Dịch vụ kế toán thuế cho công ty du lịch lữ hành

Kế toán cho một công ty du lịch không giống kế toán cho một cửa hàng bán buôn. Một tour trọn gói kéo dài bốn ngày có thể gom vào đó vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón, vé tham quan, ăn uống, phí hướng dẫn viên, bảo hiểm du lịch, mỗi khoản một nhà cung cấp, mỗi nơi một kiểu chứng từ. Có nơi xuất hóa đơn đầy đủ, có nơi chỉ đưa phiếu thu, có khoản chi tiền mặt tại điểm đến không lấy được chứng từ hợp lệ. Đến cuối tour, kế toán ngồi trước một đống giấy tờ lộn xộn và câu hỏi muôn thuở: khoản nào được tính chi phí, khoản nào được khấu trừ, và lời lãi thật của tour này là bao nhiêu. Đây chính là lúc một dịch vụ kế toán hiểu ngành lữ hành phát huy giá trị.

Vì sao kế toán ngành lữ hành phức tạp hơn bình thường

Đặc thù lớn nhất là chi phí đầu vào rải rác và khó chuẩn hóa. Một chuyến đi phát sinh chi phí ở nhiều nơi, nhiều thời điểm, do nhiều người trong đoàn ứng tiền chi trước. Nếu không có quy trình thu thập và đối chiếu chứng từ chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ mất quyền tính chi phí, dẫn tới lời trên sổ sách nhiều hơn thực tế và đóng thuế oan.

Đặc thù thứ hai là cách ghi nhận doanh thu. Khách đặt tour thường đặt cọc trước, có khi trước cả tháng, nhưng dịch vụ lại thực hiện sau. Việc ghi nhận doanh thu, tiền đặt cọc, và xử lý khi khách hủy tour đòi hỏi hạch toán đúng thời điểm, nếu không sổ sách sẽ lệch giữa dòng tiền và doanh thu thực.

Đặc thù thứ ba là tính mùa vụ nặng. Mùa cao điểm hè và lễ tết doanh thu dồn dập, mùa thấp điểm gần như đứng. Bức tranh tài chính nếu chỉ nhìn theo tháng sẽ méo mó, chủ doanh nghiệp cần kế toán biết diễn giải theo mùa để không hoảng khi thấy một tháng vắng khách.

Dịch vụ kế toán thuế cho công ty du lịch gồm những gì

• Thiết lập quy trình thu chứng từ theo tour: mỗi tour là một tập hồ sơ, gom đủ hóa đơn đầu vào từ khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, điểm tham quan để không sót chi phí.
• Hạch toán doanh thu, đặt cọc, hủy tour: ghi nhận đúng thời điểm, phân biệt tiền cọc và doanh thu thực hiện, xử lý phần hoàn khi khách hủy.
• Kê khai thuế định kỳ: lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên và cộng tác viên hướng dẫn viên.
• Theo dõi tạm ứng và hoàn ứng: quản lý tiền hướng dẫn viên và điều hành tour ứng trước, đối chiếu khi tour kết thúc để không thất thoát.
• Tính giá thành tour và lời lãi: bóc tách chi phí từng tour để chủ doanh nghiệp biết tuyến nào thật sự có lãi, tuyến nào đang lỗ ngầm.
• Lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm: chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, sẵn sàng khi cơ quan thuế cần đối chiếu.

Những rủi ro thường gặp nếu làm kế toán không đúng cách

Mất chi phí vì chứng từ không hợp lệ

Rất nhiều khoản chi tại điểm đến bị bỏ vì không lấy được hóa đơn hoặc lấy sai. Một kế toán quen ngành sẽ hướng dẫn ekip điều hành lấy chứng từ đúng ngay từ đầu, thay vì để cuối tháng mới phát hiện cả đống chi phí không được chấp nhận. Việc quản lý hóa đơn đầu vào bài bản là mấu chốt, bạn có thể đọc thêm ở bài quản lý hóa đơn đầu vào để không mất quyền khấu trừ.

Ghi nhận doanh thu sai thời điểm

Coi tiền đặt cọc là doanh thu ngay khi nhận, hoặc ngược lại quên ghi nhận khi tour đã hoàn thành, đều làm sai nghĩa vụ thuế. Sai sót này tích lại qua nhiều tour sẽ thành rủi ro lớn khi quyết toán.

Không nhìn ra tour nào lỗ

Khi không bóc tách giá thành, doanh nghiệp dễ chạy theo doanh thu mà không biết mình đang bù lỗ cho vài tuyến. Kế toán tốt không chỉ ghi sổ, mà còn đưa ra con số để chủ ra quyết định giữ hay bỏ một sản phẩm tour.

Công ty du lịch được gì khi thuê dịch vụ trọn gói

Trước hết là gọn đầu để tập trung bán tour. Ngành lữ hành cạnh tranh khốc liệt về sản phẩm và giá, chủ doanh nghiệp nên dồn sức vào xây tuyến, chăm khách, giữ đối tác, thay vì đánh vật với tờ khai thuế. Giao phần kế toán cho đơn vị chuyên trách giúp giải phóng thời gian quý giá đó.

Tiếp theo là an tâm về tuân thủ. Quy định thuế thay đổi thường xuyên, một đơn vị làm dịch vụ cập nhật liên tục sẽ giúp bạn kê khai đúng, nộp đúng hạn, tránh phạt chậm và tránh những sai sót đắt giá. Bạn không phải tự theo dõi từng thay đổi chính sách.

Cuối cùng là có số liệu để điều hành. Một báo cáo lời lãi theo tour, theo mùa, giúp bạn định giá tour hợp lý và biết khi nào nên tung khuyến mãi mùa thấp điểm. Kế toán khi làm đúng không phải chi phí, mà là công cụ ra quyết định.

Chi phí dịch vụ phụ thuộc điều gì

Phí dịch vụ kế toán cho công ty du lịch không cố định, mà tùy vào số lượng tour và hóa đơn phát sinh mỗi tháng, số lượng nhân viên cần tính thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp có nhiều mảng như vé lẻ, tour ghép, khách đoàn hay không, và mức độ hồ sơ đang lộn xộn cần chuẩn hóa lại. Thay vì đưa một con số chung, Soft Space sẽ xem thực trạng chứng từ của bạn rồi tư vấn gói phù hợp. Tham khảo trang dịch vụ kế toán thuế trọn gói để hình dung phạm vi công việc.

Song song với kế toán, hầu hết công ty du lịch đều cần hóa đơn điện tử để xuất cho khách đoàn và khách lẻ, cùng một phần mềm kế toán để quản lý dòng tiền theo tour. Nếu bạn còn phân vân giữa tự làm và thuê ngoài, bài phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán chọn cái nào sẽ giúp bạn cân nhắc.

Câu hỏi thường gặp

Công ty du lịch mới thành lập nên bắt đầu kế toán từ đâu?

Ngay từ tháng đầu, nên thiết lập cách thu chứng từ theo tour và chọn phần mềm phù hợp. Làm đúng từ đầu tiết kiệm rất nhiều công so với việc dồn lại cuối năm mới xử lý. Doanh nghiệp mới cũng cần lưu ý về hóa đơn, xem thêm bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với hóa đơn điện tử.

Chi phí ăn uống, đi lại tại điểm đến có được tính không?

Được, nếu có chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động kinh doanh. Vấn đề nằm ở chỗ thu đủ và đúng loại chứng từ, đây chính là phần dịch vụ kế toán hướng dẫn ekip của bạn làm cho chuẩn.

Hướng dẫn viên cộng tác thời vụ thì tính thuế thế nào?

Có cách xử lý riêng cho lao động thời vụ và cộng tác viên theo quy định hiện hành. Dịch vụ kế toán sẽ kê khai đúng để cả doanh nghiệp và người lao động không gặp rắc rối về sau.

Đang tự làm kế toán, chuyển sang thuê ngoài có phức tạp không?

Không quá phức tạp nếu bàn giao có kế hoạch. Đơn vị dịch vụ sẽ rà soát sổ sách hiện tại, chuẩn hóa lại và tiếp nhận. Việc chuyển đổi dữ liệu cần làm cẩn thận, tham khảo bài chuyển đổi dữ liệu khi đổi phần mềm kế toán.

Đồng hành cùng doanh nghiệp lữ hành

Soft Space đóng vai trò đầu mối tư vấn và đồng hành, từ thiết lập quy trình chứng từ theo tour, kê khai thuế định kỳ, tới báo cáo lời lãi giúp bạn điều hành. Chúng tôi hiểu nhịp mùa vụ và sự lộn xộn chứng từ đặc thù của ngành, nên tư vấn theo đúng thực tế bạn đang gặp chứ không áp một khuôn cứng.

Muốn trao đổi cụ thể cho công ty của bạn, hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Cứ mô tả quy mô và tình trạng sổ sách hiện tại, chúng tôi sẽ tư vấn hướng phù hợp trước. Liên hệ nhanh qua Zalo 0973608148.