Kết nối phần mềm kế toán với hóa đơn điện tử

Cảnh này quen với nhiều phòng kế toán: kế toán gõ đơn hàng vào phần mềm kế toán, rồi mở tab khác gõ lại đúng thông tin đó vào phần mềm hóa đơn để phát hành, cuối tháng lại tải danh sách hóa đơn về đối chiếu xem hai bên có lệch không. Ba lần chạm vào cùng một dữ liệu. Và tháng nào cũng có vài hóa đơn lệch, thường là do gõ nhầm số tiền hoặc quên nhập bên nào đó.

Kết nối ở đây thực chất là kết nối cái gì

Nhiều người hình dung "kết nối" là một nút bấm bí ẩn nào đó. Thực ra nó là việc hai phần mềm trao đổi dữ liệu với nhau qua một đường kỹ thuật, thường là API do bên cung cấp hóa đơn mở ra. Phần mềm kế toán gửi sang thông tin hóa đơn cần phát hành, hệ thống hóa đơn ký số và cấp mã, rồi trả ngược về số hóa đơn, ngày phát hành, trạng thái và file hóa đơn.

Nghĩa là dữ liệu chỉ được nhập một lần, ở phần mềm kế toán, chỗ mà nghiệp vụ thực sự phát sinh. Mọi thứ còn lại là máy làm. Kế toán không phải gõ lại, không phải copy, và quan trọng nhất là không có cơ hội gõ sai lần thứ hai.

Chiều ngược lại cũng có giá trị không kém: hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp có thể được kéo về phần mềm kế toán để hạch toán, thay vì ngồi gõ tay từng tờ. Chiều này thường bị bỏ quên nhưng ở doanh nghiệp thương mại có nhiều nhà cung cấp thì nó tiết kiệm còn nhiều hơn chiều xuất.

Doanh nghiệp được gì khi hai hệ thống nói chuyện được với nhau

Cái được rõ nhất là hết cảnh nhập hai lần và hết lệch số liệu. Khi hóa đơn sinh ra từ chính chứng từ bán hàng trong sổ, con số trên hóa đơn và con số trên sổ luôn là một. Không còn khái niệm "đối chiếu hóa đơn với sổ" như một việc riêng cuối tháng, vì chúng vốn là cùng một dữ liệu.

Cái được thứ hai là xuất hóa đơn nhanh hơn, khách nhận sớm hơn. Với doanh nghiệp bán lẻ hoặc bán sỉ nhiều đơn mỗi ngày, khoảng thời gian từ lúc chốt đơn đến lúc khách có hóa đơn rút ngắn đáng kể. Khách hài lòng, và bộ phận bán hàng bớt bị hối.

Cái được thứ ba là kê khai thuế nhẹ đi rất nhiều. Bảng kê hóa đơn đầu ra lấy thẳng từ dữ liệu đã hạch toán, không phải ghép từ hai nguồn. Đến kỳ kê khai, kế toán rà soát thay vì tổng hợp. Ai từng làm mùa quyết toán đều hiểu khác biệt này lớn cỡ nào.

Cái được thứ tư ít người nghĩ tới: kiểm soát được tình trạng hóa đơn theo thời gian thực. Hóa đơn nào đã phát hành, hóa đơn nào bị điều chỉnh, hóa đơn nào bị thay thế — tất cả hiện ngay trên chứng từ trong phần mềm kế toán. Không cần đăng nhập hệ thống hóa đơn để tra từng cái.

Và cái được cuối cùng, dành cho chủ doanh nghiệp: doanh thu trên sổ phản ánh đúng thực tế theo ngày. Bạn muốn biết hôm nay bán được bao nhiêu, mở phần mềm là thấy, không phải đợi kế toán nhập bù cho kịp.

Cần chuẩn bị gì trước khi kết nối

Kiểm tra khả năng kết nối của cả hai bên

Không phải phần mềm kế toán nào cũng nối được với mọi nhà cung cấp hóa đơn. Việc đầu tiên là hỏi rõ: phần mềm kế toán của bạn hỗ trợ sẵn những nhà cung cấp hóa đơn nào, và nhà cung cấp hóa đơn bạn đang dùng có mở kết nối cho bên thứ ba không. Nếu cả hai đã có sẵn tích hợp thì việc chỉ là khai báo. Nếu chưa, sẽ cần phát triển thêm — lúc đó phải cân nhắc giữa việc làm thêm và việc đổi một trong hai bên.

Chuẩn hóa danh mục trước, kết nối sau

Đây là chỗ vỡ nhiều nhất. Hai hệ thống muốn nói chuyện thì phải hiểu cùng một danh sách hàng hóa, cùng một danh sách khách hàng, cùng một bộ thuế suất và đơn vị tính. Nếu bên kế toán gọi mặt hàng là một tên, bên hóa đơn gọi tên khác, kết nối sẽ đẩy sang được nhưng nội dung hóa đơn sai — mà hóa đơn sai thì phải điều chỉnh, phiền hơn là gõ tay.

Nên dành thời gian rà lại danh mục cho sạch trước khi bật kết nối. Với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, bài kế toán cho công ty mới thiết lập đúng từ đầu có nói kỹ về việc dựng nền dữ liệu sao cho về sau không phải làm lại.

Chữ ký số phải sẵn sàng

Hóa đơn điện tử phải được ký số trước khi gửi lên cơ quan thuế. Nghĩa là dù kết nối tự động tới đâu, vẫn phải có chữ ký số hợp lệ và còn hạn. Cần xác định rõ: ký bằng token cắm ở máy nào, ai giữ, hay dùng phương án ký từ xa. Với doanh nghiệp xuất nhiều hóa đơn mỗi ngày, chi tiết này ảnh hưởng trực tiếp đến việc có tự động hóa được hay không, vì token cắm ở một máy nghĩa là mọi hóa đơn phải đi qua máy đó.

Chốt quy tắc hạch toán tự động

Khi hóa đơn từ hệ thống đẩy về sổ, phần mềm cần biết doanh thu vào tài khoản nào, thuế vào tài khoản nào, theo từng nhóm hàng. Bộ quy tắc này khai báo một lần. Làm cẩu thả ở bước này thì hóa đơn về sổ đúng số nhưng sai chỗ, cuối kỳ vẫn phải sửa tay.

Những lỗi hay gặp khi chạy thật

• Sai thông tin người mua. Mã số thuế hoặc tên công ty trên danh mục khách hàng chưa chuẩn, đẩy sang là hóa đơn sai thông tin người mua, phải xử lý theo quy định về hóa đơn có sai sót — mất công hơn nhiều so với sửa danh mục.
• Đơn vị tính không khớp. Kế toán theo dõi theo thùng, hóa đơn ghi theo lon, số lượng lệch hẳn. Phải khai báo quy đổi ngay từ đầu.
• Thuế suất gán sai cho mặt hàng. Chỉ cần một mặt hàng gán nhầm thuế suất là hàng loạt hóa đơn sai theo, vì máy làm rất nhanh và rất kiên trì.
• Mất kết nối giữa chừng. Đường truyền hoặc hệ thống nhà cung cấp gián đoạn, chứng từ đã tạo nhưng hóa đơn chưa phát hành. Cần biết trước cách xử lý các chứng từ treo, đừng để kế toán tự tạo lại rồi thành hóa đơn trùng.
• Không ai kiểm tra sau khi bật. Tuần đầu chạy thật nên đối chiếu thủ công vài chục hóa đơn để chắc chắn quy tắc chạy đúng, rồi mới yên tâm buông.

Cách triển khai cho êm

Kinh nghiệm là đừng bật kết nối cho toàn bộ nghiệp vụ ngay từ ngày đầu. Chọn một nhóm nhỏ — ví dụ nhóm khách hàng doanh nghiệp, hoặc một dòng sản phẩm — chạy song song vài ngày với cách làm cũ, đối chiếu kết quả. Khi thấy số khớp và không có tình huống lạ, mở rộng dần.

Thời điểm triển khai cũng nên chọn. Đầu tháng, đầu quý là hợp lý; giữa mùa quyết toán thì không, vì lúc đó không ai có sức xử lý sự cố. Và nên có một người chịu trách nhiệm chính cho việc này, thường là kế toán tổng hợp, chứ không phải để mỗi người biết một mảnh.

Vài câu hay được hỏi

Doanh nghiệp nhỏ, mỗi tháng vài chục hóa đơn thì có cần kết nối không?

Nếu chỉ tính thời gian gõ thì có thể chưa đáng. Nhưng giá trị lớn nhất của kết nối không nằm ở tốc độ mà ở chỗ số liệu không bao giờ lệch giữa hóa đơn và sổ. Với doanh nghiệp nhỏ, một hóa đơn sai phải điều chỉnh cũng đủ mất cả buổi. Nên cân nhắc theo mức độ rủi ro sai sót chứ đừng chỉ tính số lượng.

Đổi nhà cung cấp hóa đơn thì kết nối có phải làm lại không?

Thường là có, vì mỗi nhà cung cấp có cách kết nối riêng. Đó cũng là lý do nên hỏi kỹ về khả năng tích hợp ngay từ lúc chọn, thay vì chọn xong mới tìm cách nối. Nếu bạn đang phân vân giữa các phương án, tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử để được tư vấn theo đúng phần mềm kế toán mà bạn đang dùng.

Chi phí cho việc kết nối phụ thuộc vào đâu?

Phụ thuộc chủ yếu vào việc hai bên đã có sẵn tích hợp hay chưa, số lượng nghiệp vụ cần đồng bộ, mức độ sạch của danh mục hiện tại, và có cần đồng bộ cả chiều hóa đơn đầu vào hay không. Trường hợp đã có sẵn tích hợp thì phần lớn công việc là khai báo và kiểm thử. Trường hợp phải phát triển thêm thì cần khảo sát mới nói được.

Kết nối phần mềm kế toán với hóa đơn điện tử không phải chuyện to tát về kỹ thuật, nhưng làm ẩu thì hóa đơn sai hàng loạt và sửa rất mệt. Nếu bạn muốn có người khảo sát hiện trạng rồi ngồi cùng kế toán chốt phương án, Soft Space hỗ trợ từ khâu tư vấn đến khi chạy ổn — xem dịch vụ phần mềm kế toán. Cần cả chữ ký số để ký hóa đơn thì tham khảo chữ ký số Token. Trao đổi nhanh qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.