Phân quyền người dùng trong phần mềm kế toán

Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, cả phòng dùng chung một tài khoản đăng nhập phần mềm kế toán. Tiện thật — ai rảnh thì làm. Nhưng đến khi phát hiện một bút toán bị sửa, một phiếu chi bị xóa, thì câu hỏi "ai làm?" không có câu trả lời. Và không có câu trả lời nghĩa là không ai chịu trách nhiệm.

Phân quyền không phải để làm khó nhau

Nhiều chủ doanh nghiệp ngại đụng vào chuyện phân quyền vì sợ nhân viên thấy mình bị nghi ngờ. Cách hiểu đó không đúng lắm. Phân quyền tồn tại vì ba lý do rất thực tế.

Thứ nhất, để bảo vệ chính người làm. Khi mỗi thao tác gắn với một tài khoản, người làm đúng luôn chứng minh được mình làm đúng. Còn dùng chung tài khoản thì lúc có chuyện, mọi người trong phòng đều là nghi phạm — kể cả người không liên quan.

Thứ hai, để giảm sai sót vô ý. Phần lớn sự cố dữ liệu không đến từ ý đồ xấu mà từ nhầm lẫn: bấm nhầm nút xóa, sửa nhầm kỳ đã khóa, vào nhầm phân hệ không phải việc của mình. Giới hạn quyền đúng phạm vi công việc là cách đơn giản nhất để những cái nhầm đó không xảy ra được.

Thứ ba, để giữ bí mật những thứ cần bí mật. Bảng lương là ví dụ rõ nhất. Không phải ai trong phòng kế toán cũng cần biết lương của từng người. Giá vốn, chiết khấu cho từng khách hàng, công nợ — đều là thông tin nhạy cảm.

Phân quyền theo những chiều nào

Phần mềm kế toán thường cho phép giới hạn theo nhiều chiều khác nhau, kết hợp lại thành một bộ quyền vừa vặn với từng vị trí:

• Theo phân hệ. Người phụ trách kho chỉ vào phân hệ kho, người phụ trách công nợ chỉ vào phần công nợ, không thấy tiền lương.
• Theo hành động. Cùng một màn hình nhưng người này chỉ được xem, người kia được thêm mới, người khác nữa mới được sửa hoặc xóa. Đây là chiều quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua.
• Theo đơn vị, chi nhánh. Kế toán chi nhánh chỉ thấy dữ liệu chi nhánh mình. Kế toán tổng hợp thấy toàn bộ.
• Theo kỳ kế toán. Kỳ đã chốt thì khóa lại, không ai sửa được nữa trừ người có quyền mở khóa. Đây là hàng rào cứu bạn khỏi cảnh báo cáo đã nộp rồi mà số liệu trong sổ vẫn thay đổi.
• Theo mức duyệt. Người nhập chứng từ và người duyệt chứng từ là hai người khác nhau. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản: không ai vừa làm vừa tự duyệt việc mình làm.

Một cách chia quyền hợp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Không cần phức tạp. Với đa số doanh nghiệp, bốn nhóm sau là đủ.

Người nhập liệu. Được thêm chứng từ trong phạm vi phần việc mình phụ trách, được sửa chứng từ do chính mình nhập khi kỳ chưa khóa, không được xóa, không xem được báo cáo tổng hợp toàn công ty.

Kế toán tổng hợp. Thấy toàn bộ dữ liệu, được sửa và xóa, được chạy các bút toán cuối kỳ và lên báo cáo. Đây là người chịu trách nhiệm chính về số liệu.

Kế toán trưởng hoặc người phụ trách. Có thêm quyền duyệt, quyền khóa và mở kỳ, quyền phân quyền cho người khác.

Chủ doanh nghiệp. Thường chỉ cần quyền xem báo cáo — và đây là quyền nên có. Nhiều chủ doanh nghiệp không bao giờ mở phần mềm, chỉ nhận báo cáo do kế toán gửi. Điều đó nghĩa là bạn chỉ thấy thứ người khác muốn cho bạn thấy. Có tài khoản xem riêng, tự mở lên nhìn dòng tiền và công nợ bất cứ lúc nào, là một thay đổi nhỏ nhưng đổi hẳn thế chủ động.

Nhật ký thao tác — thứ ít dùng tới nhưng cần có

Bên cạnh phân quyền là nhật ký. Phần mềm ghi lại ai đăng nhập lúc nào, thêm chứng từ nào, sửa gì, giá trị trước và sau khi sửa. Bình thường không ai mở ra xem. Nhưng khi có chuyện — số liệu lệch, chứng từ biến mất, hoặc đơn giản là cần biết vì sao một con số thay đổi — thì đây là thứ duy nhất trả lời được.

Có một tác dụng phụ thú vị: chỉ cần mọi người biết là có nhật ký, mức độ cẩn thận đã tăng lên đáng kể. Không phải vì bị giám sát, mà vì ai cũng muốn thao tác của mình sạch sẽ khi có người nhìn lại.

Lợi ích quy về những thứ rất cụ thể

Số liệu ổn định sau khi đã chốt. Báo cáo đã nộp thì số trong sổ không được đổi nữa. Nghe hiển nhiên nhưng rất nhiều doanh nghiệp gặp cảnh sổ tháng trước hôm nay nhìn lại đã khác — vì có người sửa mà không ai biết. Khóa kỳ giải quyết triệt để chuyện này.

Bàn giao công việc nhẹ nhàng. Nhân sự nghỉ, người mới vào chỉ cần được cấp tài khoản với bộ quyền tương ứng. Không phải đổi mật khẩu chung, không phải lo người cũ vẫn vào được dữ liệu sau khi nghỉ.

Giảm rủi ro gian lận. Khi người lập phiếu chi và người duyệt chi là hai người, việc rút tiền khỏi công ty khó hơn hẳn. Đây là biện pháp kiểm soát cơ bản mà doanh nghiệp nhỏ hay bỏ qua vì "nhà mình ít người, tin nhau cả".

Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Sổ kế toán chứa thông tin nhân sự, thông tin khách hàng. Theo quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm giới hạn việc tiếp cận dữ liệu ở phạm vi cần thiết cho công việc. Phân quyền chính là cách thực hiện trách nhiệm đó bằng công cụ chứ không phải bằng lời hứa.

Vài tình huống thực tế

Công ty gia đình. Đây là nơi ngại phân quyền nhất, vì ai cũng là người nhà. Nhưng cũng chính vì thế mà khi có sai sót, chuyện xử lý cực kỳ khó xử. Có phân quyền rõ ràng ngay từ đầu, mọi người làm đúng phần mình, không ai phải nghi ngờ ai.

Doanh nghiệp thuê kế toán ngoài. Bên dịch vụ cần quyền nhập liệu và lên báo cáo, nhưng chủ doanh nghiệp nên giữ quyền quản trị và luôn có tài khoản xem của riêng mình. Dữ liệu là của bạn, không nên nằm hoàn toàn trong tay bên thứ ba. Nếu đang cân nhắc hướng này, bài câu hỏi thường gặp khi dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài có bàn thêm.

Công ty nhiều chi nhánh. Mỗi nơi nhập liệu riêng nhưng dữ liệu về chung một chỗ. Phân quyền theo đơn vị giúp chi nhánh không xem được số của nhau, trong khi kế toán tổng hợp vẫn nhìn thấy toàn cảnh.

Câu hỏi thường gặp

Phân quyền chặt quá có làm chậm công việc không?

Chỉ chậm nếu chia sai. Nguyên tắc là cấp đủ quyền để làm xong việc, không hơn. Nếu nhân viên liên tục phải xin mở quyền thì bộ quyền đang chia chưa hợp lý, cần điều chỉnh lại theo quy trình thực tế chứ không nên nới bừa cho xong.

Phần mềm nào cũng có phân quyền phải không?

Hầu hết đều có, nhưng mức độ chi tiết khác nhau rất nhiều. Có giải pháp chỉ chia được theo phân hệ, có giải pháp chia được tới từng hành động trên từng loại chứng từ. Khi chọn phần mềm, đây là điểm nên hỏi kỹ thay vì mặc định là có — chúng tôi có liệt kê những điểm hay bị bỏ sót trong bài tiêu chí chọn đơn vị dịch vụ kế toán uy tín.

Chủ doanh nghiệp không rành kế toán thì cấp quyền gì?

Quyền xem báo cáo là đủ và nên có. Bạn không cần hiểu bút toán, chỉ cần nhìn được doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền. Từng đó đã giúp bạn đặt đúng câu hỏi cho kế toán mỗi tháng.

Nếu bạn đang dùng chung một tài khoản

Đó là dấu hiệu nên xử lý sớm, trước khi có chuyện chứ không phải sau. Soft Space tư vấn phần mềm kế toán và hỗ trợ thiết lập bộ quyền phù hợp với cơ cấu nhân sự thực tế của bạn — không copy khuôn mẫu, mà dựa trên ai đang làm gì trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang cân nhắc kết hợp phần mềm với đội ngũ bên ngoài, có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế.

Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ, chúng tôi sẽ trao đổi cụ thể theo mô hình của bạn.