Quản lý hóa đơn đầu vào để không mất quyền khấu trừ

Có một khoản tiền mà doanh nghiệp nào cũng để mất mà không hay: phần thuế GTGT đầu vào đáng lẽ được khấu trừ nhưng bị loại vì lý do rất vặt — hóa đơn về muộn, chỉ có file PDF, thanh toán bằng tài khoản cá nhân, hoặc nhà cung cấp đã bỏ trốn. Không ai gian lận cả, chỉ là không ai quản. Và khoản mất này không xuất hiện trên báo cáo nào, nên chủ doanh nghiệp thường không biết mình đang mất bao nhiêu.

Ba lý do phổ biến khiến hóa đơn đầu vào thành giấy lộn

Trước khi bàn quy trình, hãy nhìn thẳng vào nguyên nhân. Trong thực tế, gần như mọi trường hợp bị loại đều rơi vào một trong ba nhóm sau:

• Hóa đơn về muộn hoặc không về. Nhân viên mua hàng cầm hóa đơn về để trong ngăn kéo, quên nộp. Nhà cung cấp gửi email vào hòm thư của người đã nghỉ. Đến kỳ quyết toán mới lòi ra thì đã quá muộn để xử lý êm.
• Chứng từ không đủ. Có hóa đơn nhưng không có hợp đồng, không có biên bản giao nhận, không có chứng từ thanh toán đúng cách. Bản chất giao dịch không chứng minh được thì hóa đơn đứng một mình không đủ.
• Nhà cung cấp có vấn đề. Đơn vị bán ngừng hoạt động, không còn ở địa chỉ đã đăng ký, hoặc bị đưa vào diện rủi ro. Lúc bạn nhận hóa đơn thì mọi thứ bình thường, một năm sau họ biến mất và bạn là người phải giải trình.

Điểm chung: cả ba đều phòng được, và chi phí phòng thấp hơn nhiều so với chi phí chữa.

Quy tắc số một: hóa đơn phải về trong kỳ

Đây là quy tắc đơn giản nhất mà cũng bị vi phạm nhiều nhất. Cách làm hiệu quả không phải là nhắc nhở, mà là gắn nó vào dòng tiền: không có hóa đơn thì chưa thanh toán, hoặc chưa hoàn ứng. Khi tiền bị treo, người ta tự khắc nhớ nộp hóa đơn.

Kèm theo đó, nên có một hòm thư dùng chung để nhận hóa đơn — kiểu ketoan@tencongty.vn — và bắt mọi nhà cung cấp gửi vào đó thay vì gửi cho cá nhân. Nhân sự thay đổi liên tục, hòm thư chung thì không. Chỉ riêng việc này đã giải quyết được kha khá số hóa đơn "biến mất".

Quy tắc số hai: không có XML thì chưa coi là có hóa đơn

Bản PDF đẹp đẽ mà nhà cung cấp gửi chỉ là bản thể hiện để người đọc nhìn. Bản gốc có giá trị pháp lý là file XML chứa dữ liệu và chữ ký số. Rất nhiều doanh nghiệp lưu ba năm toàn PDF, đến lúc cần đối chiếu thì không có gì trong tay.

Nên đặt quy tắc rõ với cả nhà cung cấp lẫn nội bộ: hóa đơn phải kèm XML, thiếu XML thì yêu cầu gửi bổ sung. Đây là quyền chính đáng của người mua chứ không phải làm khó ai. Lưu XML theo thư mục từng tháng, từng nhà cung cấp, đặt tên file có số hóa đơn — nghe thủ công nhưng cứu bạn rất nhiều lần.

Quy tắc số ba: thanh toán đúng cách

Với các khoản đủ ngưỡng phải thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành, tiền phải đi từ tài khoản của công ty bạn sang tài khoản của công ty bên bán. Không phải tài khoản cá nhân của giám đốc, không phải tài khoản cá nhân của nhân viên bên bán, không phải tiền mặt rồi về làm phiếu chi.

Vài cái bẫy thường gặp ở khâu này:

• Chia nhỏ một hóa đơn lớn thành nhiều lần trả tiền mặt để "lách" ngưỡng — cách này không cứu được gì, vì căn cứ là giá trị hóa đơn.
• Giám đốc ứng tiền cá nhân trả trước, sau đó công ty hoàn lại. Cần xử lý bằng chứng từ đúng cách chứ không phải chuyển khoản cho xong.
• Trả cho tài khoản không đứng tên bên bán trên hợp đồng. Bên bán nhờ chuyển vào tài khoản khác — nếu chấp nhận thì phải có văn bản của bên bán làm căn cứ.
• Bù trừ công nợ hai chiều mà không có biên bản đối chiếu.

Quy tắc số bốn: sàng lọc nhà cung cấp trước, không phải sau

Rủi ro lớn nhất của hóa đơn đầu vào không nằm ở tờ hóa đơn mà nằm ở người phát hành nó. Trước lần giao dịch đầu tiên với nhà cung cấp mới, nhất là với giá trị lớn, nên bỏ ra vài phút kiểm tra tình trạng hoạt động của họ. Có hợp đồng đàng hoàng, có thông tin liên hệ thật, có địa chỉ tồn tại.

Dấu hiệu đáng ngờ đủ để bạn dừng lại suy nghĩ: đơn vị mới thành lập nhưng đã xuất hóa đơn giá trị rất lớn; yêu cầu chuyển vào tài khoản cá nhân; né tránh ký hợp đồng; báo giá thấp bất thường so với mặt bằng; không gửi XML dù được yêu cầu nhiều lần.

Kiểm tra và đối chiếu định kỳ, đừng đợi cuối năm

Mỗi tháng nên có một buổi đối chiếu: lấy toàn bộ hóa đơn đầu vào đã nhận, so với dữ liệu trên cổng tra cứu của cơ quan thuế, và so với sổ. Ba nguồn này phải khớp. Những gì cần soi:

• Hóa đơn có trên hệ thống thuế nhưng chưa về tay bạn — tức là nhà cung cấp đã xuất mà bạn chưa nhận, phải đi đòi.
• Hóa đơn bạn có nhưng không tìm thấy trên hệ thống — dấu hiệu rất xấu, phải làm rõ ngay.
• Hóa đơn đã bị hủy hoặc bị thay thế mà bạn vẫn đang giữ bản cũ.
• Hóa đơn ghi sai mã số thuế, sai tên công ty — báo bên bán xử lý khi còn dễ.

Làm hằng tháng thì mỗi lần chỉ mất chút thời gian. Dồn đến cuối năm thì thành một chiến dịch kéo dài nhiều tuần, và phần lớn sai sót phát hiện lúc đó đã hết đường sửa êm.

Giá trị thật của việc làm chặt khâu này

• Giữ lại tiền. Mỗi hóa đơn bị loại là mất phần thuế GTGT được khấu trừ, cộng thêm phần chi phí bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là tiền thật, không phải con số trên giấy.
• Không có bất ngờ khi quyết toán. Doanh nghiệp làm đối chiếu hằng tháng thường bước vào kỳ quyết toán rất nhẹ nhàng, vì không còn gì để phát hiện nữa.
• Không phải đi đòi hóa đơn của quá khứ. Đòi hóa đơn của tháng trước là chuyện dễ. Đòi hóa đơn của mười tháng trước, khi người phụ trách bên kia đã nghỉ, là ác mộng.
• Nhìn ra nhà cung cấp có vấn đề sớm. Đơn vị hay chậm gửi XML, hay xuất sai, hay né hợp đồng thường không ổn ở khâu quản trị. Biết sớm thì còn đổi được đối tác.
• Báo cáo tài chính đứng vững. Khi cần vay vốn, gọi vốn hay bán lại doanh nghiệp, bên thứ ba sẽ soi vào chứng từ. Sổ dựa trên hóa đơn sạch thì không có gì phải giấu.

Công cụ giúp được đến đâu

Với doanh nghiệp vài chục hóa đơn một tháng, làm tay vẫn ổn. Vượt qua ngưỡng vài trăm thì đối chiếu thủ công không còn khả thi — người ta bỏ sót, và cái bỏ sót không ai biết cho tới lúc muộn.

Phần mềm hiện nay có thể tự tải hóa đơn đầu vào về, đối chiếu với dữ liệu bên thuế, cảnh báo hóa đơn bị hủy hay bị thay thế, và đẩy thẳng vào bút toán mà không cần nhập tay. Đó là lý do nên tính đến việc gắn giải pháp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán thành một luồng, thay vì để hai hệ thống rời nhau rồi kế toán làm cầu nối bằng tay.

Doanh nghiệp mới hoặc hộ kinh doanh vừa chuyển sang kê khai nên dựng nếp này ngay từ đầu, vì sửa thói quen luôn khó hơn tạo thói quen — bài hộ kinh doanh chuyển lên công ty nói kỹ hơn về những việc cần chuẩn bị ở giai đoạn chuyển đổi.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn đầu vào về muộn vài tháng thì còn kê khai được không?

Tùy thời điểm và tình huống, theo quy định hiện hành vẫn có cách xử lý qua kê khai bổ sung, nhưng càng muộn càng phức tạp và có thể phát sinh khoản chậm nộp. Nguyên tắc an toàn vẫn là đưa hóa đơn về trong kỳ.

Nhà cung cấp bỏ trốn sau khi đã xuất hóa đơn cho mình thì sao?

Đây là tình huống khó và phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Thứ cứu bạn khi đó là bộ chứng từ chứng minh giao dịch có thật: hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, thậm chí hình ảnh hàng hóa. Càng đủ càng có cơ sở giải trình.

Chỉ lưu PDF, không lưu XML có được không?

Không nên. XML là bản gốc, PDF chỉ là bản thể hiện. Khi cần chứng minh hoặc đối chiếu, thứ có giá trị là XML.

Quản lý hóa đơn đầu vào không phải việc hào nhoáng, nhưng nó là chỗ giữ tiền hiệu quả bậc nhất mà lại ít tốn kém nhất. Vài quy tắc đơn giản, làm đều đặn, là đủ.

Nếu bạn muốn rà lại quy trình hóa đơn đầu vào của công ty hoặc cần tư vấn chọn giải pháp phù hợp với lượng hóa đơn của mình, hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Soft Space sẽ trao đổi theo đúng thực tế doanh nghiệp bạn và đồng hành từ khâu tư vấn tới lúc vận hành. Nếu chưa có kế toán chuyên trách, bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế.