Khi mới khởi nghiệp, nhiều người nghĩ chỉ cần ghi vào một cuốn sổ "thu vào, chi ra" là đủ. Nhưng sổ sách kế toán của doanh nghiệp là một hệ thống có cấu trúc, mỗi loại sổ giữ một vai trò riêng. Hiểu được mình cần những sổ gì giúp bạn không bị động khi đối chiếu hay khi có người hỏi đến.
Sổ sách kế toán để làm gì?
Sổ sách là nơi ghi lại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một cách có hệ thống và liên tục. Từ những con số rời rạc trên chứng từ, sổ sách kết nối chúng lại thành bức tranh tổng thể, để cuối kỳ bạn có thể lập báo cáo tài chính. Không có sổ sách chuẩn, báo cáo sẽ chỉ là phỏng đoán.
Những loại sổ thường bắt buộc
Tùy hình thức ghi sổ doanh nghiệp lựa chọn, danh mục sổ có thể khác nhau, nhưng nhìn chung các loại sau gần như không thể thiếu:
- Sổ nhật ký chung: ghi lần lượt mọi nghiệp vụ theo trình tự thời gian.
- Sổ cái: tổng hợp theo từng tài khoản kế toán, cho biết phát sinh và số dư.
- Sổ chi tiết: theo dõi chi tiết các đối tượng như công nợ từng khách hàng, từng loại hàng tồn kho.
- Sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng: theo dõi dòng tiền sát sao.
Ngoài ra còn có các sổ phụ trợ như sổ tài sản cố định, sổ theo dõi thuế, tùy đặc thù hoạt động.
Hình thức ghi sổ và lựa chọn phù hợp
Ghi sổ thủ công hay phần mềm?
Hiện nay phần lớn doanh nghiệp dùng phần mềm kế toán, vừa nhanh vừa giảm sai sót cộng trừ. Khi nhập chứng từ, phần mềm tự động cập nhật vào các sổ liên quan. Tuy nhiên bạn vẫn cần hiểu bản chất từng sổ, để khi số liệu bất thường còn biết đường rà.
Nhất quán là quan trọng nhất
Doanh nghiệp nên chọn một hình thức ghi sổ và áp dụng nhất quán trong năm. Thay đổi giữa chừng dễ gây rối và khó đối chiếu.
Quản lý sổ sách sao cho gọn
- In sổ định kỳ và lưu cùng chứng từ tương ứng.
- Đối chiếu giữa các sổ với nhau và với chứng từ gốc.
- Sao lưu dữ liệu phần mềm thường xuyên, phòng khi sự cố.
- Khóa sổ sau khi đã chốt số liệu để tránh chỉnh sửa nhầm.
Một hệ thống sổ sách đầy đủ và sạch sẽ giống như bộ khung xương vững chắc của doanh nghiệp. Nếu bạn chưa chắc mình đã có đủ hay đang quản lý đúng cách, tham khảo dịch vụ kế toán thuế của Soft Space để được tư vấn cụ thể theo loại hình của mình. Đầu tư cho sổ sách bài bản từ sớm luôn rẻ hơn việc dọn dẹp một mớ hỗn độn về sau.
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, họ hỏi gì trước tiên?
Có một chị bán vật liệu xây dựng từng kể với tôi rằng cả năm trời chị làm ăn rất nghiêm túc, hoá đơn đầy đủ, nhưng đến lúc đoàn kiểm tra ghé qua thì chị toát mồ hôi vì không tìm ra sổ quỹ tiền mặt. Tiền vào tiền ra chị nhớ trong đầu hết, nhưng giấy tờ thì rời rạc. Bài học rút ra rất đơn giản: cái cán bộ thuế muốn xem đầu tiên thường không phải báo cáo tài chính hoành tráng, mà là sổ quỹ, sổ ngân hàng và bảng kê hoá đơn, để đối chiếu xem dòng tiền thực tế có khớp với con số kê khai hay không.
Vì vậy, dù doanh nghiệp bạn nhỏ đến đâu, hãy tập thói quen ghi sổ quỹ ngay trong ngày phát sinh giao dịch, ghi rõ nội dung chi cho ai, thu của ai. Khi mọi con số đều có gốc gác rõ ràng, một buổi kiểm tra vốn dĩ căng thẳng sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều, và bạn không phải đi giải trình những khoản chênh lệch mà chính mình cũng không nhớ nổi.
Sai sót thường gặp khiến sổ sách "có như không"
Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ cứ có sổ là yên tâm, nhưng thực tế tôi gặp không ít trường hợp sổ ghi đầy đủ mà vẫn bị loại chi phí. Lỗi phổ biến nhất là ghi sổ một đằng, chứng từ một nẻo: số tiền trên phiếu chi không trùng với hoá đơn, hoặc ngày tháng đảo lộn khiến nghiệp vụ phát sinh trước lại được ghi sau. Một lỗi khác là gộp chung nhiều khoản chi khác bản chất vào một dòng cho nhanh, đến lúc cần tách ra để giải trình thì không tài nào lần lại được.
Để tránh những rắc rối đó, bạn nên lưu ý vài điểm rất đời thường sau đây:
- Mỗi nghiệp vụ ghi sổ phải có chứng từ gốc đi kèm, không ghi "khơi khơi" theo trí nhớ.
- Đối chiếu sổ với sao kê ngân hàng và tồn quỹ tiền mặt ít nhất mỗi cuối tháng.
- Không sửa số bằng cách tẩy xoá; nếu sai thì ghi bút toán điều chỉnh để còn dấu vết.
Những việc này nghe có vẻ vụn vặt, nhưng chính sự gọn gàng từng ngày mới giúp bạn ngủ ngon khi kỳ quyết toán đến gần, thay vì phải thức trắng đêm lục lại đống giấy tờ cũ.
