Nhận được thông báo cơ quan thuế sẽ ghé thăm, phản ứng đầu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp là... hồi hộp. Tâm lý đó dễ hiểu, nhưng kiểm tra thuế là việc bình thường trong vòng đời doanh nghiệp. Nếu bạn làm ăn minh bạch và chuẩn bị tốt, không có gì phải lo. Vấn đề chỉ nằm ở chỗ bạn đã sẵn sàng đến đâu.
Hiểu đúng về việc kiểm tra
Cơ quan thuế kiểm tra để đối chiếu giữa số liệu bạn kê khai với hồ sơ, chứng từ thực tế. Mục tiêu là xác minh tính trung thực, hợp lệ của các con số. Nói cách khác, họ muốn xem những gì bạn khai có khớp với những gì bạn lưu hay không. Càng ngăn nắp, buổi làm việc càng nhẹ nhàng.
Chuẩn bị hồ sơ, sổ sách
Đây là phần cốt lõi. Trước buổi kiểm tra, hãy rà soát và tập hợp sẵn:
- Sổ sách kế toán đầy đủ các kỳ liên quan.
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra kèm chứng từ thanh toán.
- Hợp đồng, biên bản, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng.
- Các tờ khai thuế và báo cáo đã nộp.
- Hồ sơ lao động, bảng lương nếu liên quan.
Quan trọng là sự khớp nhau. Số liệu trên tờ khai phải trùng với sổ, sổ phải có chứng từ chống lưng.
Rà soát những điểm dễ vướng
Chi phí và hóa đơn
Hãy tự soi trước các khoản chi lớn xem có đủ hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán không. Những khoản chi thiếu căn cứ thường là nơi dễ phát sinh thắc mắc nhất.
Công nợ và tồn kho
Đối chiếu lại công nợ và số liệu tồn kho. Chênh lệch không giải thích được sẽ khiến bạn lúng túng khi bị hỏi.
Chuẩn bị tâm thế và con người
Bố trí người nắm rõ sổ sách trực tiếp làm việc, thường là kế toán. Trả lời trung thực, đúng trọng tâm, cái gì chưa rõ thì xin thời gian kiểm tra lại thay vì trả lời vội cho xong. Giữ thái độ hợp tác, lịch sự luôn có lợi cho cả hai bên.
- Chuẩn bị hồ sơ gọn gàng, dễ tra cứu.
- Cử người am hiểu đứng ra làm việc.
- Bình tĩnh, không giấu giếm, không nói quá.
Cách phòng vệ tốt nhất là làm đúng ngay từ đầu, để lúc kiểm tra chỉ việc lấy hồ sơ ra. Nếu bạn lo bộ máy nội bộ chưa đủ vững, việc đồng hành cùng kế toán trọn gói sẽ giúp rà soát và chuẩn bị bài bản hơn. Kiểm tra thuế không đáng sợ với người đã chuẩn bị chu đáo.
Khi đoàn kiểm tra ngồi vào bàn làm việc
Có một buổi sáng tôi nhớ mãi: chủ một xưởng cơ khí nhỏ luống cuống mở tủ tìm hợp đồng, tay run run rót nước mời cán bộ thuế, rồi vô tình nói một câu đại loại "chỗ này em làm sai chắc rồi". Câu nói buột miệng ấy khiến cả buổi làm việc căng thẳng hơn hẳn. Bài học rút ra rất đơn giản: hãy bình tĩnh, trả lời đúng phần được hỏi, không suy diễn, không "khai" thêm những thứ người ta chưa đụng tới.
Trong suốt quá trình kiểm tra, nên cử một người am hiểu sổ sách làm đầu mối tiếp xúc, thường là kế toán hoặc chủ doanh nghiệp. Mọi yêu cầu cung cấp tài liệu nên được ghi lại bằng giấy, ghi rõ cần chứng từ gì, kỳ nào, để sau này hai bên đối chiếu cho rõ ràng. Nếu có nội dung chưa nắm chắc, cứ xin phép kiểm tra lại sổ rồi trả lời sau, đừng vội gật đầu hay phủ nhận. Sự chậm rãi, mạch lạc luôn có lợi hơn vẻ vội vàng muốn cho qua chuyện.
Sau buổi kiểm tra: biên bản và việc cần làm tiếp
Nhiều chủ doanh nghiệp tưởng kiểm tra xong là hết, nhưng phần quan trọng lại nằm ở cái biên bản cuối buổi. Hãy đọc thật kỹ từng dòng trước khi ký: số liệu ghi đã đúng chưa, những điểm đoàn nêu mình có thực sự đồng ý không. Nếu thấy chỗ nào chưa thoả đáng, bạn hoàn toàn có quyền ghi ý kiến bảo lưu của mình vào biên bản, đó là quyền chính đáng chứ không phải sự cãi cọ. Ký xong rồi mới phát hiện sai thì rất khó điều chỉnh.
Sau khi nhận kết luận, việc tiếp theo là thực hiện đúng và đủ những gì được yêu cầu, chẳng hạn nộp bổ sung khoản thuế còn thiếu hay điều chỉnh lại cách hạch toán cho kỳ sau. Quan trọng hơn cả, hãy xem mỗi đợt kiểm tra như một lần "soi gương": ghi lại những điểm hay bị nhắc, sửa từ gốc trong quy trình hằng ngày. Một doanh nghiệp biết rút kinh nghiệm thì lần kiểm tra sau gần như chẳng còn gì phải lo, vì sổ sách đã sạch và quen tay.
