Trước khi quyết định thuê dịch vụ kế toán, hầu hết chủ doanh nghiệp đều có vài băn khoăn giống nhau. Đó là điều bình thường vì bạn đang định giao một phần quan trọng của công ty cho người ngoài. Bài viết tổng hợp những câu hỏi được hỏi nhiều nhất kèm lời giải đáp thẳng thắn.
Thuê dịch vụ thì ai chịu trách nhiệm nếu có sai sót?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất. Về nguyên tắc, doanh nghiệp vẫn là người đứng tên trước cơ quan thuế, nhưng một đơn vị dịch vụ nghiêm túc sẽ có điều khoản cam kết nhận trách nhiệm cho phần lỗi thuộc về họ. Vì vậy, hãy đọc kỹ điều khoản trách nhiệm trong hợp đồng trước khi ký.
Việc bàn giao chứng từ diễn ra thế nào?
Thông thường định kỳ hằng tháng bạn sẽ gửi hóa đơn, chứng từ cho đơn vị dịch vụ. Cách gửi khá linh hoạt:
- Gửi bản scan hoặc ảnh chụp qua email, ứng dụng.
- Gửi bản giấy trực tiếp nếu cần lưu gốc.
- Nhiều nơi hiện hỗ trợ nền tảng để bạn tải chứng từ lên cho tiện theo dõi.
Quy trình này thường được thống nhất ngay từ đầu nên không phức tạp như bạn nghĩ.
Dữ liệu của tôi có được giữ bí mật không?
Một đơn vị chuyên nghiệp luôn coi bảo mật thông tin khách hàng là nguyên tắc cơ bản, thường có cam kết bảo mật trong hợp đồng. Bạn nên chủ động hỏi về cách họ lưu trữ và bảo vệ dữ liệu để yên tâm hơn.
Tôi có còn nắm được tình hình tài chính không?
Có. Việc thuê ngoài không có nghĩa bạn mất quyền kiểm soát. Đơn vị dịch vụ sẽ cung cấp báo cáo định kỳ, và bạn hoàn toàn có thể yêu cầu số liệu bất cứ lúc nào cần. Ngược lại, sổ sách bài bản còn giúp bạn nhìn tình hình rõ hơn trước.
Nếu muốn dừng dịch vụ thì sao?
Toàn bộ sổ sách, dữ liệu là tài sản của doanh nghiệp bạn. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị dịch vụ có trách nhiệm bàn giao lại đầy đủ để bạn tự làm tiếp hoặc chuyển cho bên khác. Hãy xác nhận điều khoản bàn giao này ngay từ đầu cho chắc chắn.
Doanh nghiệp mới thành lập, ít phát sinh có nên thuê không?
Hoàn toàn nên, thậm chí giai đoạn đầu lại càng hợp lý. Dù ít phát sinh, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp các báo cáo định kỳ. Thuê dịch vụ giai đoạn này thường chi phí thấp mà giúp bạn làm đúng ngay từ đầu, tránh sai sót tích lũy về sau.
Nếu vẫn còn câu hỏi riêng cho trường hợp của mình, cách nhanh nhất là trao đổi trực tiếp. Bạn có thể đặt thẳng những băn khoăn này với dịch vụ kế toán thuế trọn gói để nghe giải đáp theo đúng tình hình doanh nghiệp, thay vì tự suy đoán dựa trên thông tin chung.
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra thì ai làm việc với họ?
Có chị chủ shop từng gọi điện cho tôi giọng run run vì vừa nhận được thông báo thanh tra thuế, trong khi sổ sách lâu nay đều giao bên ngoài làm. Đây là tình huống rất hay gặp và cũng là điều nhiều người lo nhất. Thông thường, khi có quyết định kiểm tra, đơn vị làm dịch vụ sẽ là người chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp chứng từ theo từng năm, đối chiếu lại các tờ khai đã nộp và giải trình những con số mà cán bộ thuế thắc mắc.
Tuy nhiên, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp vẫn là người ký vào biên bản cuối cùng, nên việc nắm sơ qua tình hình là cần thiết. Một kế toán có kinh nghiệm sẽ chủ động báo trước những điểm có thể bị hỏi, ví dụ vài hóa đơn đầu vào giá trị lớn hay khoản chi chưa đủ chứng từ, để hai bên thống nhất cách trả lời. Nhờ vậy buổi làm việc diễn ra nhẹ nhàng, bạn không bị động và tránh cảnh mỗi người nói một kiểu trước mặt đoàn kiểm tra.
Chi phí dịch vụ được tính ra sao và có khoản nào phát sinh thêm không?
Nhiều chủ doanh nghiệp tưởng cứ thuê ngoài là một giá cố định mãi mãi, nhưng thực tế mức phí thường dựa trên khối lượng công việc. Một tháng bạn xuất vài hóa đơn sẽ khác hẳn tháng cao điểm xuất hàng trăm hóa đơn, có nhập khẩu, có nhiều nhân viên đóng bảo hiểm. Vì thế khi trao đổi từ đầu, bạn nên hỏi rõ mức phí áp dụng cho khoảng bao nhiêu chứng từ mỗi tháng, và nếu vượt thì tính thêm thế nào.
Bên cạnh phí hằng tháng, một số việc thường nằm ngoài gói cơ bản mà bạn nên lưu ý để khỏi bất ngờ: báo cáo quyết toán cuối năm, hoàn thuế, điều chỉnh tờ khai các kỳ đã qua, hay giải trình khi bị thanh tra. Đây không phải họ "vẽ" thêm việc, mà bởi những phần này tốn công sức hơn hẳn việc thường ngày. Lời khuyên thật lòng là hãy yêu cầu liệt kê rõ những gì đã bao gồm và những gì tính riêng, ghi vào hợp đồng cho minh bạch. Như vậy về sau hợp tác mới bền, không sinh ra cảnh tị nạnh hay cảm giác bị tính thêm vô lý.
