thu dịch vụ khám chữa bệnh, tính theo lượt, theo loại thủ thuật, theo bác sĩ thực hiện. Có doanh thu bán thuốc và vật tư y tế, mang tính chất bán hàng, gắn với tồn kho. Hai dòng này cần được theo dõi riêng để biết phần nào đang tạo ra tiền, chứ gộp chung lại thì mất hết ý nghĩa quản lý.

Điểm thứ hai là thuốc và vật tư y tế phải quản như một kho thực thụ, mà lại là kho nhạy cảm: có hạn sử dụng, có loại cần kiểm soát chặt, giá trị tồn có khi rất lớn. Nhập thuốc, xuất cho bệnh nhân, hao hụt, hết hạn, tất cả đều ảnh hưởng tới cả doanh thu lẫn chi phí. Một phần mềm kế toán cho phòng khám mà không quản được kho thuốc thì thiếu đi một mảng quan trọng.

Điểm thứ ba là công nợ, đặc biệt với các cơ sở có liên kết bảo hiểm. Bảo hiểm y tế thường thanh toán sau, theo hồ sơ, theo đợt, nên phòng khám phải theo dõi phần đã cung cấp dịch vụ nhưng chưa được thanh toán. Nếu không quản chặt khoản này, dòng tiền dễ bị hiểu sai và công nợ tồn đọng mà không ai để ý.

Một phần mềm kế toán phù hợp phòng khám cần làm được gì

Khi chọn phần mềm kế toán cho cơ sở y tế, đây là những khả năng đáng ưu tiên:

• Quản lý doanh thu theo loại dịch vụ: tách rõ tiền khám, xét nghiệm, thủ thuật, và theo dõi được theo từng bác sĩ hay từng nhóm dịch vụ.
• Quản lý kho thuốc và vật tư: theo dõi nhập xuất tồn, hạn dùng theo lô, cảnh báo thuốc sắp hết hạn hay sắp hết hàng. Bạn có thể tham khảo cách tổ chức phần này ở bài quản lý kho hàng trên phần mềm kế toán.
• Theo dõi công nợ: công nợ bệnh nhân trả sau, công nợ bảo hiểm theo đợt, công nợ nhà cung cấp thuốc. Xem thêm bài quản lý công nợ trên phần mềm kế toán.
• Thu chi và dòng tiền: nắm được tiền vào tiền ra hằng ngày, tránh cảnh cuối tháng mới ngồi cộng lại.
• Báo cáo tài chính và thuế: lên được các báo cáo và tờ khai cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ với cơ quan thuế.
• Phân quyền người dùng: lễ tân, thu ngân, kế toán, quản lý mỗi vai trò thấy và làm được đúng phần của mình.

Phân quyền: chuyện nhỏ mà rất quan trọng ở phòng khám

Phòng khám có nhiều người chạm vào tiền và dữ liệu: lễ tân thu tiền, thu ngân chốt ca, dược sĩ bán thuốc, kế toán tổng hợp, chủ phòng khám xem báo cáo. Nếu ai cũng thấy và sửa được mọi thứ thì vừa rối vừa rủi ro. Một phần mềm tốt cho phép phân quyền rành mạch, để mỗi người làm đúng việc của mình và chủ phòng khám kiểm soát được ai làm gì. Đây không chỉ là chuyện gọn gàng, mà còn là chuyện minh bạch và tránh thất thoát. Bài phân quyền người dùng trong phần mềm kế toán phân tích kỹ hơn vì sao điểm này đáng lưu tâm.

Chủ phòng khám được gì khi số liệu về một mối

Lợi ích rõ nhất là nhìn được bức tranh thật. Khi doanh thu dịch vụ, doanh thu thuốc, chi phí và công nợ đều nằm trên một hệ thống, chủ phòng khám mở lên là biết tháng này thực sự lời hay lỗ, dịch vụ nào đang kéo doanh thu, khoản bảo hiểm nào còn treo chưa đòi được. Ra quyết định dựa trên con số thật khác hẳn ra quyết định theo cảm giác.

Lợi ích thứ hai là tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Thay vì kế toán ngồi gõ lại số liệu từ nhiều nguồn, dữ liệu được ghi nhận ngay tại nơi phát sinh và tổng hợp tự động. Càng ít nhập tay, càng ít sai, và cuối kỳ lên báo cáo nhanh hơn nhiều.

Lợi ích thứ ba là kiểm soát kho thuốc chặt hơn, tránh chôn vốn vào thuốc tồn và tránh thiệt hại vì thuốc hết hạn. Với cơ sở y tế, riêng khoản này đã đủ để phần mềm chứng minh giá trị của nó.

Lợi ích thứ tư là sẵn sàng cho việc lớn lên. Khi phòng khám muốn mở thêm cơ sở hay thêm dịch vụ, một hệ thống dữ liệu gọn gàng ngay từ đầu sẽ đỡ rối hơn rất nhiều so với việc gộp nhiều file rời rạc.

Kết nối với hóa đơn, chữ ký số và dịch vụ kế toán

Phần mềm kế toán của phòng khám sẽ phát huy tối đa khi được nối với các mảnh khác. Kết nối với hóa đơn điện tử giúp xuất hóa đơn cho bệnh nhân ngay khi thu tiền, số liệu doanh thu tự chảy vào sổ, đỡ nhập hai lần; bạn có thể xem bài kết nối phần mềm kế toán với hóa đơn điện tử. Nếu phòng khám không có sẵn kế toán mạnh, có thể kết hợp phần mềm với dịch vụ kế toán thuế để vừa có công cụ quản lý hằng ngày, vừa có người lo phần kê khai, quyết toán chuyên sâu. Nhiều cơ sở chọn cách này để nhẹ đầu mà vẫn chắc chắn về mặt tuân thủ.

Câu hỏi thường gặp

Phòng khám nhỏ, ít nhân sự có cần phần mềm kế toán không?

Ngay cả phòng khám nhỏ cũng đã có đủ dòng thu chi phức tạp để việc quản bằng sổ tay trở nên rủi ro. Không cần một hệ thống quá đồ sộ, nhưng một phần mềm phù hợp quy mô sẽ giúp chủ phòng khám nắm được thu chi, kho thuốc và công nợ mà không tốn nhiều công. Nên chọn giải pháp vừa sức thay vì ôm cái quá lớn.

Phần mềm kế toán có quản được cả phần bán thuốc trong phòng khám không?

Tùy giải pháp, nhưng nên chọn phần mềm có phần quản lý kho và bán hàng để bao được cả mảng thuốc, vật tư. Điều này giúp doanh thu bán thuốc và tồn kho được theo dõi cùng chỗ với phần kế toán chung, thay vì phải dùng thêm một công cụ rời và đối chiếu thủ công.

Đang dùng file Excel, chuyển sang phần mềm có phức tạp không?

Việc chuyển đổi cần chuẩn bị, nhất là phần dữ liệu ban đầu như danh mục dịch vụ, danh mục thuốc, số dư công nợ. Nhưng nếu có người đồng hành hướng dẫn thiết lập ngay từ đầu, quá trình này không quá đáng ngại và đổi lại là sự gọn gàng lâu dài. Điều quan trọng là làm đúng ngay từ khâu khởi tạo danh mục.

Để phòng khám quản tiền rõ như quản bệnh án

Chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân đòi hỏi sự chính xác, và việc quản lý tài chính của phòng khám cũng xứng đáng được làm chỉn chu như vậy. Soft Space Việt Nam đồng hành cùng phòng khám và cơ sở y tế từ khâu tư vấn chọn phần mềm phù hợp, thiết lập danh mục, phân quyền cho tới kết nối hóa đơn và kế toán, giúp bạn nhìn rõ dòng tiền của mình. Hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn theo đúng đặc thù cơ sở của bạn.

Bạn có thể trao đổi nhanh qua Zalo 0973608148 để chọn giải pháp phần mềm kế toán phù hợp cho phòng khám của mình.