Phần mềm kế toán và quy trình nội bộ: đừng số hóa một quy trình lộn xộn

Có một câu nói trong giới triển khai phần mềm mà chủ doanh nghiệp nên nghe trước khi ký hợp đồng: số hóa một quy trình lộn xộn thì bạn chỉ nhận được một mớ lộn xộn chạy nhanh hơn. Phần mềm không có khả năng sửa cách làm việc của bạn. Nó chỉ thực thi cách làm việc đó — nhanh hơn, nhất quán hơn, và phơi bày mọi lỗ hổng rõ ràng hơn.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp bỏ tiền mua phần mềm kế toán rồi sáu tháng sau vẫn thấy mọi thứ y như cũ, thậm chí mệt hơn vì giờ phải làm cả hai việc: nhập vào phần mềm và vẫn giữ file Excel bên ngoài cho chắc.

Dấu hiệu quy trình đang lộn xộn

Không cần đánh giá phức tạp. Nếu doanh nghiệp bạn có vài điều dưới đây thì quy trình đang có vấn đề, và phần mềm sẽ không giải quyết được:

• Chứng từ về tới kế toán sau khi việc đã xong từ lâu. Nhân viên mua hàng giữ hóa đơn trong ngăn bàn cả tháng rồi mới nộp một thể. Kế toán ghi sổ vào tháng sau cho việc của tháng trước, và không ai biết con số hiện tại thật sự là bao nhiêu.
• Không ai biết chính xác ai được duyệt chi. Trên lý thuyết thì sếp duyệt. Thực tế thì có khoản duyệt qua tin nhắn, có khoản chi trước báo sau, có khoản nhân viên tự ứng.
• Cùng một số liệu tồn tại ở ba nơi khác nhau. Kho có sổ riêng, bán hàng có file riêng, kế toán có sổ riêng. Cuối tháng ba con số không khớp và cả ba đều tin là mình đúng.
• Mọi việc chạy được nhờ một người nhớ. Không có quy trình viết ra, chỉ có kinh nghiệm nằm trong đầu chị kế toán. Chị nghỉ một tuần là cả bộ máy chậm lại.
• Sửa số liệu là chuyện thường ngày. Ghi sai thì sửa, sửa xong không ai biết đã sửa. Sổ sách trở thành thứ có thể thương lượng.

Nếu đưa nguyên trạng thái này lên phần mềm, kết quả rất dễ đoán: dữ liệu vào chậm và sai, báo cáo ra không tin được, và sau vài tháng mọi người quay về Excel vì thấy nhanh hơn.

Vì sao phần mềm phơi bày lỗ hổng thay vì che đi

Điều này nghe tiêu cực nhưng thật ra là điểm mạnh lớn nhất của phần mềm kế toán, nếu bạn hiểu đúng.

Excel rất dễ tính. Bạn có thể gõ một con số vào ô bất kỳ mà không cần chứng từ đối ứng, không cần cân đối gì. Phần mềm kế toán thì không cho phép: muốn ghi một khoản chi thì phải có chứng từ, có đối tượng, có tài khoản đối ứng. Muốn xuất kho thì trong kho phải có hàng.

Vậy nên khi phần mềm báo lỗi, phần lớn trường hợp nó không dở — nó đang chỉ ra rằng cách bạn làm ngoài đời đang thiếu một mắt xích. Xuất hàng mà không xuất nổi vì tồn kho âm, nghĩa là hàng đã đi ra khỏi kho trước khi phiếu nhập được ghi nhận. Vấn đề không nằm ở phần mềm, mà ở chỗ kho giao hàng trước khi có chứng từ. Phần mềm chỉ là người nói thật.

Sắp lại quy trình trước: bốn câu hỏi cần trả lời

Bạn không cần thuê tư vấn quản trị hay vẽ sơ đồ dày cộp. Chỉ cần ngồi lại và trả lời rành mạch bốn câu:

Một chứng từ đi đường nào từ lúc phát sinh tới lúc vào sổ?

Ai là người tạo ra nó, chuyển cho ai, ai kiểm tra, bao lâu thì tới kế toán. Chỉ cần vẽ bằng lời trên một trang giấy. Phần lớn doanh nghiệp làm việc này lần đầu đều phát hiện có những đoạn không ai chịu trách nhiệm, hoặc có chứng từ đi vòng qua bốn người trong khi hai người là đủ.

Ai được duyệt cái gì, tới mức nào?

Đây là câu quyết định phần lớn rắc rối về sau. Cần rõ: khoản chi tới mức nào thì trưởng bộ phận duyệt, mức nào phải lên giám đốc; ai được đặt hàng nhà cung cấp; ai được quyết định cho khách nợ và cho nợ tới đâu. Không có ranh giới này thì phân quyền trên phần mềm cũng chỉ là hình thức.

Số liệu gốc nằm ở đâu?

Nguyên tắc: mỗi loại số liệu chỉ có một nguồn duy nhất được coi là đúng. Tồn kho thì lấy theo phần mềm, không lấy theo sổ tay của thủ kho. Công nợ thì lấy theo sổ kế toán, không lấy theo file của nhân viên kinh doanh. Nghe hiển nhiên nhưng đây chính là chỗ mà hầu hết tranh cãi nội bộ bắt nguồn.

Việc gì phải xong trước ngày nào?

Chứng từ nộp về trước ngày mấy hàng tháng, kho báo kiểm kê khi nào, sổ đóng ngày nào. Không có mốc thì mọi người sẽ nộp khi rảnh, và kế toán luôn là người gánh phần chậm trễ của người khác.

Doanh nghiệp được gì khi làm đúng thứ tự

Sắp quy trình trước rồi mới đưa lên phần mềm nghe như thêm việc. Thực tế nó tiết kiệm nhiều hơn:

• Triển khai nhanh và ít cãi nhau hơn. Khi đã rõ ai làm gì, việc cấu hình phần mềm chỉ là dịch quy trình có sẵn sang phần mềm. Còn nếu chưa rõ, mọi câu hỏi cấu hình đều biến thành một cuộc họp.
• Số liệu vào đúng lúc nên báo cáo có nghĩa. Báo cáo tài chính giữa tháng chỉ hữu ích khi chứng từ đã được ghi nhận đúng lúc phát sinh. Còn nếu chứng từ về chậm ba tuần thì phần mềm nào cũng chỉ cho bạn một bức tranh cũ.
• Không lệ thuộc vào trí nhớ của ai. Quy trình rõ nghĩa là người mới vào làm được sau vài ngày, không phải vài tháng. Bàn giao trở thành việc bình thường.
• Kiểm soát chi tiêu thật sự. Khi mọi khoản chi đều phải đi qua đúng người duyệt trước khi được ghi nhận, các khoản rò rỉ nhỏ lẻ tự biến mất mà không cần ai đi soi.
• Đỡ tốn tiền sửa sau. Chỉnh quy trình trên giấy tốn vài buổi. Chỉnh quy trình khi đã có sáu tháng dữ liệu chạy sai thì tốn hơn nhiều lần.
• Bớt căng thẳng cho cả phòng. Phần lớn xung đột nội bộ quanh chuyện sổ sách không phải do người xấu, mà do không ai định nghĩa rõ ranh giới trách nhiệm.

Ba tình huống thực tế

Doanh nghiệp mới lên từ hộ kinh doanh. Đây là nhóm dễ nhất, vì chưa có thói quen xấu nào cần gỡ bỏ. Cái khó là chủ vẫn quen tự quyết mọi thứ, chi tiền không cần chứng từ. Nên chốt quy trình duyệt chi ngay từ tháng đầu, dù doanh nghiệp chỉ có ba người. Bài hộ kinh doanh chuyển lên công ty nói kỹ hơn về những thay đổi cần chuẩn bị.

Doanh nghiệp đang chạy, muốn đổi phần mềm. Sai lầm hay gặp là chuyển nguyên trạng, mang theo cả những cách làm sai vốn có. Thời điểm đổi phần mềm là cơ hội hiếm để dọn dẹp, vì mọi người đang chấp nhận thay đổi. Bỏ qua cơ hội này thì phải chờ lần đổi sau.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Mỗi nơi làm một kiểu là chuyện đương nhiên nếu không ai thống nhất. Trước khi triển khai, phải chọn một cách làm chung — kể cả khi điều đó nghĩa là có nơi phải bỏ cách họ đã quen.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình không, hay cứ làm cho nhanh?

Cần, nhưng ở mức nhẹ. Quy trình cho doanh nghiệp năm người không phải là bộ tài liệu — nó là vài dòng thống nhất: chứng từ nộp trước ngày nào, ai duyệt chi trên mức nào, số liệu tồn kho lấy ở đâu. Chừng đó là đủ để phần mềm chạy đúng.

Nên chỉnh quy trình theo phần mềm hay chỉnh phần mềm theo quy trình?

Cả hai, và đây là chỗ cần tỉnh táo. Những gì thuộc về đặc thù kinh doanh thật của bạn thì phần mềm nên chiều theo. Còn những gì chỉ là thói quen cũ, làm vậy vì xưa nay vẫn vậy, thì nên bỏ và theo cách chuẩn của phần mềm. Cố tùy chỉnh mọi thứ theo thói quen cũ là cách nhanh nhất để đội chi phí lên mà không được gì.

Mất bao lâu để sắp lại quy trình trước khi triển khai?

Không có con số chung, vì phụ thuộc vào quy mô, số bộ phận liên quan và mức độ lộn xộn hiện tại. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ và vừa, phần rà soát cốt lõi thường gọn hơn nhiều người tưởng — chủ yếu tốn ở chỗ ra quyết định, không phải ở chỗ làm.

Làm đúng thứ tự thì phần mềm mới có giá trị

Phần mềm kế toán là công cụ tốt, nhưng nó khuếch đại cái đang có. Quy trình rõ thì nó làm mọi thứ nhanh và chính xác hơn. Quy trình lộn xộn thì nó chỉ giúp bạn tạo ra dữ liệu sai nhanh hơn trước.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành: rà lại cách doanh nghiệp bạn đang vận hành, đề xuất phần mềm kế toán phù hợp thay vì bán cái to nhất, hỗ trợ cấu hình phân quyền và hướng dẫn đội của bạn làm quen. Nếu bạn cần cả phần kế toán thuế hoặc hóa đơn điện tử, mọi thứ gom về một đầu mối để bạn không phải điều phối ba nhà cung cấp. Liên hệ Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ.