Phần mềm kế toán cho công ty quảng cáo truyền thông

Điều hành một công ty quảng cáo hay agency truyền thông, bạn sẽ quen với cảnh này: cùng lúc chạy năm bảy dự án cho nhiều khách, mỗi dự án là một mớ chi phí khác nhau, tiền khách ứng trước để chạy ads, tiền trả KOL, tiền thuê ê-kíp sản xuất, tiền booking báo. Đến cuối tháng, doanh thu nhìn thì ổn nhưng hỏi "dự án nào thật sự lãi, dự án nào lỗ" thì không ai trả lời chắc. Đó không phải lỗi của người làm sổ, mà vì mô hình kinh doanh của agency vốn không hợp với cách kế toán ghi nhận theo kiểu bán buôn bán lẻ thông thường. Một phần mềm kế toán chọn đúng phải giúp bạn nhìn tiền theo cách agency vận hành: theo từng dự án.

Vì sao kế toán agency rối hơn nó đáng phải rối

Gốc rễ nằm ở chỗ tiền của agency chạy theo dự án chứ không theo sản phẩm. Một công ty thương mại nhập hàng về rồi bán ra, lãi lỗ tính khá thẳng. Còn một agency nhận một hợp đồng truyền thông trọn gói, bên trong đó là hàng chục khoản chi rải rác nhiều tháng, cho nhiều nhà cung cấp, và một phần tiền lại là chi hộ khách chứ không phải doanh thu của mình.

Nếu phần mềm kế toán không tách được chi phí về đúng dự án, mọi con số dồn chung vào một rổ. Khi đó bạn chỉ biết cả công ty lãi hay lỗ, chứ không biết dự án cho khách A có bù nổi chi phí không, hay đang âm thầm gánh lỗ nhờ dự án khách B. Với ngành mà biên lợi nhuận từng job chênh nhau rất lớn, việc mù mờ này trực tiếp ảnh hưởng tới quyết định nhận hay từ chối hợp đồng tiếp theo.

Phần mềm kế toán cho agency cần làm được gì

• Theo dõi doanh thu và chi phí theo từng dự án: mỗi hợp đồng, mỗi campaign là một đối tượng riêng để tập hợp chi phí và tính lãi lỗ độc lập.
• Phân biệt chi hộ và chi phí của mình: tiền khách đưa để chạy ads, để booking media là khoản chi hộ, cần tách khỏi doanh thu dịch vụ để không thổi phồng con số và không tính sai thuế.
• Quản lý chi phí thuê ngoài: KOL, freelancer, ê-kíp sản xuất, nhà in, đơn vị dựng phim mỗi khoản cần chứng từ hợp lệ để được tính là chi phí được trừ.
• Theo dõi tạm ứng và hoàn ứng: nhân sự dự án thường tạm ứng để sản xuất, quay chụp, tổ chức sự kiện; phần mềm phải bám được dòng tiền này đến khi quyết toán.
• Quản lý công nợ khách: agency hay bị khách thanh toán theo đợt hoặc trả chậm, nên theo dõi công nợ chặt là chuyện sống còn về dòng tiền.

Riêng phần công nợ, đây là nỗi đau kinh điển của ngành. Bạn có thể tham khảo cách quản lý công nợ trên phần mềm kế toán để thấy việc theo dõi từng khách, từng đợt thanh toán được xử lý ra sao, tránh cảnh làm xong dự án mà tiền vẫn treo.

Đừng số hóa một quy trình đang lộn xộn

Một cảnh báo cần nói thẳng: phần mềm không tự sửa được một cách làm việc vốn đã rối. Nếu agency của bạn chưa có quy ước rõ về việc mỗi chi phí thuộc dự án nào, ai duyệt chi, chứng từ lưu ở đâu, thì đưa lên phần mềm chỉ khiến sự lộn xộn chạy nhanh hơn. Nên chuẩn hóa quy trình nội bộ trước hoặc song song khi triển khai. Bài phần mềm kế toán và quy trình nội bộ nói kỹ về điểm này và rất đáng đọc trước khi bạn quyết định.

Agency được gì khi dùng đúng phần mềm

• Biết lãi lỗ thật của từng dự án: cơ sở để định giá hợp đồng sau tốt hơn và mạnh dạn từ chối job không hiệu quả.
• Tính thuế đúng nhờ tách chi hộ: tránh việc coi tiền chạy ads của khách thành doanh thu của mình rồi gánh thuế oan.
• Kiểm soát dòng tiền: nắm được ai nợ mình bao nhiêu, khoản nào tới hạn, tạm ứng nào chưa hoàn.
• Xuất hóa đơn gọn: khi phần mềm kế toán kết nối với hóa đơn điện tử, việc phát hành hóa đơn cho khách theo từng đợt nghiệm thu nhẹ nhàng hơn hẳn.

Điểm cuối đáng lưu tâm với agency vì hợp đồng thường nghiệm thu và xuất hóa đơn theo giai đoạn. Xem kết nối phần mềm kế toán với hóa đơn điện tử để hình dung dữ liệu chạy liền mạch thế nào, và quản tốt hóa đơn đầu vào từ hàng loạt nhà cung cấp để không đánh rơi chi phí được trừ.

Từ con số kế toán tới quyết định kinh doanh

Giá trị thật của một phần mềm kế toán hợp với agency không nằm ở việc lên báo cáo cho đẹp, mà ở chỗ nó trả lời được những câu hỏi bạn hỏi mỗi ngày. Loại khách nào mang lại lợi nhuận tốt nhất để tập trung chăm sóc? Dịch vụ nào tưởng nhiều tiền nhưng chi phí thuê ngoài ăn hết lãi? Nhân sự dự án nào thường xuyên vượt ngân sách sản xuất? Khi dữ liệu được ghi nhận theo dự án và theo khách một cách sạch sẽ, những câu hỏi đó có câu trả lời bằng số thay vì bằng cảm giác. Nhiều agency phát triển tới một quy mô rồi chững lại chính vì thiếu tầng dữ liệu này, cứ nhận thêm việc mà không biết việc nào đang nuôi công ty, việc nào đang bào mòn nó. Kế toán khi đó không còn là gánh nặng cuối tháng, mà thành công cụ để chủ agency ra quyết định nhận hợp đồng, định giá và tuyển người.

Câu hỏi thường gặp

Agency nhỏ, mới vài người, có cần phần mềm kế toán riêng không?

Ngay cả khi nhỏ, nếu bạn chạy nhiều dự án song song thì nhu cầu tách chi phí theo dự án đã xuất hiện. Dùng phần mềm sớm giúp hình thành nếp làm việc mạch lạc, đỡ hơn nhiều so với việc để một năm dữ liệu chồng chéo rồi mới dọn. Xem dịch vụ phần mềm kế toán để chọn quy mô phù hợp.

Chi phí chạy ads bằng tiền của khách hạch toán thế nào?

Về nguyên tắc, khoản chi hộ được tách khỏi doanh thu dịch vụ của agency, nhưng cách ghi nhận cụ thể phụ thuộc điều khoản hợp đồng và quy định hiện hành. Đây là điểm nên để kế toán tư vấn theo cách bạn ký hợp đồng với khách, vì làm sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thuế.

Tôi đang dùng file Excel, chuyển sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?

Không nhất thiết. Dữ liệu Excel thường được đưa vào phần mềm khi thiết lập số dư đầu kỳ và danh mục. Việc cần làm kỹ là chuẩn hóa lại danh sách dự án, khách hàng, nhà cung cấp trước khi chuyển, để bắt đầu trên nền sạch.

Đồng hành cùng agency của bạn

Một phần mềm kế toán hợp với agency không phải phần mềm nhiều tính năng nhất, mà là phần mềm giúp bạn nhìn ra tiền theo cách ngành truyền thông vận hành: theo dự án, có chi hộ, nhiều đối tác thuê ngoài, công nợ trải dài. Soft Space đóng vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành, từ chọn giải pháp, thiết lập theo dõi theo dự án, đến kết nối hóa đơn và kế toán thuế. Tìm hiểu tại dịch vụ phần mềm kế toán.

Nếu bạn muốn nhìn rõ lãi lỗ từng dự án thay vì đoán, hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ. Chúng tôi sẽ trao đổi thẳng vào cách agency bạn đang chạy qua Zalo 0973608148.